Vill du få mer gjort med dina projekt? Lär dig hur du använder Airtable för effektiv projektledning.
Har du rätt verktyg för projektledning? Att hantera stora projekt kräver mycket ansträngning för att säkerställa att informationen alltid är uppdaterad och att alla är på samma sida. Om du vill hantera och övervaka ditt projekt effektivt är Airtable en bra plattform att överväga.
Airtable är en extremt funktionsrik och användarvänlig plattform som kombinerar komplexiteten hos projekthanteringsverktyg med enkelheten hos kalkylblad. Så här kan du börja använda Airtable för effektiv projektledning.
Steg 1: Konfigurera din bas
I Airtable kan du ha separata arbetsytor för olika projekt och flera databaser i varje arbetsyta. Databaser i Airtable kallas baser. Baser inom en arbetsyta kan också relateras till varandra, för att förenkla dina data inom varje bas.
Så här ställer du in din Airtable-bas:
- När du logga in på ditt Airtable-konto, kan du antingen börja i din standardarbetsyta eller skapa en ny arbetsyta som kan delas med dina kollegor. För att skapa en ny arbetsyta klickar du bara på Skapa en arbetsyta och namnge din arbetsyta.
- Gå till önskad arbetsyta och klicka Skapa en bas för att ställa in din nya databas.
- Klicka på titeln på basen (som är standard för "Untitled Base") för att byta namn på den. Du kan också anpassa utseendet på sidan här.
- Du kan nu antingen importera befintliga data till din tabell, använda en Airtable-mall eller skapa din tabell från grunden.
- Som standard lägger Airtable redan till några fält för att komma igång. För att redigera dessa fält, dubbelklicka bara på fältnamnet. Detta låter dig ändra fältnamnet och fälttypen.
- För att lägga till fler fält, klicka på + i tabellhuvudet. Välj önskad fälttyp, ange fältnamnet, ställ in konfigurationen och klicka på Skapa fält.
- När du har lagt till alla nödvändiga fält är din databas klar! Du kan också dra och släppa kolumnerna baserat på hur du vill ordna dem.
Om det är första gången du använder Airtable, ger verktyget dig en utmärkt genomgång för att hjälpa dig att sätta upp din första bas.
Steg 2: Skapa och anpassa vyer
Airtable har verkligen revolutionerat enkelheten att visa data. Visa konfigurationer som Grid, Calendar, Gallery, Form, Kanban, etc., erbjuder unika sätt att interagera med data. Airtable låter dig skapa upp till 1000 visningar per bord.
Så här ställer du in din Airtable-vy:
- Som standard skapar Airtable en rutnätsvy för ditt bord. Du kan också skapa ytterligare rutnätsvyer, eller andra vyer, med olika konfigurationer.
- Under Skapa... menyn, klicka på önskad vytyp för att skapa en ny vy.
- I den nyskapade vyn kan du anpassa fälten du vill visa, filtrera posterna baserat på vissa kriterier och även sortera posterna efter dina behov.
Steg 3: Lägga till och hantera medarbetare
På Airtable kan du lägga till teammedlemmar/samarbetspartner till hela din arbetsyta såväl som till individuella baser. Detta hjälper till att säkerställa att alla som arbetar med ett projekt är på samma sida, med en tydlig översikt över delad information, uppgifter, tidslinjer etc.
Så här lägger du till medarbetare till din Airtable-arbetsyta:
- Gå till din Airtable-hemsida och välj arbetsytan.
- Klicka på Dela med sig och lägg till dina medarbetare via e-post.
- Dina medarbetare får en e-postinbjudan att gå med i din arbetsyta. När de accepterar inbjudan kommer de att kunna komma åt alla baser inom den delade arbetsytan.
Så här lägger du till medarbetare till din Airtable-bas:
- Gå till din Airtable-bas.
- Klicka på Dela med sig och lägg till dina medarbetare via e-post.
- Dina medarbetare får en e-postinbjudan att gå med i din bas. När de accepterar inbjudan kommer de bara att kunna komma åt data i den delade basen.
När dina medarbetare har gått med kan du klicka på Dela med sig igen för att se listan över samarbetspartners samt redigera åtkomstbehörigheterna.
Inom en bas kan du använda fälttypen "Användare" för att lägga till dina medarbetare till enskilda poster. Detta har också en aviseringsfunktion som meddelar medarbetaren med ett e-postmeddelande när de tilldelas en post.
Andra användbara funktioner i Airtable
De steg som nämns ovan borde räcka för att du ska komma igång med projektledning och samarbete med Airtable. Om du vill förbättra ditt Airtable-spel kan du också kolla in följande funktioner som säkerligen kommer att förbättra din projektledningsupplevelse:
1. Gränssnitt
Med Airtables gränssnittsdesigner kan du skapa en skräddarsydd upplevelse för dig och dina teammedlemmar. Verktyget möjliggör flexibiliteten att visualisera och redigera poster på anpassade sätt utan att kompromissa med integriteten hos basvyerna.
Du kan använda den för att skapa unika projektinstrumentpaneler som visar dig exakt vad du vill se, på det sätt du vill se det.
2. Automatiseringar
Airtable Automations hjälper till att automatisera repetitiva uppgifter, som att skicka e-post, uppdatera poster, etc. Med den här funktionen kan du också integrera din bas med externa appar som Outlook och Google Sheets för att utföra vissa uppgifter automatiskt.
Airtable har också funktionen att skapa länkade baser, det vill säga baser som fungerar tillsammans genom att länka liknande fält över tabeller. Detta hjälper till att säkerställa att dina data alltid uppdateras över tabellerna, vilket förbättrar tydlighet och transparens.
4. Skrivskyddad delning
Airtables skrivskyddade delning gör att du kan dela data från utvalda vyer med externa användare. Dessa användare behöver inte läggas till som samarbetspartner till din bas, och kommer bara att kunna se posterna baserat på hur du har konfigurerat den delade vyn.
5. Formel funktion
I likhet med kalkylprogram som Microsoft Excel och Google Sheets har Airtable också förmågan att generera beräknade data. Du kan skapa ett fält med typen "Formel" och ställ in önskad formel och formateringsregler för att utföra allt från enkel aritmetik till komplex dataanalys.
Uppgradera din projektledning med Airtable
I snabba miljöer är det avgörande att ha klarhet över ditt projekt vid varje givet ögonblick. Det är därför du behöver rätt verktyg för att förenkla saker för alla inblandade, och Airtable passar definitivt.
Airtables användarvänliga, färgglada gränssnitt gör det enkelt att sätta upp en projektdatabas på några minuter. Plattformar som Airtable är ett måste för en produktiv, samarbetsvillig och effektiv arbetsyta.
