12 skäl till att människor fortfarande ignorerar dina e-postmeddelanden

Annons

Det är lite mer frustrerande än att försöka skriva ett brådskande e-postmeddelande, bara för att svaret kommer för sent. Men problemet kanske inte ligger hos mottagaren. Det kan ligga hos dig och hur du har skapat ditt meddelande.

Forskning har upptäckt många insikter om hur man kan övertyga fler medlemmar i en e-postlista att öppna, läsa och klicka på länkar i e-postmeddelanden. Men det finns mindre information om att uppnå liknande mål för personlig e-post eller arbetsmail.

Om du har en brådskande fråga på jobbet, vill du presentera dig själv för en influencer 6 sätt att få upptagna människor att svara på dina e-postmeddelandenDet finns en helt annan uppsättning regler när det gäller e-post som kommer att uppmuntra eller avskräcka en person att trycka på "svar" -knappen och svara dig. Lär dig reglerna för framgång via e-post. Läs mer , eller organisera ett möte, hur gör du det mer troligt att du får ett snabbt svar på din e-post?

Följande är en lista med orsaker till att svar på dina e-postmeddelanden fortsätter att komma sent, eller inte alls. Genom att vara medveten om dessa vanliga misstag och tips kommer du att kunna odla en snabbare och mer konsekvent svarsfrekvens på vart och ett av dina e-postmeddelanden.

Du skulle vara den person du behöver svar från

Om du CC personer i ditt meddelande, kommer de ofta att anta att de ingick bara för att hålla i loopen. Detta minskar chansen att de individerna svarar, eftersom de inte känner att de var den främsta mottagaren. Om du behöver alla att svara, undvik att använda CC-funktionen. Helst bör du skicka e-post till en person åt gången. Men om du måste CC, klargör det tidigt i e-postmeddelandet att du behöver alla att svara, Inklusive de som är CC'd.

Din ämnesrad suger

EN kvalitet ämnesraden Hur du får ditt e-postmeddelande att sticka ut i en rörig inkorgHar du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du tyckte var viktigt bara att besvaras många dagar senare, eller värre glömt bort? Visst, ibland är det utan kontroll, men det finns saker du kan göra ... Läs mer måste låta folk veta att du behöver ett svar snarast. Det här betyder mer än motbjudande att titta på din e-post "URGENT". Och det betyder inte att du måste vara löjligt detaljerad.

Något så enkelt som "Stevo, vi måste fatta detta beslut i morgon" fungerar bra. Först adresserar den individen, så att de vet att ansvaret ligger hos dem. För det andra förmedlar innehållet i den ämnesraden en känsla av både brådskande och nyfikenhet. Detta ökar sannolikheten för att meddelandet öppnas direkt.

Du anger inte din efterfrågan snabbt

Vi vet alla att e-postmeddelanden bör hållas kortfattade. Men om ditt är mer än några korta stycken långa, se till att din förfrågan är i rampljuset från början, annars kan den förbises.

Detta betyder artigt att komma över det du behöver i första eller andra meningen. Du kan gå mer i detalj senare, men förutsättningen för vad du letar efter måste komma först.

Dina meddelanden är tråkiga

Om alla förväntar sig att dina meddelanden är tråkiga, våfflande, jargongfyllda och för detaljerade kommer de att avskyr tanken på att öppna dina e-postmeddelanden.

I stället låta folk se fram emot att få ett e-postmeddelande från dig. Använd humor. Adressera personer personligen. Undvik företagsspråk. Håll dina meningar korta och slagiga. Inkludera en rolig GIF Hitta de bästa GIF-filerna på webben med Giphy, en dedikerad sökmotor för animerade bilderGIF är vanligt på nätet, men det är ibland svårt att hitta rätt för rätt situation. Tack och lov har en ny dedikerad sökmotor bara för GIF anlänt. Det heter Giphy och ... Läs mer . Du kan fortfarande lysa någons dag, även om du ber dem om en tjänst.

Du ställer inte in en tidsfrist

Om du behöver något, låt mottagaren veta exakt när det behövs av. Alltför ofta ombeds vi att ge ett svar "ASAP" eller "snart". Detta gör tidsfristen subjektiv. Om du säger "Jag behöver verkligen ett svar på denna fråga klockan 16 idag", finns det emellertid inget utrymme för tvetydighet.

Du tillhandahåller inte alternativ

Fortsatt med exemplet ovan kan det vara så att mottagaren bara inte kan få ett svar till dig senast 16:00. Du måste redovisa denna möjlighet i ditt första meddelande genom att utvidga meningen:

”Jag behöver verkligen ett svar på den här frågan senast kl 16 idag. Om det inte är möjligt, vänligen meddela mig vid middagstid så att jag kan ordna alternativ. "

E-postadressen är inte Hög prioritet

Om ditt meddelande verkligen är brådskande, kan du göra detta mer uppenbart genom att markera e-postmeddelanden som sådana i vissa e-postklienter. Att kunna markera ett e-postmeddelande som Hög prioritet är möjligt i Microsoft Outlook och Apple Mail. Tyvärr är det inte möjligt i Gmail, så det närmaste alternativet är att gå före ditt ämne med "URGENT:"

Detta bör endast göras i verkligt brådskande fall. Om du ser att du gör det för ofta förlorar detta tips sin effektivitet.

Du gör inte en hot

Det låter sämre än det är. Låt mottagaren veta att om ett svar inte mottas inom en fastställd tidsfrist kommer vissa konsekvenser att följa. Som ett exempel: "Om jag inte har hört tillbaka från dig vid 14:00, antar jag att allt är ok och jag skickar 10 000 $ till entreprenören."

Om mottagaren sedan väljer att ignorera frågan, vet de uttryckligen att saker fortfarande kommer att fortsätta utan deras input. Om de vill att deras röst ska höras måste de tala nu.

Du hjälper inte

Om din förfrågan är mycket bred, kommer mottagaren ofta att tro att de måste skapa ett mer vältalande svar än vad som behövs. Låt dem veta om ett enkelt "ja" eller "nej" kommer att göra. Om du arrangerar ett möte kan du erbjuda tre eller fyra praktiska tider som utgångspunkt. Gör vad du kan för att svara på e-posten mindre än en börda för mottagaren.

Du skickar e-post vid fel tid

Om du vet att din chef alltid rusas av sina fötter på en torsdag eftermiddag, vänta inte till torsdag morgon för att skicka e-postmeddelandet om du kunde ha skickat det på tisdag. Om du vet att din kollega har massor av e-postmeddelanden i början av varje dag, kanske du väntar tills du vet att de har det gått igenom deras inkorg 5 Åtgärdssteg för att bota din inkorg Noll e-frenesiInbox Zero är ett av de mest populära surrorden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå längre än Inbox Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer innan du skickar ditt meddelande. Detta gör att din e-postadress mindre är en nål i en höstack.

Du skickar för många e-postmeddelanden

Om du är känd på kontoret för att vara en obeveklig e-postmeddelande blir dina kollegor snabbt blinda för dina inkorgsgrunder.

Gör det till en vana Hur man använder mikrovanor och gnista massiv personlig förändringAtt skapa nya vanor är svårt. Vanor byggs vanligtvis över veckor eller månader av upprepning, och motivation är utmaningen. När det blir tufft kan mikrovanor vara till stor hjälp. Läs mer att e-postmeddelandena du skickar är viktiga e-postmeddelanden. När någon ser ett meddelande från dig i sin inkorg är det mer troligt att de kommer att lägga märke till dem.

Du är tacksam

Om du fortsätter att be människor om saker och inte visa någon tacksamhet kommer folk snart att ångra dig om att hjälpa dig. I e-postvärlden betyder det att människor helt enkelt ignorerar dig. De skulle snarare svara på och hjälpa andra människor som respekterar deras tid och ansträngning.

Så om någon svarar snabbt, tacka honom eller henne. Om de går ur deras sätt att svara på dig eller hjälper dig, se till att du visar att du är tacksam.

Ge det ett försök

Om att få långsamma svar eller inga svar är ett problem du har haft, försök att undvika vart och ett av ovanstående misstag. Genom att göra detta kommer var och en av dina e-postmeddelanden mer sannolikt att öppnas, läsas och svara snabbt. När du har gjort det i några veckor borde det bli den andra naturen. Innan du vet det, du kommer att vara en e-postekspert Vill du bli expert på något? Prova medvetet övningDet är alldeles för lätt att känna sig krossad när du försiktigt försöker förbättra en viss skicklighet. Använd kraften i "avsiktlig praxis" för att få dig över de irriterande platåerna. Läs mer .

Vilka andra e-posttekniker hjälper dig att få ett snabbt svar? Har något av ovanstående varit särskilt effektivt för dig?

Bildkrediter: tråkigt jobb av Ditty_about_summer via Shutterstock, Varje dag är alla hjärtans dag av Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Är vi nästan där ännu? av Stuard Richards (Flickr). varning - branta steg: 1 av Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage med Gmail av David Bruce Jr. (flickr).