Hur man skriver ett kondoleansmail på jobbet (med mallar)

När en kollega upplever en förlust kan din omtänksamma uppvisning av stöd vara en känsla av stor tröst för dem. Men att uttrycka dina kondoleanser via e-post kan vara ganska svårt. Istället för att trösta dem kan det sluta med att du orsakar din kollega ännu mer ångest genom att av misstag säga något fel.

Det är därför du bör veta hur man skriver ett professionellt kondoleansmail på jobbet. Läs vidare för att lära dig vad du bör och inte bör göra med att erbjuda tröst via e-post. Vi har också inkluderat olika e-postmallar för kondoleans som du kan använda för att uttrycka dina sympatier.

Saker att göra när du skriver ett kondoleansmeddelande

Här är några saker du bör göra när du skriver ett kondoleansmeddelande:

En lämplig ämnesrad

Börja e-postmeddelandet med en lämplig ämnesrad. Du kan använda fraser som "Förlåt för din förlust", "Mina kondoleanser", "Mina sympatier" eller "Tyvärr att höra om din förlust."

Syftet är att skriva något kortfattat och rakt på sak, så att din kollega omedelbart vet syftet med e-postmeddelandet. De kan sedan bestämma om de vill öppna den eller inte.

Gå rakt på sak

När det kommer till professionella miljöer finns det några vanliga misstag att undvika i dina öppningsrader för e-post. Så, gå aldrig av spåret och prata om saker som inte är relaterade, särskilt när du skriver professionella kondoleansmail.

Du måste förstå att din kollega sörjer, så du bör inte slösa bort sin tid med onödigt långa e-postmeddelanden. Gå rakt på sak genom att säga något i stil med "Jag hörde om din förlust och jag framför mina djupaste kondoleanser." eller bara "Jag är väldigt ledsen för din förlust."

Gör det personligt

Om du vet vilken relation din kollega hade till den avlidne, överväg att inkludera denna information för att få e-postmeddelandet att låta mer personligt. Ett exempel skulle vara: "Jag är verkligen ledsen över att din bror gick bort."

Om du personligen känner personen som gick bort, överväg att inkludera ett delat minne av dem i kondoleansmeddelandet. Detta kommer inte bara att hedra deras minne, utan också visa ditt stöd för de sörjande.

Erbjud ditt stöd

I det sista avsnittet av ditt kondoleansmeddelande, se till att erbjuda ditt stöd till din kollega. Berätta för dem att du alltid kommer att finnas där för dem, och de har ditt fulla stöd under denna tuffa tid. På så sätt kommer din kollega inte att känna sig ensam i sin sorgeprocess.

Ännu viktigare, var redo att erbjuda ditt stöd om din kollega ber om det, oavsett om det är i form av ett snabbt samtal eller ett personligt besök. Men även om de inte behöver någon hjälp för tillfället, kommer din kollega definitivt att uppskatta gesten.

Du kan sedan avsluta e-postmeddelandet med en professionell signatur eftersom det är en av de topp e-etikett att göra så. Det får dig inte bara att se mer professionell ut, utan hjälper också mottagaren att kontakta dig vid behov.

Saker att undvika när du skriver ett kondoleansmeddelande

Här är några saker du bör undvika till varje pris när du skriver ett kondoleansmeddelande i en professionell miljö:

En tillfällig hälsning

När det kommer till professionella e-postmeddelanden är tumregeln att undvika tillfälliga hälsningar. Detta är särskilt viktigt när det gäller e-postmeddelanden som erbjuder kondoleanser.

Det finns olika professionella hälsningar du kan använda istället, som ”Hälsningar”, ”Kära herr/fru” eller en enkel ”Herr/fru” före namnet på din medarbetare. Du kan använda ett "Hej" om den sörjande är en nära arbetsvän. Men allt mer avslappnat kan framstå som oförskämt.

Förutsatt religiös övertygelse

Att anta din kollegas religiösa övertygelse och inkludera religiösa kondoleanser i ditt e-postmeddelande baserat på dessa antaganden är aldrig en bra idé. Din kollega kan tycka att detta är olämpligt eller rent av respektlöst.

Men om du är nära de sörjande och verkligen tror att det kommer att trösta dem om du nämner ett välbekant religiöst talesätt, kan du göra det. Men se till att det är kortfattat och att orden är korrekt inramade.

Ge oönskade råd och jämföra deras förlust med din egen

Många människor gör misstaget att ge oönskade råd när de ger kondoleanser. Du måste förstå att, om det behövs, en person skulle be om råd på egen hand. Så undvik att säga saker som "Försök att hålla dig sysselsatt för att hålla tankarna borta från denna tragedi."

Dessutom vill ingen att deras sorg ska ogiltigförklaras eller jämföras med någon annans. Så se till att undvika att skapa paralleller mellan förlusten av dina medarbetare och dina egna.

Kondoleans e-postmallar

Här är några e-postmallar för kondoleans som du kan använda för att visa ditt stöd till en kollega. Du kan också skapa:

Mall 1:

Ämnesrad: Jag beklagar sorgen

Hej [kollegans namn],

Jag är djupt ledsen att höra om din förlust. Jag vill framföra mina djupaste kondoleanser. [Den avlidnes namn] var en fantastisk person, och jag minns dem med glädje från den tiden vi träffades [Säg när du träffade den avlidne].

Jag vill att du ska veta att jag finns här för dig om du behöver något.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Läs mer

Mall 2:

Ämnesrad: Jag beklagar förlusten.

Hej [kollegans namn],

Jag hörde om den senaste förlusten i din familj. Vänligen acceptera mina djupaste sympatier. Jag hoppas att du finner tröst i de goda minnen du delat med dem. [Infoga det delade goda minnet] är fortfarande ett av mina finaste minnen med dem som jag värnar djupt.

Om du behöver något eller vill ha någon att prata med, vänligen vet att jag bara är ett samtal bort.

Vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Läs mer

Mall 3:

Ämnesrad: Mina sympatier.

Bästa [kollegans namn],

Jag är djupt ledsen att höra att [avliden namn] har gått bort. Jag hoppas att du har allt stöd du behöver för att ta dig igenom denna svåra tid. Hör gärna av dig om du behöver något alls.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Läs mer

Professionella kondoleansmeddelanden kan stärka arbetsrelationer

Det här är vad du bör och inte får göra för att skriva ett professionellt kondoleansmeddelande, tillsammans med några mallar som hjälper dig. Börja din e-post med en kortfattad ämnesrad och använd en professionell hälsning.

Glöm inte att hålla e-postmeddelandet kort, uttrycka dina kondoleanser och visa ditt stöd. Se också till att läsa din e-post en gång till innan du trycker på "skicka" för att säkerställa att du inte av misstag säger något som gör saken värre.