Du behöver inte få panik över att förlora framsteg i ditt Word-dokument. Lär dig att vrida tillbaka tiden med versionshistorik.
Microsoft Word har ett inbyggt system som du kan använda för att studera utvecklingen av ett dokument, referera till tidigare kommentarer och återställa förlorat arbete. Du måste bara veta var du hittar den.
Versionshistoriken är på en ganska diskret plats för en av plattformens livräddande funktioner. Trots detta är funktionen lätt nog att använda - om du vet var du ska leta.
Hur man använder versionshistorik i Word
En mer effektiv versionshistorikfunktion är en av många skäl att använda Word online. Funktionen fungerar dock om du använder Word offline också.
Titeln på ett Word-dokument visas i bannern överst på sidan. Det exakta utseendet på bannern beror på dina inställningar och vilken version du använder. Skärmbilderna i den här artikeln är hämtade från Word Online i mörkt läge och kan se något annorlunda ut än din version av Word.
I Word Online, titta till höger om dokumentnamnet i titelbannern. Här hittar du en ikon som anger om filen har sparats automatiskt sedan din senaste redigering, följt av en nedåtriktad pil. I appen kommer denna rad att säga när filen senast ändrades, följt av samma pil.
I båda fallen kommer en rullgardinsmeny med flera alternativ att öppnas genom att klicka på pilen: byta namn på filen, visa dess plats, se dess senaste lagringsdatum och komma åt versionshistoriken. Klickar Versionshistorik längst ner i rullgardinsmenyn öppnar dokumentet till en ny sida med en kolumnmeny till höger.
Olika versioner visas som staplade föremål i den här kolumnen, komplett med tidsstämplar. Varje objekt kommer också att ha en pil som pekar åt höger. Klicka på det här alternativet för att visa mer detaljerade beskrivningar av vad som ändrades i varje version av ett dokument.
Den extra detaljnivån kan hjälpa dig att komma till den version du letar efter. Klicka bara på önskat alternativ för att öppna den versionen samtidigt som du behåller den nuvarande. Alternativt kan du välja Återställ ovanför sidan för att återställa filen till den versionen.
När du arbetar med dokument som laddats ned från molnet i skrivbordsappen kan det hända att du måste ladda upp det igen för att komma åt dokumentets versionshistorik.
Hur man använder versionshistorikinställningar i Word
Du kan inte stänga av versionshistorik i inställningarna. Men att använda funktionens inställningar kan hjälpa dig att få ut det mesta av den; trots allt är versionshistorik inte bara till för återställa raderat arbete. Till exempel aktivera Spåra ändringar i Recension verktygsfältet hjälper dig att sortera igenom skillnaderna i ett dokument med olika tillgängliga versioner.
Dessutom, om du håller ändringarna i ett enda dokument istället för att spara flera versioner separat kommer versionshistoriken att bli mer robust. Det gör i princip samma sak som att manuellt spara olika versioner, men allt är lättare att hitta och hantera.
Skydda dina dokument med versionshistorik
Microsoft Words versionshistorikfunktion är en livräddare. Verktyget gör att du kan återställa förlorat arbete, gå tillbaka efter ett misstag och dokumentera hur ett projekt har kommit.
Att veta var man hittar och hur man använder den här funktionen kan avsevärt förbättra ditt självförtroende när du arbetar med Word och förhindrar dataångest.