13 Google Kalender-hack för att öka din produktivitet

Viktiga takeaways

• Ställ in standardpåminnelser för alla händelser i Google Kalender för att undvika att missa viktiga möten och förbättra produktiviteten. Lägg till flera aviseringar om det behövs.
• Integrera Google Kalender med andra verktyg för att effektivisera arbetsflöden och undvika att ständigt byta mellan appar. Till exempel, integrera med Slack för schemaläggning och uppdatering av status.
• Få ett dagligt e-postmeddelande för att prioritera viktiga påminnelser och möten. Ställ in detta i inställningarna för Google Kalender så att du aldrig missar en avisering.

Det är mer troligt än inte att du har använt Google Kalender minst en gång, oavsett om någon har skickat en mötesinbjudan till dig eller om du bara har använt den eftersom den följer med din enhet.

Medan Google Kalender är en ganska enkel app när det gäller schemaläggning, kommer den med flera fantastiska funktioner och integrationer som kan hjälpa dig att öka din produktivitet och förbättra din helhet effektivitet. Här är en lista över några av de bästa nedan.

1. Ställ in standardpåminnelser

Det är alltid bra att ställa in påminnelser för att undvika att missa några kommande evenemang eller för att ge dig själv tillräckligt med tid att förbereda dig. Det kan dock vara ganska besvärligt att ställa in en påminnelse för varje ny händelse du gör.

Lyckligtvis låter Google Kalender dig automatiskt skapa standardpåminnelser för alla händelser du gör. Här är hur:

1. Gå till din Google Kalender-startsida.
2. Klicka på kugghjulsikonen till höger och välj inställningar.
3. Under Inställningar för mina kalendrar, välj din kalender.
4. Välj Händelsemeddelanden och välj sedan + Lägg till avisering.
5. Välj önskad varaktighet genom att klicka på rullgardinsmenyn.

Framöver kommer alla händelser du skapar automatiskt att ha dessa standardpåminnelser. Observera att du kan lägga till mer än en avisering – säg att du vill få flera aviseringar för ditt evenemang.

Det kan bli överväldigande att hantera och använda olika verktyg på en daglig basis, oavsett om det är för personligt bruk eller arbete – vilket kräver att du ständigt växlar mellan verktyg för att hålla dig medveten om dina projekt och uppgifter.

Många av dessa verktyg låter dig integrera Google Kalender så att du inte behöver överföra information manuellt till eller från din app till din kalender. Till exempel är Google Kalender en ganska användbar Slack-integration du borde prova om du använder appen för företagsmeddelanden. Integrationen låter dig schemalägga och ta bort händelser direkt från Slack. Slack kan uppdatera din status baserat på ditt schema! Observera att hur du integrerar Google Kalender med en app varierar beroende på appen.

3. Få din dagliga agenda via e-post

Om du har för vana att slentrianmässigt svepa bort aviseringar utan att tänka på dem, finns det en god chans att du förbiser dina kalenderaviseringar. Och om du prioriterar e-postmeddelanden framför andra former av kommunikation, här är ett praktiskt knep: du kan få ditt dagliga schema skickat direkt till din e-post. På så sätt missar du inte dessa viktiga påminnelser och möten.

Att göra detta:

1. Gå till Google Kalender och klicka på kugghjulsikonen.
2. Välj inställningar > Inställningar för mina kalendrar.
3. Välj den kalender du vill få ett e-postmeddelande från.
4. Scrolla ner till Andra meddelanden.
5. Gå till Daglig agenda och välj E-post från rullgardinsmenyn.

Räkna med att få ett dagligt e-postmeddelande varje morgon klockan fem på morgonen för att få en glimt av hur din dag skulle se ut.

4. Börja din vecka på en annan dag

Oavsett om ditt arbete innebär skiftande scheman, offshore-uppdrag med olika startdagar per vecka, eller om du helt enkelt föredrar en otraditionell start på din vecka, har Google Kalender dig täckt. Du kan enkelt ändra startdagen för din vecka i Google Kalender.

Gå bara till din Google-kalender inställningar, Välj Allmän, scrolla sedan ned till Visa alternativ. Klick Börja veckan på och välj mellan lördag, söndag, eller måndag.

5. Använd din röst för att ställa in en ny händelse

Om dina händer inte är fria för tillfället men behöver schemalägga ett evenemang omedelbart kan du använda din röst för att skapa ett evenemang istället för att öppna appen Google Kalender och skriva in alla detaljer.

Säg bara något i stil med "Hej Google, skapa en kalenderhändelse: en middag med Jane Doe kl. 20.00. hos Chili. Förutom att registrera all information kan Google be om ytterligare information innan händelsen sparas.

Observera att detta inte är möjligt om du använder en Apple-enhet. Siri kan inte skapa händelser med Google Kalender. Om du vill att Siri ska lägga till händelser i din Google-kalender måste du ställa in den som din standardkalender. Gör detta genom att gå till inställningar > Kalender > Standardkalender.

6. Bädda in din kalender

Att hantera ditt schema kan vara svårt, särskilt om folk vill sätta scheman med dig. Om du har en webbplats, låt andra personer sätta ett schema med dig baserat på deras preferenser genom att bädda in din kalender på din webbplats.

7. Använd ett onlineschemaprogram

Att dela din kalender kan komma med nackdelen med att ta vara på din fritid. Om du letar efter bättre kontroll över när andra kan boka möten med dig är det värt att utforska verktyg som förenklar schemaläggning online, som Calendly.

När du registrerar dig för Calendly med din Gmail-adress synkroniserar den sömlöst din kalender med ditt Calendly-konto. Men det är inte allt. Den här integrationen ger en mängd fördelar, såsom automatisk schemaläggning, tidszonshantering och anpassning – vilket gör bokningsupplevelsen med dig till en mer personlig upplevelse.

8. Ställ in tidsblock

Google Kalender kan hjälpa dig ytterligare uppnå toppproduktivitet med tidsblock. Funktionen låter dig tilldela utsedda platser så att du kan fokusera på specifika projekt eller uppgifter. Genom att göra det kan du fokusera din energi på specifika mål effektivt, vilket hindrar dig från att skjuta upp och slösa tid på att byta från en uppgift till en annan.

9. Avvisa händelser automatiskt

Att använda Google Kalender hjälper dig inte bara att hålla reda på dina möten. Du kan också använda den för att säkerställa att du upprätthåller en balans mellan arbete och privatliv. När du ställer in ett arbetsschema kan Google Kalender automatiskt avvisa mötesförfrågningar när du är borta från kontoret eller på semester.

Du kan också skicka ett frånvaromeddelande till dem och informera dem om vad de kan göra under tiden, som att skicka dem till en annan kollega som kan hantera deras förfrågningar eller problem.

10. Växla med en annan tidszon

Att arbeta med människor i andra tidszoner kan göra det svårt att planera möten och sätta scheman. Istället för att lägga för mycket tid på att konsultera en online tidszon omvandlare, kan du använda Google Kalenders sekundära tidszonfunktion för att hålla reda på tidsskillnader och förhindra schemaläggningsmissöden.

Klicka på i Google Kalender inställningar > Allmän > Tidszon. Bock Visa sekundär tidszon under Tidszon.Du kan också lägga till etiketter till varje tidszon för ytterligare organisation.

11. Skapa återkommande möten

Om du har möten varje vecka eller månad kan du ställa in återkommande möten istället för att manuellt skapa händelser varje gång. När du skapar en händelse väljer du rullgardinsmenyn som säger Upprepar inte och välj hur ofta du vill att händelsen ska upprepas.

12. Skapa en händelsegenväg

Även om det bara tar flera klick att skapa en ny händelse i Google Kalender, hoppar en händelsegenväg över de flesta stegen och tar dig direkt till det nya händelsefönstret i Google Kalender.

Öppna bara din webbläsare, skriv cal.new, och slå Stiga på eller återvända. Dessutom finns det en lång lista över Google Kalender-genvägar som kan hjälpa dig att navigera och använda appen mer effektivt.

13. Hitta en idealisk tid för möten

Att hitta den perfekta tiden är en annan kamp med att sätta ett möte eller schema. Detta är svårare ju fler människor är inblandade, och situationen blir mer förvirrande om man kastar in olika tidszoner i ekvationen.

Lyckligtvis har Google Kalender en Hitta en tid-funktion som låter dig hitta en tillgänglig tid för alla i teamet. Det kräver dock åtkomst till teamets Google-kalendrar, och du kan bara använda det via webbappen, inte på mobilappen. Den här funktionen låter dig hitta en ömsesidigt tillgänglig tid som fungerar för alla i teamet.

Använd din kalender till din fördel

Google Kalender erbjuder en rad produktivitetshöjande funktioner och integrationer. Från att ställa in standardpåminnelser till att hantera tidszoner och använda röstkommandon, att behärska dessa hack kan hjälpa dig att få ut det mesta av din kalender för effektiv tidshantering.