En snabb handledning om formulär i Microsoft Access 2013

Annons

Åtkomstformulär kan göra datainmatningsuppgifter mer praktiska för dig och dina databasanvändare. Skapa en användarvänlig databasmiljö De 5 bästa gratis Microsoft Access-alternativen för databaserGratis databasprogramvara är inte allt dåligt. Den här artikeln täcker fem av de bästa gratis och lättanvända alternativen till Microsoft Access. Läs mer utan att avslöja den interna databasfunktionen och ge dig själv trygghet att dina data är säkra.

Uppföljning av vår Få åtkomststudier för frågor En snabb handledning om frågor i Microsoft Access 2007 Läs mer långt tillbaka 2010, efter en begäran från läsaren Jeanne Thelwell, kommer denna handledning att täcka Access Form skapande, modifiering, designkontroll och formegenskaper för att ge dig makt över din databas design.

I syftet med denna självstudie kommer vi att använda öppna källor för US Senators kontaktinformation. När du har gjort det laddade ner filen, måste du packa upp den till en minnesvärd plats - vi kommer att behöva den på bara en sekund.

Låt oss börja

Innan vi kan skapa vårt åtkomstformulär måste vi importera vår databas. Om du spelar hemma är det länken ovan, även om den här handboken fungerar med ditt eget datasæt.

Börja med att välja "Tom skrivbordsdatabas" enligt nedan:

Vi kan nu importera data med hjälp av fliken "Extern data" som finns längst upp till höger på skärmen:

Idag kommer vi att vara det med en .xml-fil Vad är en XML-fil och hur kan du öppna och använda den?Du kanske har sett termen "XML." Du kan till och med ha öppnat en XML-fil av misstag. Vad är XML och hur använder du det? Läs mer . Välj XML-fil på fliken Extern data. Bläddra till den plats där du packade upp filen och välj, där du kommer att träffas med Importera XML-menyn. Det ska spegla skärmdumpen nedan. Tryck OK att importera till vår nya databas.

Den vänstra kolumnen anger dina tillgängliga databasobjekt och om allt har fungerat hittills bör du se våra importerade dataobjekt Kontaktinformation och medlem. Dubbelklicka för att öppna medlem. Dina databasfält bör nu fyllas med härlig US Senator-kontaktinformation.

Vår handledning för snabba åtkomstformulär

Access Forms är anpassningsbara designobjekt som gör att du kan tillhandahålla en tillgänglig databasupplevelse för dig själv och dina databasanvändare. En väl utformad form kan hjälpa till effektivitet och förbättra datainmatningens noggrannhet, så det är värt lära sig det väsentliga som tabeller En snabb handledning till tabeller i Microsoft Access 2007 Läs mer för att spara tid, redigera dyra fel.

Låt oss gå över till de roliga bitarna. Vår databas är full. Våra fingrar är fina. Välj Skapa flik följd av Form. Outlook kommer som standard att vara ett grundläggande formulär för vår utvalda tabell, som visas i det lämpliga namnet layoutvy.

Träffa snabbsparalängst upp till höger på skärmen och voilà! Du har skapat en mycket grundläggande, visuellt tilltalande form - men detta utgör grunden för vårt anpassningsbara databasgränssnitt. Medan vi är här kan du dra och släppa formulärfält som passar din databas eller högerklicka för att radera alternativ.

Det är också värt att notera utbudet av designalternativ som finns tillgängliga i Formulärverktyg kontextflik. Det är här designverktygen hålls, allt från:

• Omedelbart tema förändringar
• Färg- och teckensnittsval
• Alternativ för sidhuvud och sidfot
• Ytterligare fältskapande
• Formkontroller: knappar, navigationsverktyg, listor, menyer och underformer

Några av dessa upprörande spännande verktyg kommer att spela på ett ögonblick. Låt oss först leka med formateringen av vårt Senators kontaktinformationsformulär.

formatering

Vår Formulärverktyg fliken innehåller formuläranpassningsfält. Om du väljer det kommer du till en liknande skärm som vår. Känn dig gärna med några av inställningarna för att förstå deras roll i formdesign och de estetiska alternativen som finns tillgängliga för dig.

Du kanske också vill ha en Ainsley Harriot-bakgrund med grönt fyll, fet kursiv understrukad grön text och gröna konturer. Något mycket MySpace / MSN Messenger om detta, men kanske inte för alla ...

Om det inte är den visuellt tilltalande, engagerande designen du var intresserad av, kan du också välja några förnuftiga alternativ.

Gå tillbaka till Hem där du kan hitta se alternativ. Här kan du bläddra igenom tillgängliga formulärvyer. Grattis, du har precis skapat ditt första anpassade åtkomstformulär. Din databasanvändare kommer att rusa för att tacka dig!

Formguiden gör det enkelt att skapa formulär

Microsoft har varit exceptionellt vänliga i sin 2013-version. Förstå våra samhällsliga önskemål att kontinuerligt förbättra effektiviteten, de har inkluderat en ganska praktisk Form Wizard för att möjliggöra överhoppning av den skitiga, praktiska detaljerna.

Access Form Wizard är ett användbart, snabbt utvecklingsverktyg som sätter dig i förarsätet för design, samtidigt som du går snabbt genom nomenklaturen och ger dig förinställningar för kolumner, rader, bordstorlekar, stilar och teman.

Du kan använda guiden för att snabbt bestämma vilken formstil som passar din databas och användarkrav.

Varianter av åtkomstformulär

Naturligtvis kanske du inte alltid behöver importera en databas och ställa in en grundformulär. Det finns flera andra formatformat, beroende på dina data, såväl som designkontroller för att hjälpa användarnas navigering. Låt oss undersöka några av dessa nu.

De fyra formaten

• Form för enkel tabell. Det är som det låter: en enda form, motsvarande en enda databastabell. Det är funktionellt, grundläggande och kan användas för att utföra ett antal uppgifter.
• Enkel tabellform med uppslagningsfält: Fortfarande med bara en enda form, en enda databasinställning, gör det möjligt för uppslagningsfältet att vi kan visa data från en annan tabell eller databas, eller projicera de sammanfattade värdena för ett dataområde. Uppgifterna "letas upp" efter behov.
• Master / detaljformulär: Förhållande Master till Subform, dvs en masterform riktar många underformer
• Master / detaljformulär med uppslagningsfält: Samma master / subform-förhållande, men med ytterligare sökfält i antingen master- eller subformer.

Ett av dessa fyra formatformat finns i nästan varje Access-databasformulär du stöter på, så ta lite tid att bekanta dig med deras utseende, styrkor, svagheter och var de borde vara applicerad.

Använd egenskaperna

Egenskapsarket är ett lyckligt användbart sidofält som finns i Formulärverktyg flik:

Det innehåller massor av användbar information om ditt formulär och du kan använda det för att snabbt redigera, ändra och växla flera alternativ. Är du inte säker på vad ett alternativ gör? Access ger ett praktiskt verktygstips längst ner till vänster på skärmen.

Vi kan inte betona hur användbart egenskaperna kan vara för att göra förändringar i farten. Men alternativen är för många för att specificera var och en, så vi täcker två du kan behöva omedelbart:

Dölj ett fält

Vill du se till att dina användare inte kommer åt ett visst fält? Med åtkomst kan du dölja enskilda fältposter.

Välj fältet du vill dölja. Vi har valt fest, från vårt befintliga databasformulär. När du väljer fältet bör egenskaperna uppdateras och du kan växla fältets synlighet genom en listruta.

Lås upp ditt formulär

Din användare kan mycket väl behöva nås av andra användare - men du vill inte att de ska blanda sig med de finjusterade inre funktionerna i dina tabeller och frågor, och särskilt inte någon av dina VBA-koder.

Gå tillbaka till egenskaperna. Bläddra genom den avbildade drop-boxen för att hitta Form - egenskaperna vi kommer att redigera kommer att gälla för hela formuläret, i motsats till den enskilda fältisolering som vi täckte ovan.

Ungefär halvvägs ner på fastighetsarket bör du se följande alternativ:

Ändra varje egendom till Nej. Ditt fastighetsblad ska nu matcha detta:

Byt sedan till designvy och hitta i rullgardinsmenyn Egenskapsark Form ännu en gång. Växla Tillåt layoutvy till Nej. Detta hindrar alla ytterligare användare som kommer åt layoutvyn, där de direkt kan redigera formuläret.

Distribution

Vi har gjort vårt formulär, vi har blandat oss med formatering, vi har spelat med egenskaper och vi har begränsat redaktionell åtkomst. Nu måste vi spara vårt formulär för distribution. Innan vi distribuerar vår databas måste vi konvertera filen från ACCDB till .accde, begränsar ytterligare designändringar eller fältredigering.

Spara den aktuella databasen på en minnesvärd plats. Innan du konverterar vår fil i Access, se till att du gör en kopia (eller två!) Av den ursprungliga databasfilen, i i fall av databasskada. Detta kommer att fungera som vårt bemästra kopia. Vi kan uppdatera formulärdesignen eller -posterna som är tillgängliga via den här filen, spara och omfördela.

Gå till fil> Spara som. Du bör presenteras med dessa alternativ:

Välja ACCDE-fil och slog spara som.

Din databas är nu begränsad till endast formulärvy:

Det kommer nu att finnas två filer på din sparplats: vår huvudkopia - ACCDB - och vår distributionsversion - .accde. Distribuera filen med massivt hänglås till dina användare.

Kom tillbaka nästa gång

Denna handledning borde ha upplyst World of Access Excel Vs. Tillgång - Kan ett kalkylblad ersätta en databas?Vilket verktyg ska du använda för att hantera data? Access och Excel har både datafiltrering, sortering och fråga. Vi visar dig vilken som passar bäst för dina behov. Läs mer Blanketter för dig som ger dig en förståelse för grundläggande design, formatering, egenskaper och distribution. Vi kommer att återkomma inom en snar framtid med detaljerade funktioner för Access Design Control-funktioner så att du kan bygga mer detaljerade formulär som passar dina behov.

Har du haft den här tutorialen? Har du några Access Form-tricks att överföra till andra läsare? Dela din kunskap nedan!