10 väsentliga Microsoft Word-rutiner du måste veta

Annons

Microsoft Word fortsätter att spela.

Det utmanas vänster och höger av konkurrerande kontorssviter De 7 bästa gratis Microsoft Office-alternativenMicrosoft Office är kung av kontorssviter, men det betyder inte att det är rätt för dig. Här är några andra kontorssviter du kanske gillar bättre! Läs mer , men hittills har det slagit alla slag för att fortsätta vara kungen för produktivitetsappar. Du kanske är gladare idag på en annan produktivitetssvit, men kan du förneka den överlägsenhet av Microsoft Word Är New LibreOffice ett bättre Microsoft Office-alternativ?LibreOffice, en långvarig utmanare av Microsoft Office, fick just en makeover och viktiga uppdateringar. Har LibreOffice äntligen hittat den vinnande formeln, efter att ha hållits kvar av nigglande buggar under åren? Läs mer på många områden? För oss som inte hoppat fartyg - var och en produktivitets trick på Word 10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklareMicrosoft Word skulle inte vara det verktyg det är utan dess produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag. Läs mer

frågor. Varje sekund rakning ger komforten att använda den för våra dagliga behov.

Livet kan underlättas med rätt tips och trick. Här är tio vanliga (men väsentliga) Microsoft Word-rutiner för att bevisa det.

Ändra temat

Låt oss börja med ett vanligt klagomål. Att ändra utseendet på Word 2013 är naturligtvis ett subjektivt val, men jag har funnit att användningen av ett mörkt tema hjälper till att kompensera programvarans "vithet". Och bandets relativa planhet. Word 2013 ger dig två saker att finjustera och ändra utseendet till din smak. Jag hittar Mörkt tema bättre för fokus.

1. Gå till Arkiv> Alternativ> Allmänt.

2. Ändra Kontorsbakgrund och den Kontortema för att återspegla dina preferenser.

(Du kan också gå till Konto> Kontorsbakgrund | Office-teman.)

När du arbetar med ett dokument under hela dagen, justera skärmens ljusstyrka och kontrastinställningar för mindre belastning på ögonen.

Använd flikväljare för att justera text

Att ställa in streck och tabbstopp är en av de mer väsentliga rutinerna för professionella dokument. Jag är ofta förvånad över bristen på medvetenhet om denna enkla men ändå kraftfulla funktion. Intryck och tabbstopp har varit en funktion hos skrivmaskiner, Word har gjort det bara lättare att implementera.

Jag stjäl den här utmärkta videon från GCFLearnFree som visar hur du ställer in streck och tabbstopp i ett Word-dokument.

I stället för att trycka på flikknappen flera gånger, kommer en enda fliktryckning att göra det lättare att anpassa datum nästa gång du designar ditt CV. Tack vare tabbstopp är det lättare att anpassa elementen i ett brevhuvud. Vanligtvis är namnet och beteckningen vänsterjusterad och adressen justeras till höger.

För mer exakta flikpositioner använder du dialogrutan Tab. Dubbelklicka på linjalen för att visa Paragraf justeringsdialogruta. Eller, Band> Sidlayout> Punkt.

Notera: Stoppet för fältet är inte ett i teknisk mening eftersom det inte hjälper till att placera text. Den sätter in en vertikal linje på platsen för fliken - vanligtvis mitt på en sida och sträcker sig hela textblocket.

Använd Extend Mode för att välja utan hick

Här är ett vanligt vardagsproblem när du väljer stora block med text. Det finns ett stort dokument och ett stort textblock måste väljas. Du gör dina vanliga urval med en musrulle. Men vänta - sidorna bläddrar så fort att du missar den punkt där du behövde stoppa.

Använd Förläng valläget för mer sömlösa textval. Tryck på F8 för att åberopa utvidgningsläget. Nu kan du välja det första ordet och sedan använda piltangenterna för att "utöka" ditt val. Det första trycket på F8 initierar läget vid markörpunkten. Tryck på den en gång till och det aktuella ordet väljs. Ett tredje tryck väljer aktuell mening. Ett fjärde tryck på F8 väljer det aktuella stycket och en femte gång väljer hela dokumentet. Om du utför en sökning utvidgas valet till att inkludera ordets instans.

Tryck Skift + F8 att gå i omvänd riktning.

Klick Esc eller den Förläng valet i statusfältet för att stänga av läget.

Räkna dina ord på språng

Var uppmärksam på ordräkningen. Om du är skriva en professionell rapport Hur man skapar professionella rapporter och dokument i Microsoft WordDen här guiden undersöker elementen i en professionell rapport och granskar struktureringen, utformningen och slutbehandlingen av ditt dokument i Microsoft Word. Läs mer , att hålla poäng hjälper dig inte bara att planera din produktion utan också din produktivitet. Word visar hur många sidor, ord, tecken, stycken och rader som finns i ditt dokument. Det finns två sätt att få fram skärmen nedan:

1. Gå till Band> Granskning> Word Count.

2. Enkelklicka på ordräkningen i statusfältet.

Om du inte ser ordräkningen i statusfältet, högerklicka på statusfältet och klicka sedan på Antal ord.

Du kan också räkna det totala antalet ord i val som inte är bredvid varandra. Välj det första avsnittet och håll sedan ner CTRL och välj ytterligare avsnitt.

Använd AutoCorrect för textersättning

AutoCorrect är avsett för de skrivfel du gör. Men du kan använda autokorrigeringstabellen för din egen anpassning text expander system Vad är textutvidgning och hur kan det hjälpa dig att spara tid?Om du kan spara dig till och med en liten bråkdel av tiden du spenderar kan du spara timmar av din tid varje vecka. Det är exakt vad textutvidgning är för. Läs mer inom Word. Ett enkelt exempel: du kan använda dina initialer med ditt namn. När du skriver initialerna kommer Word automatiskt att ersätta det med hela namnet.

Använd genvägsknappen - ALT + T, sedan en ny tryck på EN för att ta upp autokorrigeringstabellen när du är på språng. Bygg upp ditt eget bibliotek med ”genvägssökord”. Jag föredrar att använda nyckelord som jag normalt inte skulle skriva fel. Att till exempel skriva “phN” ersätter mitt telefonnummer.

Stäng av smarta citat och vara mer webbvänliga

Microsoft Office använder en lockig version av citat som kallas "Smart Quotes" som är en funktion för fysisk utskrift. När du skriver i alla Office-program ersätts raka citat automatiskt av smarta offerter. Det ser bra ut, men smarta citat spelar inte bra med verktyg för publicering av HTML och webbinnehåll som WordPress. Stäng av dem om de stör dig.

Gå till Fil> Alternativ> Korrektur> AutoKorrigeringsalternativ> AutoFormat medan du skriver> Ersätt när du skriver> Avmarkera "Raka citat ”med” smarta citat ” kryssruta.

Enkel.

Plocka upp var du slutade med CV-läsning

Funktionen Resume Reading i Word och PowerPoint 2013 kommer ihåg dina tre senaste positioner där du gjorde ändringar. När du öppnar ett dokument hjälper en liten bokmärkesikon dig att plocka upp och återuppta arbetet där du slutade förra gången. Det visas som en pop-up till höger.

Klicka på den och gå till den senaste redigeringsplatsen. Funktionen är synkroniseras mellan platser och enheter om du loggar in med ett Microsoft-konto.

Använd "Spara alla" för att stänga alla öppna dokument på en gång

Microsoft har några lösningar för alla multitaskers där ute. Du kan öppna och arbeta med flera dokument, men att stänga dem en åt gången kan vara en ork. Spara alla och stäng alla kommandon är två av flera "dolda" kommandon som finns tillgängliga på Office. Lägg till dem i snabbåtkomstverktygsfältet med följande steg:

1. Använd rullgardinspilen på snabbåtkomstverktygsfältet och gå till Fler kommandon.

2. På Ordalternativ dialogrutan, välj Alla kommandon från Välj kommandon från listrutan.

3. Bläddra ner i den alfabetiska listan tills du hittar Stäng alla, markera det och klicka på Lägg till att inkludera det till höger.

På samma sätt bläddra ner och lägg till Rädda alla kommandot till kommandolistan Quick Access Toolbar.

Skapa alltid en säkerhetskopia automatiskt

En titt på kommentarerna vi fick i vår artikel om hur man återställer Microsoft Word-dokument Hur man återställer ett osparat Microsoft Word-dokument på några sekunderFörlorade du ett Microsoft Office-dokument du arbetade med? Så här återställer du det sparade utkastet och återställer ditt arbete. Läs mer avslöjar vikten av att bevara ens hårda arbete. O sparade artiklar är ett problem du kan lösa. Men varför låter saker och ting komma till det när du inte bara sparar dina dokument med en snabb genväg (CTRL + S) men också skapa säkerhetskopior automatiskt?

Träna ditt muskelminne för genvägen. Följ dessa steg för att ställa in automatiska säkerhetskopior:

1. Klick Fil> Alternativ> Avancerat> Rulla ner till det avsnitt som heter Spara.

2. Välj Skapa alltid säkerhetskopia. Klicka på OK.

När du sparar ett dokument efter att du har valt den här inställningen, håller Word en säkerhetskopia av originalet i samma katalog som du lagrar originalet. Detta är mer användbart i samarbetsgrupper för att hämta den tidigare versionen av ett dokument.

Du kan använda ett makro för att överföra säkerhetskopian till en annan plats och skydda den ytterligare. Alternativt Spara det aktuella dokumentet på två platsstillägg för Word 2007 till 2013 ser ut som en bra satsning. Den är utformad som en klicklösning för att spara en verklig säkerhetskopia av ditt aktuella dokument till en andra plats som du väljer.

Skriv ut den på en sida

Detta praktiska trycktips är inte bara för miljövänliga bland oss. Det är också för de irriterande tiderna när de sista raderna i ett dokument går över till nästa sida. Du vill inte att de ska göra det. Gå till den dolda funktionen som hjälper dig att krympa den ner till en sida. De Krymp för att passa kommandot var tillgängligt som standard i versioner före Word 2010. I Word 2010 och 2013 måste du göra det igen genom att anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst.

1. Klicka på rullgardinspilen i området för snabbåtkomstverktyg och välj Fler kommandon.

2. I Välj kommandon listrutan, välj Alla kommandon.

3. Bläddra igenom listan till Krymp en sida kommando.

4. Klicka på Lägg till -knappen och klicka sedan på OK.

Nu bör du se kommandot i verktygsfältet för snabbåtkomst. Krymp en sida minskar dokumentstorleken på dokumentet till den punkt där det kan passa på en mindre sida än det skulle använda.

Berätta för oss dina rutiner för att göra livet lättare

Föreställ dig - jag har inte ens berört de små sakerna som gör det lättare att använda tabeller. Eller de som får dig att arbeta med bildinsatser. Det är i korthet historien om våra dagliga liv som tillbringas med Microsoft Word. Det är Samson av kontor produktivitet 10 enkla Office 2013-tips som kommer att göra dig mer produktivMS Office-färdigheter förblir förankrade i de vanligaste färdigheter som arbetsgivare letar efter. Så var smartare med dessa tio enkla Office 2013-tips och ta mer ledig tid runt vattenkylaren. Läs mer appar och vi är ingenstans nära att hantera det.

Låt oss bli bättre. Berätta för oss dina vardagliga ordrutiner. Vilka är de funktioner och genvägar du använder nästan som vana?