Grunderna för att använda fält i Airtable

Bland de många produktivitetsverktygen där ute har Airtable stadigt vunnit popularitet, och det av goda skäl.

Airtables unika kombination av ett kalkylblads funktionalitet, en databas informationstäthet och mångfalden av dess många åsikter har gjort det attraktivt för många som en integrerad del av deras produktivitet arsenal.

Så, var börjar du när du precis har satt upp din första bas? Ta dig tid att utforska de olika alternativen och se hur de bäst kan tillgodose dina behov.

Vad är fält i Airtable?

Oavsett om du vill använd Airtable för att hantera projekt, organisera data eller spåra uppgifter, måste du bekanta dig med Airtable-fält för att få ut det mesta av Airtable.

Fält är hörnstenen i datahantering i Airtable, och fungerar som behållare för information, formler och formatering. Varje fält upptar sin egen kolumn i standardrutnätsvyn för din nya bas. Fält gäller på samma sätt för alla poster i din tabell. Du kan inte ange olika formateringsstilar per cell, vilket kan verka begränsande för rena kalkylbladsanvändare.

Du kan dock ha flera rutnätsvyer och tabeller i vilken bas som helst, dölja fält om det behövs och till och med länka information mellan tabeller. Avvägningarna kan tyckas vara restriktiva initialt, men det kan ändras när du väl är bekant med Airtable.

Det primära fältets roll i Airtable

När du startar din nya bas kommer du att märka att vissa fält redan finns i ditt första bord. Fältet längst till vänster är speciellt markerat och låst till vänster sida. Detta är det primära fältet, och det har en viktig roll som den unika identifieraren för ditt register - nästan som en rubrik under vilken all din andra information finns.

Det primära fältet används som en posttitel tvärsöver Airtable utsikt och på många andra platser, till exempel namnet på varje kort i Kanban-vyn eller referensnamnet i länkade poster. Det primära fältet är som standard ett textfält på en rad. Ändå, enligt Supportdokumentation för Airtable, kan du ändra det primära fältet till flera andra fälttyper om det behövs.

Hur man lägger till ett nytt fält i Airtable

Det finns två sätt att lägga till ett fält i Airtable; den första metoden är genom Airtables Grid-vy. Bredvid rubrikerna i dina befintliga fält ser du en rubrik med ett plustecken på. Genom att klicka på det plustecknet öppnas en meny som visar alla tillgängliga fält. Välj en fälttyp, följ eventuella ytterligare instruktioner för att ställa in ditt fält och klicka Skapa fält.

Det andra sättet att lägga till ett fält är inom en enskild post i din bas, tillgänglig i de flesta vyer genom att klicka på posten. Klicka på längst ned i posten Lägg till ett nytt fält i den här tabellen.

Ett popup-fönster kommer att visas där du kan lägga till ett nytt textfält på en rad i posten. Ange ett namn för fältet och använd sedan rullgardinsmenyn för att ändra fälttypen vid behov. Följ eventuella ytterligare instruktioner som visas för att ställa in ditt fält och klicka Spara.

Kom ihåg att om du lägger till ett nytt fält läggs det till i varje post i din tabell, så du kommer sannolikt att hitta en kolumn full av tomma utrymmen nästa gång du går in i tabellens rutnätsvy.

1. Textinmatningsfält

Det finns flera textformat med motsvarande fälttyper i Airtable. Standardtextfältet på en rad är det mest grundläggande fältet och är lämpligt för kortfattade beskrivningar. Om du behöver skriva mer, överväg fältet Lång text, som tillåter inmatning av upp till 100 000 texttecken, radbrytningar och RTF-formatering när du växlar.

Fältet Datum tillåter manuell eller kalenderbaserad inmatning av datum och tid. Dessutom finns det många andra specialiserade fält som telefonnummer, e-post, URL, nummer, valuta, varaktighet och procentandel. Varje fält är utformat för att lagra och formatera sina respektive datatyper.

2. Urvalsbaserade fält

Airtable erbjuder flera fält baserat på att välja olika alternativ. Det här är användbara sätt att kategorisera dina register, hålla reda på uppgifter eller följa en process.

Fältet Kryssruta lägger helt enkelt till en klickbar kryssruta till dina poster. Betygsfältet lägger till ett visuellt rankningssystem från en till tio poäng, inställt på fem stjärnor som standard. Fälten för enstaka val och flera val möjliggör rullgardinsmenyer för kategorisering, där den senare tillåter flera val för en enda post.

3. Slå upp och räkna fält

Fälten Lookup och Count visar Airtables mest distinkta funktionalitet: dess kraftfulla förmåga att ansluta och interagera med olika datamängder genom relationsdatabasmodellen.

Fältet Länk till post kopplar samman poster över tabeller och skapar rika lager av associerad information. Med utgångspunkt i detta låter fältet Sammanställning dig skapa beräkningar och sammanfattningar baserat på fält inom länkade poster.

Fältet Räkna låter dig räkna antalet poster som är kopplade till ett Länk till post-fält. Uppslagsfältet hämtar data från länkade poster, vilket underlättar informationsdelning mellan tabeller utan redundans.

Airtable innehåller en uppsättning fält som lagrar metadata om dina poster. Dessa fält är ovärderliga när du hanterar stora data som ofta ändras.

Fälten Skapat tid och Senast ändrad tid spårar när poster skapades eller senast redigerades. Skapad av och Senast ändrad av identifiera respektive användare som är ansvariga för dessa åtgärder. Du kan välja specifika villkor under vilka detta fält uppdateras vid behov.

Fältet Autonumber tilldelar ett sekventiellt nummer till poster, vilket erbjuder ett konsekvent numreringssystem genom hela tabellen. Medan Airtable själv numrerar dina poster längst till vänster i rutnätsvyn, räknar denna numrering bara antalet synliga poster

5. Andra Airtable-fält

Förutom fälten ovan erbjuder Airtable även några distinkta fält som fungerar i en egen liga. Formelfältet ger en av de mest användbara kalkylbladsfunktionerna till din bas. Detta fält låter dig utföra beräkningar, skapa sammansatta data och bygga logikbaserad funktionalitet.

Om du är van vid verktyg som Microsoft Excel vet du redan hur Formelfältet fungerar, men du kanske vill läsa hur man använder formler i Airtable för att säkerställa att du får ut det mesta av det här fältets kapacitet.

Användarfältet låter dig lägga till någon annan som använder Airtable till en post genom att välja deras namn från en rullgardinslista eller bjuda in dem till basen via e-post. Vissa funktioner i detta fält kan kräva en av Airtables betalplaner.

Streckkodsfältet lagrar streckkoder och QR-koder som skannats via Airtables mobilappar. Slutligen låter knappfältet dig lägga till anpassningsbara knappar till dina poster, som kan förhandsgranska webbsidor, köra skript, ladda anpassade Airtable-tillägg och mer.

Organisera, kommentera och bli mer produktiv med fält i Airtable

Fält hjälper dig att få ut det mesta av datan i din Airtable-bas, och de är inkörsporten till att frigöra Airtables fulla potential för ditt arbetsflöde. Oavsett om du lagrar information, får nya insikter eller skapar skräddarsydda arbetsflöden, är Airtable ett mångsidigt verktyg som hjälper dig att arbeta smartare.

Om du stöter på en fälttyp som du inte har använt tidigare, tveka inte att experimentera och se om den kan höja dina processer.