Hur man eliminerar papperstrassel och organiserar ditt liv digitalt

Pappersröra kan vara irriterande att bli av med, särskilt när det finns travar överallt. Oavsett hur försiktig du är, hopar sig papper och det kan vara överväldigande att organisera stora mängder papper.

Men genom att anamma ett miljövänligt tillvägagångssätt för pappersorganisation och att använda ett digitalt system håller ditt utrymme rörigt och bekvämt. Här är några steg som hjälper dig att eliminera papperstrassel och organisera ditt liv digitalt.

1. Bedöm din nuvarande situation

Att rensa och organisera ditt utrymme kan vara en överväldigande och stressande process. Inledningsvis kan du känna dig osäker på hur och var du ska börja städningen. Men att ta några minuter för att bedöma din nuvarande papperstrasselsituation innan du dyker in i en komplett digital makeover hjälper mycket.

Du kan börja med att kategorisera dina papper efter hur viktiga de är. Bestäm sedan var du har flest papper, som dina kontorslådor, skrivbord eller bokhyllor. Bestäm också vilka lagringsenheter och resurser du behöver för digital organisation, som en

gratis molnlagringslösning, en bildskanner och mobilapplikationer.

Att bedöma ditt utrymme gör det enklare att rensa bort och gör att du kan planera en effektiv strategi för digitalisering. Du kan till och med visualisera ditt digitala system och din nya arbetsyta för att motivera dig för de kommande uppgifterna.

2. Digitalisera befintligt pappersarbete

Du kan söka efter ett specifikt dokument men kan inte hitta det eftersom ditt arbetsbord är täckt med högar av papper, gamla räkningar, kvitton och utskrivna e-postmeddelanden. Att digitalisera ditt pappersarbete innebär att du inte längre behöver förvara eller lagra högar med dokument och fakturor. Du behöver inte söka igenom arkivskåp och lådor för att hitta specifika filer.

Digitalisera ditt pappersarbete genom att skanna och lagra dem, så att du kan hämta information när det behövs. Du kan använda en bildskanner eller skannerappar på din iPhone och Android-smarttelefon för att fånga dina dokument. Sedan kan du spara dina skanningar som JPG eller PDF. Detta gör att du enkelt kan dela dina filer med andra, vilket eliminerar behovet av att kompilera och skicka papper med bud.

3. Aktivera onlinefakturering och kontoutdrag

Föreställ dig att du får alla dina räkningar, kvitton och bokslut via e-post. Det skulle inte behövas rota igenom högar av kvitton och fakturor och leta efter en viss kvitto, och ditt utrymme kommer att vara pappersfritt.

Med onlinefakturering och kontoutdrag minskar du avsevärt mängden papperstrassel runt dig. Detta gör att du kan praktisera miljövård genom att minska miljöpåverkan från pappersproduktion.

Du kan ta emot alla dina fakturor och kvitton online, vilket gör dem lättillgängliga via din mobila enhet eller bärbara dator. Onlinefakturering hjälper dig också att spåra din betalningshistorik och registrera transaktioner och utgifter.

Dessutom många appar för kvittohanterare och gratis fakturaappar erbjuder funktioner som utgiftsspårning och betalningspåminnelser, som låter dig hålla dig uppdaterad och undvika missade betalningar.

4. Automatisera digital dokumentsignering

Världen har blivit så digital att du enkelt kan manövrera besväret med att signera dokument med en penna på papper. Med appar för att signera dokument online, kan du spara tid och eliminera papperstrassel som genereras genom att skriva ut och signera fysiska kopior av dokument.

Vissa digitala dokumentsigneringsplattformar erbjuder också datakryptering som en säkerhetsåtgärd, vilket minskar risken för dokumentmanipulering.

Att anta en praxis för digital dokumentsignering hjälper dig att odla ett papperslöst tänkesätt, där du blir mer mottagliga för att ta till sig andra metoder för att lösa papper och organisera din livsstil digitalt.

5. Lagra dokument i molnet

Molnlagring har blivit ett av världens mest innovativa sätt att lagra och bevara känslig data. Det är ett bra sätt att hålla ditt rymdpapper fritt och organiserat. Du behöver inte lagra eller bevara många fysiska kopior av papper längre, vilket eliminerar behovet av att förvara dokument i skåp, pärmar och hyllor.

Att lagra dina filer i molnet hjälper dig också att hantera och organisera dina dokument bättre. Många molnlagringsplattformar tillhandahåller verktyg för enkel organisation, vilket säkerställer enkel hämtning av filer. Molnlagringsteknik erbjuder också avancerade säkerhetstjänster som skyddar ditt dokument, så att du kan dela filer med andra på ett säkert sätt.

När de inte förvaras på rätt sätt är fysiska dokument mer benägna att skadas, försvinna och stöldas. Men att lagra dina filer i molnet säkerställer långtidsbevarande, vilket skyddar dina dokument från skador och felplaceringar.

Dessutom erbjuder molnlagring gott om utrymme för att lagra så många dokument du vill och överföra dem till andra via din mobila enhet eller bärbara dator.

6. Ställ in Printer Defaults till Dubbelsidig

Dubbelsidig utskrift innebär att du anpassar din skrivare så att den skriver ut på båda sidor av papperet automatiskt. Detta hjälper till att minska mängden papperstrassel i ditt utrymme.

Att skriva ut mindre papper innebär att du minskar antalet dokument du fysiskt lagrar i dina skåp och hyllor. Det uppmuntrar dig också att minimera pappersanvändningen och sträva efter en skräpfri, organiserad miljö och livsstil.

Duplexutskrift hjälper dig inte bara att halvera volymen av papperstrassel; det låter dig också spara papperskostnader och främjar miljövård genom att minska antalet träd som används för att tillverka papper.

7. Eliminera skrivbordspapper/brevfack

Skrivbordspappersfack blir ofta en bekväm plats för att stapla upp inkommande papper, vilket orsakar papperstrassel. Du kan börja organisera ditt liv digitalt genom att ta bort dina pappersfack. Ja, att behålla pappersfack kan vara frestande, särskilt när du vill ha enkel åtkomst till dina filer.

Men om du vill ha en skräpfri och organiserad arbetsyta bör du välja en digital metod för pappersorganisation. Med pappersfack ur vägen kan du bearbeta och hantera inkommande dokument snabbare och hålla ett snyggt skrivbord.

Dessutom kommer du att lägga mindre tid på att organisera och rengöra skrivbordspappersfack när du lagrar och hanterar dina dokument digitalt. Att eliminera pappersfack hjälper dig också att utveckla ett tänkefritt tänkesätt, vilket påverkar dig att anta en mer organiserad livsstil.

Övergång till ett pappersfritt utrymme

Det är normalt att papper ackumuleras med tiden under arbetet. Att anamma ett digitalt förhållningssätt för att organisera dina dokument och upprätthålla ett pappersfritt utrymme är dock ett mer effektivt och hållbart sätt att hantera ditt företag och ditt liv.

Du kommer att upptäcka att digitalisering av ditt papper hjälper dig att organisera ditt privatliv och arbetsliv effektivt. Den prioriterar också viktiga dokument, vilket gör dem lättillgängliga och bättre lagrade.