10 smarta tips och funktioner för effektiva zoomsamtal

Viktiga takeaways

• Schemalägg återkommande möten med en enda länk för att spara tid och låta deltagarna planera i förväg.
• Starta möten med deltagare på tyst för att eliminera distraktioner och möjliggöra effektiv kommunikation.
• Inaktivera automatiska programuppdateringar för att undvika förseningar under samtal och säkerställa en uppdaterad appupplevelse.

I takt med att den virtuella arbetsplatsen har blivit allt mer norm, förlitar sig fler och fler på Zoom för onlinesamtal. Zoomsamtal har blivit de facto standarden för distansmöten och samarbete.

Sedan starten har Zoom konsekvent introducerat nya funktioner som användare som vi kan utnyttja för att göra våra möten mer effektiva. Ändå, trots ökningen av dess popularitet, är det inte många av oss som vet hur man använder appen på bästa sätt.

I den här artikeln ska vi titta på några tips och tricks för att göra dina Zoom-samtal mer effektiva.

Om du har några möten som inträffar med jämna mellanrum i tid (dagligen, veckovis, månadsvis, etc.), är det perfekt att sätta upp återkommande möten. Med Zooms återkommande möten kan du använda samma mötes-ID och inställningar för varje händelse.

Att schemalägga återkommande möten kan hjälpa dig att boka flera möten i förväg, vilket minskar slöseriet med att sätta upp nya varje gång. Det gör också att deltagarna kan planera sina evenemang i god tid, eftersom de kan se alla sina kommande möten när de koppla sin kalender till Zoom.

Du kan schemalägga återkommande möten genom att klicka Schemalägg en händelse på Zoom-klienten.

2. Kickstartmöten med deltagare på Mute

Distraherande samtal och bakgrundsljud kan enkelt hindra ditt annars produktiva samtal. Som värd för ett möte kan du välja att låta alla som går med i samtalet börja på tyst. Detta säkerställer ett lugnt utrymme där deltagarna bara kan välja att stänga av ljudet när de vill prata.

Du kan antingen välja att be alla deltagare att stänga av ljudet själva när det behövs eller ställa in en förhandsgodkännandeprocess för att stänga av ljudet för enskilda deltagare.

Du kan aktivera detta genom att gå till inställningar > Visa fler inställningar > Schemalägg möte, sedan aktivera Stäng av ljudet för alla deltagare när de går med i ett möte.

3. Inaktivera automatiska programuppdateringar

Zoom uppgraderar ofta sin mjukvara för att fixa buggar och lägga till nya funktioner, vilket är bra! Men att vänta på att uppdateringarna ska köras när du måste hoppa på ett samtal kan vara extremt irriterande. För att undvika detta krångel kan du helt enkelt inaktivera de automatiska uppdateringarna.

När ditt möte är över kan du leta efter och installera alla tillgängliga uppdateringar. Detta minskar samtalsförseningar samtidigt som du säkerställer att du får den mest uppdaterade appupplevelsen.

För att inaktivera automatiska programuppdateringar, gå till inställningar > Allmän och avmarkera kryssrutan för Håll Zoom-skrivbordsklienten automatiskt uppdaterad.

4. Styr ditt utrymme med väntrum

Med Zooms väntrumsfunktion kan värden bestämma när en gäst går med i samtalet. Du har möjlighet att släppa in deltagare en efter en eller släppa in alla på en gång från väntrummet.

Om du har skapat ett väntrum för ditt möte kommer deltagarna att se en standardskärm när de går med i samtalet. Zoom låter dig också anpassa den här skärmen. Du kan lägga till din företagslogotyp, lite text och en introduktionsvideo som deltagarna kan se innan de går med.

För att aktivera väntrum, gå till inställningar > Visa fler inställningar > säkerhet, och aktivera växlingsknappen för Väntrum.

5. Utnyttja potentialen i Breakout Rooms

Zooms grupprumsfunktion rekommenderas starkt för möten som kan kräva deltagande och samarbete av flera mindre grupper.

Detta kan vara idealiskt för brainstormingsessioner eller gruppprojekt. Ett Zoom-möte kan delas upp i så många som 50 grupprum. Värden kan välja att automatiskt eller manuellt tilldela deltagarna till grupprum.

För att aktivera grupprum, gå till inställningar > Visa fler inställningar > I möte (avancerat), och aktivera växlingsknappen för Breakout Room - Rum.

6. Förvisa bakgrundsljud

Onlinemöten är mycket känsliga för störningar från bakgrundsljud. Buller från trafik utanför, barn som gråter i ett annat rum eller varningar från hushållsapparater kan lätt minska effektiviteten i ditt samtal.

Att använda brusreduceringsfunktionen i Zoom kan hjälpa till förbättra din Zoom-ljudkvalitet genom att minska bakgrundsljudet. Zooms brusreduceringsfunktion erbjuder olika nivåer av brusreducering som du kan välja baserat på din användning.

För att använda Zooms inbyggda brusreducering, gå till inställningar > Audio > Dämpning av bakgrundsbrus, och välj den optimala alternativknappen för din inställning (Auto, Låg, Medium, Hög).

7. Få bildtexter till hands

Mötestranskribering blir allt viktigare på arbetsplatser som strävar efter att vara tillgängliga och inkluderande. Avskrifter är också utmärkta för att skapa anteckningar, rapporter och annat skriftligt material efter ett möte.

Transkriptionsverktyg som Utter eller den inbyggda transkriptionsfunktionen i Krisp, använd AI för realtidstranskribering, vilket gör möten enkla att följa för alla deltagare. Otters mötesassistent kan också generera innehåll baserat på mötesdata och svara på frågor i chatten.

För att aktivera grupprum, gå till inställningar > Visa fler inställningar > I möte (avancerat), och aktivera växlingsknappen för Automatiserade bildtexter.

8. Förbättra tillgängligheten med Mouse Highlight

Om du gör en presentation eller demo och vill dela din skärm, se till att alternativet för musspotlight är aktiverat. Publiken kommer bättre att kunna koncentrera sig på innehållet på skärmen och följa dina instruktioner under tiden använda fokusläget i zoom.

När musens spotlight-funktion är på, kommer en färgad cirkel eller spotlight visuellt att markera markörens position och rörelser. Du kan också använda funktionen "Vanishing Pen" för att markera och göra anteckningar på whiteboardtavlan eller den delade skärmen utan att behöva oroa dig för att radera eller ångra dina klotter.

När du delar din skärm under ett möte är spotlight-funktionen endast tillgänglig i verktygsfältet "Annotera" efter att du har börjat dela din skärm.

9. Förbättra mötesupplevelsen med uppslukande utsikt

Uppslukande vy kan hjälpa gör din Zoom-upplevelse roligare. Den här funktionen tillhandahåller flera virtuella bakgrunder, såsom en auditorium, ett klassrum och ett café, där alla deltagare kan visas.

Om en deltagare använder en skrivbordsklient, mobilapp eller Zoom Room som inte stöder Immersive View, kommer de att se de andra deltagarna i standardgallerivyn eller högtalarvyn.

Funktionen Immersive View är tillgänglig när du klickar på Se i det övre högra hörnet av mötesskärmen.

10. Mästarmöten med kortkommandon

Du kan få ut mycket mer av Zoom om du tar dig tid att lära dig och använda de olika tangentbordsgenvägarna som finns tillgängliga. Dessa låter dig snabbt göra saker som att stänga av eller stänga av ljudet, gå till helskärm, dela din skärm och mer.

Här är några praktiska genvägar att prova:

• Alt + V för att starta/stoppa din video
• Alt + A för att stänga av/slå på dig själv
• Alt + F för att gå in i/avsluta helskärmsläge
• Alt + Shift + I för att kopiera mötesinbjudningslänken

För att se alla kortkommandon tillgängliga på Zoom, gå till inställningar > Tangentbordsgenvägar.

Zooma dig igenom onlinesamtal

Med så fantastiska funktioner är Zoom det perfekta verktyget för att upprätthålla kontakter i en avlägsen arbets- eller inlärningsmiljö. Det är ett bra sätt att hålla kontakten med människor i denna tid av distansarbete och social isolering, oavsett om du har ett möte med kollegor, pratar med släktingar eller har en virtuell födelsedag fest.

Utforska tipsen och funktionerna som nämns ovan för mer effektiva Zoom-samtal som kommer att imponera på både dina kollegor och vänner.