Hur man gör spåra ändringar enklare att använda på Microsoft Word

Spåra ändringar är ett av de bästa verktygen för att redigera Word-dokument och samarbeta med andra, men att använda det kan bli komplicerat och rörigt. Om du är ny på den här funktionen i Microsoft Word eller inte tål de röda markeringarna och konstiga inställningarna, ge inte upp spåra ändringar än.

När du väl förstår hur de olika komponenterna fungerar är funktionen lättare att använda. Du kan anpassa funktionen för att få ett snyggare system när du reviderar ett dokument eller granskar någon annans redigeringar. Här är några idéer.

1. Visa revisioner i ballonger

Spåra ändringar är inte bara en på/av-växling. När du lär dig grunderna i med hjälp av MS Words spårändringar, kan du utforska dess funktioner och anpassa din användarupplevelse ännu mer.

En av huvudkomponenterna du kan ändra är uppmärkningsskärmen. När du går till Granska > Visa markering > Ballonger, du har tre alternativ:

• Visa revisioner i ballonger
• Visa alla versioner inline
• Visa endast formatering i ballonger

Spåra ändringar använder inlineversioner som standard, vilket innebär att du skrapar bort raderade ord och infogar dina redigeringar i själva texten. Ett fåtal sådana revideringar är hanterbara, men en hel bok av dem kan vara ett öga. Den här inställningen framhäver inte heller formatering - att försöka hitta dessa redigeringar är ett krångel.

Att använda ballonger endast för formatering är ett steg upp från inlineversioner. Borttagningar och infogningar visas fortfarande i huvuddelen, men alla formatändringar listas i ballonger i en panel till höger om texten.

Om inline-redigering inte alls är din preferens, byt till revisioner i ballonger. Du kan sedan ta bort, infoga och formatera allt du vill, och en lista över dina ändringar kommer att visas i den högra panelen. Det är fortfarande rött, men dina redigeringar är mycket snyggare och enkla att hantera.

2. Använd ingen eller enkel markering för att undvika distraktioner

Beroende på din redigeringsstil kanske du föredrar att läsa igenom ett dokument först innan du justerar det för att få en känsla av dess flöde, läsbarhet och potentiella luckor. Att fylla texten med markeringar från början kan vara kontraproduktivt.

Track Changes erbjuder två lösningar i Visa för granskning rullgardinsmenyn. Enkel markering döljer ballonger och inline-revisioner och visar endast vertikala röda linjer för att visa var ändringar har gjorts. Klicka på någon av dessa rader för att snabbt visa redigeringar. Klicka igen för att dölja dem.

Ingen markering tar också bort de vertikala linjerna. Du kan läsa och redigera i lugn och ro tills du väljer något annat. Att arbeta med någon av dessa inställningar säkerställer ett tydligt dokument med minimala distraktioner. Om du arbetar med ett team, etablera bästa sätten att samarbeta i realtid på Word, och ange regler för spåra ändringar så att alla kan arbeta bekvämt.

3. Använd All Markup eller Original sparsamt

Du behöver inte visa ett Word-dokuments fullständiga uppmärkning om du inte specifikt vill granska en viss version eller integrera ändringarna.

Att titta på originaltexten är ännu mindre nödvändigt. Du kan titta på originaltexten för att kort jämföra de två versionerna, till exempel när det gäller stil eller längd, men det är ungefär det. Så du behöver inte aktivera någon av dessa inställningar förrän du verkligen behöver dem. Detta kan hjälpa till att minimera din frustration med spåra ändringar.

4. Anpassa färgerna och markeringarna

När flera användare arbetar med ett Word-dokument och gör ändringar, markerar funktionen Spåra ändringar deras redigeringar i olika färger. Det mest skakande problemet med Track Changes är ofta den röda standardfärgen på dess markeringar, särskilt när den dominerar texter med många ändringar.

Den goda nyheten är att du kan ändra denna färg. Faktum är att du kan färgkoda varje dokument du arbetar med.

I den Spårning sektionen, klicka på Ändra spårningsalternativ pil. Du kommer att se några grundläggande inställningar som du kan ändra, men för att komma åt fler alternativ, klicka Avancerade alternativ. Detta öppnar ett fönster som erbjuder fler sätt att göra spåra ändringar till dina egna.

Du kan välja bättre färger för infogning, borttagning, formatering och mer. Du kan till och med ändra hur varje funktion markeras, allt från fetstil till dubbel genomstrykning och symboler. Dessutom kan du även justera utseendet på ballonger. Ta inspiration från produktivitetsappar med effektiv färgkodning eller välj bara färger som är lätta för ögonen när du använder Track Changes.

Att lämna kommentarer är det näst bästa sättet att ge feedback om Microsoft Word förutom Spåra ändringar. Men överanvändning av kommentarer kan göra redigerings- och läsupplevelsen lika överväldigande.

Det som gör det lättare att använda kommentarer tillsammans med Track Changes är att i förväg bestämma hur du ska använda varje funktion. När det kommer till kommentarer kan du reservera dem för frågor till författaren eller idéer för att förbättra texten – saker du inte kan säga genom Spåra ändringar utan att lägga till mer rött.

Dessutom är det bäst att bara markera de ord som relaterar till dina kommentarer, inte hela stycken. Du kan till och med placera dina kommentarer endast i början eller slutet av kapitel.

Om du kämpar med ett dokument som är överbelastat med anteckningar och kommentarer, prova att utforska de tillgängliga alternativen i Visa kommentarer rullgardinsmenyn. Den här funktionen kan hjälpa dig att organisera kommentarer på ett sätt som är vettigt för dig, oavsett om du läser eller redigerar texten.

Alternativt, om dokumentet du reviderar är litet, men du har mycket att säga, överväg att gå till en tom sida i början eller slutet av dokumentet och listar den feedback du skulle ha lagt i kommentarer där. Du kan också göra detta för enskilda kapitel. Kommentarsverktyget är mer praktiskt, men du är fri att använda det när och när du vill.

Tveka inte att vara kreativ med funktionerna till ditt förfogande, som lägga till Microsoft Words radnummer till texten och hänvisa sedan till specifika rader i din feedback. Ta dig tid att lära dig allt detta ordbehandlingsprogram har att erbjuda och anpassa varje Track Changes-jobb därefter.

7. Acceptera eller avvisa grupper av revisioner

Som skribent som granskar en redaktörs revisioner är det viktigt att noga överväga de flesta ändringar, även när du gör dina egna redigeringar.

Men när det kommer till mindre korrigeringar som formatering eller stavningskorrigeringar, finns det ett snabbare sätt att integrera ändringarna eller bli av med dem. Välj bara hela stycket, högerklicka på det och välj någon av dem Acceptera förändring eller Avvisa ändring. Ditt val kommer att påverka alla ändringar i det stycket.

Du kan gå ännu längre och integrera hela dokumentets revisioner. För att göra detta, efter att högerklicka på det markerade stycket, välj nedåtpilen under Acceptera i verktygsfältet och sedan Acceptera alla ändringar. Precis nedanför har du möjlighet att automatiskt stoppa spåra ändringar också.

8. Justera din granskningsruta

Som tidigare nämnts kan du använda allt som förbättrar din användarupplevelse med Track Changes, inklusive produktivitetstillägg för Microsoft Word. Men även att helt enkelt ändra layouten på din digitala arbetsyta kan gynna ditt arbetsflöde.

Granskningsfönstret på Spåra ändringar är ett annat sätt att se alla revisioner utan att de stör din skärm. Du kan redigera ett dokument utan uppmärkning och låta rutan generera en enkel lista med ändringar. Genom att klicka på pilen bredvid Granskningsruta, kan du byta den från en vertikal till en horisontell position och tillbaka igen.

Få spårändringar att fungera för dig

Det kan verka komplicerat vid första anblicken, men Microsofts Track Changes-program är faktiskt väldigt enkelt och användbart när du väl har lärt dig detaljerna. Oavsett om du gör eller tar emot redigeringar, ställ in dina inställningar för spåra ändringar innan du börjar arbeta för att göra saker enklare. Ordna hur markeringar, kommentarer och din granskningsruta ska se ut i och runt din text.

Att använda Spåra ändringar på Microsoft Word är lättare när du skapar en layout och färgschema som motiverar dig istället för att överstimulera dig.