9 Oprofessionella misstag när du är värd för videosamtal på jobbet

Många proffs underskattar fortfarande virtuella möten. De gör lite eller inga förberedelser eftersom dessa samtal sker via videokonferensplattformar, plus att de kan stänga av sin kamera och mikrofon.

Även om virtuella möten är bekvämare än personliga möten, är de inte mindre viktiga. Att vara dåligt förberedd kan orsaka förseningar, försvåra samarbete eller förvirra meddelanden. För att säkerställa professionella, effektiva virtuella möten, följ dessa tips när du är värd för och deltar i videosamtal på jobbet.

1. Med utsikt över säkerhetsåtgärder

Att försumma integritetsåtgärder innan du hoppar på arbetsrelaterade videosamtal är oprofessionellt och osäkert. Du riskerar dina möten för intrångsattacker där tredje part kapar slumpmässiga videokonferenssamtal, t.ex. Zoom-bombning. Observera att inkräktare har olika motiv. Vissa är bara internettroll som vill irritera människor, men andra är skickliga cyberbrottslingar som utför datastöld.

Det bästa sättet är att säkra möten genom att:

• Ställa in lösenord: Ange ett unikt lösenord för varje möte – se till att du skickar dem till deltagarna privat.
• Aktivera väntrum: De låter dig granska och bekräfta deltagare innan du går med.
• Begränsande deltagare: Det är enklare att hantera virtuella möten med begränsade deltagare.

Det är värt att läsa om hur man gör det håll din integritet intakt när du använder videokonferensplattformar.

2. Lämna din mikrofon på under möten

Sluta lämna mikrofonen på under videomöten. Den kommer att plocka upp slumpmässiga ljud från människor i närheten, dina husdjur och utrustning som är igång, som deltagarna kan tycka är distraherande. I värre fall kan ljudet från din ända dränka andras röster.

För att säkerställa klarhet i ljud och röst, använd mute-funktionen med omtanke. Slå på mikrofonen när du pratar, stäng av ljudet när du lyssnar och klicka på emojierna på skärmen om du behöver avbryta högtalarna.

Visserligen kan det bli irriterande att sätta på och stänga av mikrofonen under långa möten. Men det är ett enkelt men effektivt sätt att visa respekt för andras bidrag och uppmärksamhet under konversationer.

3. Ställa in dåliga videosamtalsbakgrunder

Anställda bör hitta en snygg, professionell bakgrund för virtuella möten – det kommer att förbättra intrycket du lämnar på andra. De kommer att se dig som en organiserad individ som alltid har koll på saker och ting. Alternativt gör en rörig, smutsig miljö att du framstår som någon som knappt går på onlinemöten eller samarbeten.

Naturligtvis betyder det inte att du ska bygga bibliotekshyllor på ditt hemmakontor. En vanlig, ren vägg med minimala hinder ser enkel och minimalistisk ut, plus att den inte innehåller distraherande element.

Men om du arbetar med begränsat utrymme, redigera din bakgrund. Låt oss säga att du ofta använder Zoom. Du kan bläddra igenom Zooms virtuella bakgrunder eller sudda ut din omgivning precis innan ditt Zoom-samtal börjar. Du kanske också vill lära dig hur du designar din egen Zoom-bakgrund.

4. Använda privata chattfunktioner för personliga samtal

Undvik att använda den privata chattfunktionen i appar för videokonferenser för personliga konversationer, särskilt när du delar icke-arbetsrelaterade frågor. Det finns en chans att dina handledare kan se dessa meddelanden. Medan värdar inte kan se privata chattar i realtid, visar vissa appar dem i mötesposter efter samtal. Det är säkert att anta att arbetsgivare har total kontroll över företagets konton.

Men även om dina chefer inte granskar privata konversationer manuellt, är det olämpligt att göra nedsättande kommentarer under jobbsamtal. Du kan bli straffad om någon ser dina meddelanden. Fokusera på att upprätthålla en respektfull, produktiv atmosfär – spara dina skämt till lämpliga kanaler.

5. Delta i onlinemöten i felaktiga inställningar

Medan fjärr- och hybridarbetsmodeller erbjuder flexibilitet, bör du fortfarande delta i virtuella möten i lämpliga inställningar. Sluta delta i arbetssamtal när du kör bil, reser eller äter. Du kommer bara att distrahera andra om du sprutar slumpmässiga, tanklösa svar när din uppmärksamhet är delad.

Det bästa sättet är att kommunicera din situation. Antingen schemalägger möten till din nästa tillgänglighet eller väljer bort att delta helt – båda är mer lämpliga än att gå med i dem för att låtsas vara närvarande. Om du inte har en lämplig inställning för att föra samtal hemma, kan du också överväga att gå med i en coworking space. Om du gör det, se till att du Tänk på olika faktorer innan du väljer ditt coworking-utrymme.

Skriv ett professionellt, anpassat OOO-e-postmeddelande innan du går på ledighet. Se till att dina kollegor vet vem de ska kontakta för brådskande förfrågningar och meddelanden, annars kommer de att avbryta din paus.

6. Gå med i onlinemöten sent

Punktlighet är viktigt för både personliga och virtuella möten. Det är hänsynslöst att ringa för sent och orsaka förseningar. Du kommer att slösa bort allas tid på att vänta på dig.

Dessutom visar de flesta videokonferensappar varningar när användare går in i eller lämnar rummet, vilket andra kan tycka är irriterande. Ta Zoom som ett exempel. Det skapar höga bubbelljud när någon går med i samtalet – du kan inte bara smyga in i möten obemärkt. Du kan till och med avbryta huvudtalarens tankegång.

För att undvika dessa förseningar, schemalägg påminnelser i kalenderappar. Ställ in dina larm så att de går fem minuter före möten och synkronisera dem sedan på alla dina arbets- och personliga enheter.

7. Misslyckas med att förbereda din enhet för skärmdelning

Förbered dina enheter i förväg om du ska använda skärmdelningsfunktionen för ett jobbsamtal. Helst bör du rensa alla mappar du ska navigera. Dölj konfidentiella filer, personliga filer och olämpligt innehåll, bland annat icke-arbetsrelaterade föremål, för sömlösa presentationer. Ingenting är mer pinsamt än att dina kollegor ser något privat.

Proffs som ofta håller presentationer bör be om utsedda arbetsanordningar; annars kommer du att slösa tid på att rensa och återställa filer.

8. Att inte lägga någon tanke på ditt utseende

Sluta anta att virtuella möten är kameravalfria. Dina affärspartners eller arbetsledare kan ibland be dig slå på kameran – du bör ta hand om hur du ser ut. Tvätta ansiktet, kamma håret och sätt på en arbetslämplig topp. Placera också kameran nära en ljuskälla så att ditt ansikte är klart och synligt.

9. Engagerar sig slarvigt i tillfälliga samtal

Det är vanligt att anställda ägnar sig åt småprat medan de väntar på att andra deltagare ska delta i arbetssamtal. Trevliga saker bryter den besvärliga tystnaden innan möten börjar. Även om du kan ta upp icke-arbetsrelaterade ämnen lite, vänligen begränsa dig till arbetspassande kommentarer. Bli inte för upphetsad bara för att dina vänner också är på samtalet. Föreställ dig hur pinsamt det skulle vara om dina affärspartners, kunder, kollegor och arbetsledare plötsligt gick med.

Om du är värd för samtalet, aktivera väntrummet så att du kan kontrollera deltagare och ge andra användare en varning. Se till att alla komponerar sig själva innan de släpper in personer med auktoritet. Under tiden bör deltagare vara uppmärksamma på ljudaviseringarna för nya deltagare.

Värdarbete ringer som en affärsproffs

Med fler företag som använder hybrid- och distansarbete kommer virtuella möten gradvis att bli normen. Du bör sluta behandla dem mindre än personliga sammankomster. Till synes mindre fel som att stänga av kameran, se ovårdad ut och använda en rörig bakgrund är oprofessionellt. Din bristande förberedelse kan så småningom förolämpa dina medarbetare.

Skapa en enkel rutin innan du hoppar på videosamtal. Ta för vana att byta om till arbetskläder, testa dina enheter och skapa anständiga bakgrunder.