Hur man använder Airtable Automations för enkel projektledning

Om du ständigt letar efter ett effektivt projekthanteringsverktyg behöver du inte leta längre än till Airtable. Plattformen erbjuder en uppsjö av funktioner för utmärkt datavisualisering och förenklad redigering. Utöver dessa kan Airtable också automatisera uppgifter, vilket minskar tiden och ansträngningen du lägger på datahantering.

Airtable-automatiseringar är utmärkta för att utföra repetitiva uppgifter som datainmatning och e-postuppdateringar. Låt oss titta på alla typer av automatiseringar du kan uppnå med gratisversionen av Airtable.

Vad är Airtable-automatiseringar?

Luftbord automatiseringar är fördefinierade sekvenser eller arbetsflöden som avsevärt kan öka din produktivitet med automatisera repetitiva uppgifter. De minskar felfrekvensen för manuella processer samtidigt som du sparar tid och ansträngning på repetitiva uppgifter.

Det finns tre huvudelement i Airtable-automatiseringar:

• Utlösare: Detta definierar händelsen som initierar automatiseringssekvensen.
• Utlösarkonfiguration: Detta är tillståndet vid vilket avtryckaren avfyras. Här bör du definiera tabelldetaljerna och villkoren på fältnivå som en post ska matcha för att utlösa en händelse.
• Handlingar: Detta definierar åtgärden eller sekvensen av åtgärder som ska utföras när en automatisering utlöses.

När en Airtable-automatisering är påslagen, letar den efter händelser i din bas som matchar triggerkonfigurationen. En automatisering utlöses endast när alla villkor för utlösaren är uppfyllda.

Hur man skapar en automatisering på Airtable

För att skapa en automatisering måste du konfigurera utlösaren och den uppsättning åtgärder som följer på utlösaren. Så här ställer du in en automatisering på Airtable:

Steg 1: Lägg till en utlösare

Klicka på fliken Automationer Lägg till trigger. Detta visar dig en lista med triggers som du kan välja mellan. Listan innehåller triggers inom din Airtable-bas och externa integrationer som kan utlösa en händelse, till exempel en händelse skapad i Google Kalender.

Steg 2: Konfigurera utlösaren

När du har valt utlösaren kan du visa och ändra egenskaperna för utlösaren. Du kan också välja att ändra triggertypen här.

Du ställer in triggerhändelsen baserat på triggertypen. Till exempel om triggertypen är När rekordet matchar villkoren, måste du ange tabellen som ska övervakas utöver de villkor som en post måste uppfylla för att utlösa den här händelsen.

Steg 3: Lägg till åtgärden

Därefter måste du välja den åtgärd du vill utföra. Du har flera alternativ här, allt från att skapa och uppdatera poster till att skicka e-postmeddelanden eller aviseringar på externa applikationer. Till exempel,

Steg 4: Konfigurera åtgärden

Du måste nu konfigurera åtgärden baserat på den valda åtgärden. Till exempel om åtgärden är Skicka ett emailmåste du ange e-postmottagare, ämne, innehåll och alla detaljer som du vill inkludera i e-postmeddelandet.

Steg 5: Lägg till ytterligare villkor eller åtgärder

Du kan introducera ytterligare logik och åtgärder i din automatisering baserat på tidigare åtgärder. Du kan göra detta genom att upprepa steg 4 och 5 efter behov.

Steg 6: Testa automatiseringen

Innan du kör din nyskapade automatisering, klicka på Testa automatisering för att kontrollera om triggern och åtgärderna har ställts in som avsett.

Steg 7: Slå på automatiseringen

Du kan slå på automatiseringen när du är säker på din installation. Observera att när en Airtable-automatisering är påslagen kommer den inte att gälla för befintliga poster som uppfyller triggerkonfigurationen.

Hur man integrerar Airtable-automatiseringar

Airtable-automatiseringar är inte bara begränsade till att skapa/uppdatera basposterna och skicka e-post. Du kan också integrera den med externa applikationer som Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Kalkylark, Outlook-e-post, Outlook-kalender, GitHub-problem, Facebook-sidor, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Datacenter, Twilio och Hootsuite.

Här är några exempel på användningsfall för externa integrationer av Airtable-automatisering:

1. Skicka meddelanden till en medarbetare på Slack när de tilldelas en post: Utlösaren för denna automatisering är När rekordet matchar förhållandena, och villkoret är att mottagaren av en post ändras till en given användare. Således kommer Airtable att köra Slack > Skicka meddelande åtgärder om alla triggers är närvarande. Du kan konfigurera meddelandetexten och mottagare.
2. Lägg till en post i en uppgiftslista när en händelse skapas i en Google Kalender: Här är utlösaren Google Kalender > När händelse skapas, och handlingen är Skapa post. Du kan välja var den nya posten ska gå och fylla i uppgifterna för den.
3. Lägg till slutförda uppgifter i ett Google-kalkylark: Triggern här är När rekordet matchar villkoren att statusfältet för en post har ändrats till avslutad, eller så är posten nu i en filtrerad vy som endast visar de slutförda uppgifterna. Handlingen är Google Kalkylark > Lägg till rad. Du kan välja önskat Google-ark som ska uppdateras och fälten som ska migreras från basen till arbetsbladet.

Begränsningar för Airtable-automatiseringar

Även om automatiseringarna på Airtable kan vara ganska praktiska, har de vissa begränsningar. För varje Airtable-bas kan du ha maximalt 50 automatiseringsarbetsflöden, oavsett om de är aktiva eller inaktiva. Du kan dock kringgå detta genom att kombinera flera åtgärder i en enda automatisering.

Varje Airtable-automatisering kan ha upp till 25 åtgärder. Detta är inte heller något stort hinder, eftersom utdata från en åtgärd kan vara input för en annan i samma arbetsflöde. Dessutom har Airtable-automatiseringar olika körgränser, beroende på din plan. Detta inkluderar både lyckade och misslyckade körningar.

Airtable håller en historik över dina automatiseringskörningar med detaljer om varje utförd automatisering. Omfattningen av denna funktion beror också på din arbetsplatsplan.

Med gratisversionen av Airtable kan du bara skicka automatiska e-postmeddelanden till medarbetare inom den valda basen. Du kan dock konfigurera detta för externa e-postadresser i andra arbetsytaplaner.

Endast nya ändringar kan utlösa automatiseringen. Dessutom är det värt att nämna det integrationer med Google Dokument, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center och Twilio är inte tillgängliga på gratisplanen.

Spara tid med Airtable-automatiseringar

Automatiseringar på Airtable är kraftfulla sätt att optimera processer och dra ner på manuellt arbete. Med rätt arbetsflödesinställning kan du återta flera timmar varje vecka i din projektledningsrutin.

Så nästa gång du sätter upp ett projekt, ta dig tid och ansträngning att ställa in Airtable-automatiseringar så att du kan koppla av och låta uppgifterna sköta sig själva.