6 sätt att använda Google Sheets för dataanalys

Viktiga takeaways

• Använd diagram och diagram i Google Sheets för att visuellt analysera data och jämföra siffror i förhållande till varandra. Den erbjuder olika diagramtyper och möjligheten att rita grafer med två y-axlar.
• Villkorlig formatering i Google Sheets gör det enkelt att spåra data och trender genom att ändra cellformat baserat på deras innehåll. Det kan acceptera anpassade formler, vilket gör det till ett kraftfullt dataanalysverktyg.
• Dra nytta av filterfunktionen i Google Sheets för att snabbt hitta specifik information i din datamängd. Den ordnar och filtrerar data, vilket gör det lättare att analysera och förstå data.

Google Kalkylark är ett populärt, gratis och kraftfullt alternativ till Microsoft Excel. Den kan i stort sett göra allt som den senare gör, inklusive dataanalys.

Så, hur använder du Google Sheets för att analysera data? Låt oss titta på de olika formlerna och andra dataanalystekniker som du kan använda i Google Sheets.

1. Använd diagram och grafer

Människor är visuella varelser, och det bästa sättet att jämföra siffror är att låta dem ses i relation till varandra. Så om du arbetar med datamängder erbjuder Google Sheets olika diagramtyper, som linje-, områdes-, kolumn- och cirkeldiagram.

Om du vet hur du använder Google Sheets-diagram effektivt, kan du skapa dem baserat på dina data och omedelbart se dina datas trender. Dessutom kan du rita en graf med två y-axlar i Google Sheets, som låter dig jämföra två variabler baserat på ett annat värde. Du kan då se deras relation även om deras värderingar har olika skalor.

2. Använd kraften i villkorlig formatering

Det är lättare att spåra data och trender när du ser tydliga förändringar i din datamängd. Grafer och diagram är bäst för att spåra data när du redan har samlat in all din data. Men vad händer om du arbetar med dynamisk data?

Det är här villkorlig formatering kommer in. Villkorlig formatering ändrar inte dina data utan ändrar dina cellers stil baserat på deras innehåll. Om du till exempel använder Google Kalkylark för att spåra ett objekts utgångsdatum kan du använda den här funktionen för att ändra dess cells färg till klarröd och göra teckensnittet fet och vit.

Med detta kommer du omedelbart att se vilka data som behöver din uppmärksamhet utan att gå igenom varje post i din datamängd. Google Kalkylark har flera Enfärgad och Färgskala Villkorliga formateringsmallar, så att du snabbt kan komma igång med funktionen.

Men det som gör den här funktionen till ett kraftfullt dataanalysverktyg är dess förmåga att acceptera anpassade formler. Så så länge du kan tänka på logiken bakom de data du vill se, kan du använd villkorlig formatering i Google Kalkylark för att hjälpa dig att bättre förstå den presenterade informationen.

3. Dra fördel av filter

När du letar efter särskild information i dina datapunkter kan du använd funktionen SORTERA i Google Kalkylark att ordna dem och göra dem lättare att hitta. Men du måste fortfarande leta efter den information du behöver manuellt.

Så istället för att gå igenom hundratals eller tusentals rader bör du göra det använd filterfunktionen i Google Sheets. Den här funktionen ger flera resultat som matchar den information du söker efter. På så sätt behöver du bara använda en enda funktion för att få alla matchande resultat i en separat del av ditt ark.

Dessutom kan du enkelt skapa ett filter om du redan har en enorm datamängd. Bara Högerklicka på någon av cellerna i din rubrikrad och välj Skapa ett filter. En pil som pekar nedåt visas sedan till höger om varje cell – klicka på den för att se de olika sätten du kan filtrera och sortera din datauppsättning snabbt, vilket gör det lättare att analysera dina data.

4. Olika sätt att använda SUM-funktionen i Google Sheets

De flesta av oss kan använda Google Sheets för att göra grundläggande tillägg. Men visste du att det finns mer med SUM än att bara lägga ihop allt? Du kan lägg till siffror, celler och till och med matriser med SUM-funktionen på Google Sheets.

SUM-funktionen går dock längre än att lägga till siffror. Faktum är att du kan göra så mycket med de olika SUM-funktionerna som Google Sheets erbjuder. Här är några exempel:

• BELOPP: Lägger till siffror eller celler.
• SUMIF: Lägger till celler baserat på villkoret i formeln.
• SUMSQ: Lägger till kvadraten på de valda värdena.
• SUMMER: Lägg till celler baserat på de flera kriterier som anges i formeln.
• SUMXMY2: Subtraherar värdena för intilliggande celler på två olika arrayer, kvadrerar dem och adderar sedan alla beräknade värden.
• SUMX2MY2: Kvadrar värdena på cellerna i den första matrisen, subtraherar kvadraten på värdena för den intilliggande cellen på den andra matrisen och adderar sedan alla beräknade värden.
• SUMX2PY2: Kvadrar värdet för varje cell i den första matrisen, adderar det till kvadraten på värdet på den intilliggande cellen i den andra matrisen och adderar sedan alla beräknade värden.
• SUMPRODUKT: Multiplicerar värdena för celler i samma rad i varje array och adderar sedan alla beräknade värden.

Dessa avancerade summafunktioner används för statistik, vägda medelvärden och andra typer av dataanalys. Att använda dessa formler innebär att du inte längre behöver beräkna dessa värden manuellt, vilket sparar mycket tid och ansträngning.

5. Lär dig att använda COUNT, COUNTIF och andra COUNT-funktioner

Bortsett från att bara titta på din data har det värde i dataanalys att räkna hur många datapunkter du har. Om du vet hur använd COUNT och COUNTIF i Google Kalkylark, kan du bestämma hur många poster du har i en array eller hur många poster du har som faller inom de parametrar du ställer in i COUNTIF.

Men bortsett från dessa två vanliga COUNT-funktioner, erbjuder Google Sheets även flera fler:

• RÄKNA: Räknar antalet celler som innehåller numeriska värden.
• COUNTA: Räknar antalet celler som har värden.
• COUNTIF: Räknar antalet celler som innehåller värdet i formeln.
• COUNTIFS: Räknar antalet celler med värdena baserat på kriterierna som anges i formeln.
• COUNTBLANK: Räknar antalet tomma celler i markeringen.
• COUNTUNIQUE: Räknar antalet unika värden i de markerade cellerna.
• COUNTUNIQUEIFS: Räknar antalet unika värden baserat på kriterierna i formeln i de markerade cellerna.

Dessa olika COUNT-funktioner hjälper dig att se hur många datapunkter du har. Detta är avgörande, särskilt om du arbetar med icke-numeriska data.

6. Flexibiliteten i SUBTOTAL

Om du tittar på SUBTOTAL utanför Google Kalkylark, kanske du tror att det helt enkelt är en SUM-funktion med ett annat namn. Men du använd funktionen SUBTOTAL i Google Kalkylark annorlunda än vad många är vana vid.

Först och främst kan du använda SUBTOTAL för att skapa delsummor i delar av en datamängd. Sedan, för att beräkna det totala värdet av din datamängd, bör du använda SUBTOTAL-funktionen igen istället för SUM-funktionen. Det beror på att SUBTOTAL-funktionen kommer att ignorera andra SUBTOTAL-formler, vilket säkerställer att du inte dubbelräknar dina data.

Men utöver SUM har SUBTOTAL flera andra funktioner, som AVERAGE, COUNT, COUNTA, MAX, MIN, PRODUCT, STDEV, STDEVP, VAR och VARP. Den här funktionen kan till och med hjälpa dig att spara på ansträngning, eftersom du inte behöver skapa individuella anpassade formler för att få dina data – bara använd SUBTOTAL, och du kan få informationen du behöver i sektioner och för hela datamängden utan att behöva oroa dig dubbelräkning.

Google Sheets är en gratis och kraftfull app för dataanalys

Så länge du kan komma åt Google Sheets kan du bearbeta och analysera din data utan att köpa en app eller betala för en prenumeration. Så oavsett om du driver ett nytt företag eller vill göra din verksamhet mer effektiv kan du använda Google Sheets för att spara på kostnaderna.

Dessutom, även om funktionerna vi har diskuterat redan är kraftfulla, kan du blanda och matcha dem med varandra. Detta gör att du kan skapa ännu mer avancerade funktioner för att leverera den nödvändiga informationen du behöver för att fatta rätt beslut.