Hantera utskriftskostnader och klipp av pappersavfall genom att ställa in en utskriftsserver med PaperCut

Annons

I min familj skriver mina barn nästan allt de hittar på Internet. Oavsett om det är målarbok, pussel eller artiklar hittar du det på vårt skrivbord i vardagsrummet. Detta gör mig alltid galen eftersom bläck är så dyrt.

Här på MUO har vi alltid letat efter sätt att spara skrivarresurser. Karl täckt PrintWhatYou Like Skriv utWhatYou - Spara papper och bläck när du skriver ut webbsidor Läs mer , vilket hjälper till att spara papper och bläck. Tina erbjöd också en utmärkt artikel Hur du sparar skrivarbläck och gör det längre Läs mer fylld med tips för att förlänga din bläckpatron.

Ett av de mest effektiva sätten för både företag och familjer att begränsa bortkastade resurser är genom att försöka hitta alternativ till att använda tryckta kopior. En av strategierna för att uppnå detta är genom att tilldela ett värde till varje tryckt sida och begränsa varje användare till ett visst antal utskrifter under en viss period.

Alla applikationer som gör detta är i huvudsak skrivarserverprogramvara. Det kan vara möjligt att hitta gratis skrivarserverprogramvara, men det är inte alltid lätt att hitta en app som effektivt hanterar utskriftsvolym av specifika användare eller grupper. En applikation som jag hittade som gör detta bra är

Papperssår, tillgängligt för Windows, Mac och Linux.

Installera PaperCut

PaperCut är faktiskt en högkvalitativ, professionell utskriftsserverapplikation, men den erbjuder en fullt fungerande gratisversion om du inte har mer än fem användare konfigurerade i systemet. Om du ställer in det för din familj eller har ett litet företag kan du använda den här appen helt gratis.

Installationsrutinen konfigurerar din skrivarserver för dig och du ställer in den genom att komma åt http://localhost: 9191 i din webbläsare. Det första alternativet är om du vill installera appen på din PC som den primära utskriftsservern, en sekundär utskriftsserver, en webbutskriftsserver eller som en Internet-proxyserver.

Ställ in ditt administratörskonto och välj ett bra lösenord. Om någon kan komma in på det här kontot kan de ganska mycket ändra kontosaldot till vad de vill, vilket skulle besegra hela syftet med att ha servern.

I nästa steg, när du ställer in standardkostnader per sida, kom ihåg att detta inte nödvändigtvis behöver vara riktiga pengar. Om du ställer in detta på någon offentlig plats där beskyddare betalar, skulle det återspegla en verklig kostnad per sida. Men om du ställer in det i ett hem definierar det helt enkelt hur många sidor per "dollar" som din användare kan skriva ut.

Så om du vill begränsa dina barn (eller personal) till något liknande 50 sidor i månaden, skulle du ställa in standardkostnaden per sida till $ 0,10 och ställa in användarkrediten i nästa steg till $ 5,00. Men om du bara använder den strikt som en skrivarserver som du kan använda för att övervaka och logga skrivaraktivitet, ställer du in den med alla nollor.

Det sista steget är att importera användare från ditt nätverk. Om programvaran körs i en företagsmiljö har den möjlighet att importera från ett system med Windows Active Directory eller LDAP. De flesta hemanvändare använder bara Windows Standard.

Använda programvaran

När du är klar är du redo att börja utforska systemet. Användarhantering är ganska enkelt och enkelt. Användarlistan visar en snabb historik över alla balanser och en sammanfattning av utskriftsjobb för varje användare. I ett ögonkast kan du se dina tunga träffar.

Om du är intresserad av att identifiera högsta utskrifttider på dagen, veckan eller månaden klickar du bara på ett av användarnamnen och bläddrar ner till "Statistik och historia”Där du kan granska en historisk trend för de senaste 30 dagarna med utskriftsjobb.

Om du vill kan du också gruppera flera användare till ett konto med en delad saldo. Detta är förmodligen vanligast för företag där utskriftskostnaderna skulle komma ut ur avdelningsbudgeten.

Du kan lägga till så många delade konton du vill och tilldela en delad saldo per konto. Kom bara ihåg att med gratisversionen har du tillåtit fem användare, så att det delade kontot många inte är lika användbara i gratisversionen. Men om du ville vara kreativ kan du använda en användare per avdelning och låta anställda logga in under avdelningens "användarkonto".

Slutligen vill du ha en översikt över alla skrivaraktiviteter. Det bästa stället att göra detta är på fliken "Rapporter". På den här sidan hittar du en lista med alla typer av sammanfattande rapporter som aktivitet per användare, en lista över de vanligaste användarna och många andra sammanfattningar sorterade efter konto eller grupp.

Du kan exportera alla dessa rapporter som antingen CSV-, HTML- eller PDF-format. Sammantaget är applikationen förmodligen det snabbaste och enklaste sättet att konfigurera en skrivarserver som inte bara övervakar all skrivaraktivitet utan också ger dig ett enkelt sätt att begränsa användarna från "övertryck." Förhoppningsvis kommer detta att leda till att dina användare kommer med fler innovativa och kreativa sätt att använda data snarare än att skriva ut dem till hårt kopia.

Testa PaperCut och låt oss veta vad du tycker. Känner du till andra liknande eller bättre gratis skrivarserver-appar som finns tillgängliga för flera plattformar? Dela dina idéer i kommentarerna nedan.

Bildkredit: Lotus Head