Hur man skriver ett e-postmeddelande med professionell semesterförfrågan (med mallar)

Att få semestertiden godkänd är svårt. Men ett gediget e-postmeddelande med semesterförfrågan kan hjälpa dig att få lite välbehövlig ledighet. En professionell semesterförfrågan via e-post kräver att du undersöker företagets semesterpolicy i förväg.

Du måste också skriva ner all nödvändig information, inklusive ledighetsdatum, din strategi och eventuella sekundära kontaktformer. Här är en detaljerad guide till hur du skriver ett professionellt e-postmeddelande med semesterförfrågan, tillsammans med mallar som hjälper dig att komma igång.

Saker att göra innan du skriver ett e-postmeddelande med semesterförfrågan

Här är några saker du måste göra innan du skriver ett e-postmeddelande med semesterförfrågan:

Undersök företagets semesterpolicy

Olika företag har olika rutiner och riktlinjer för semesterförfrågningar. Att följa dessa standarder är viktigt om du vill att din semesterförfrågan ska bli godkänd. Så du måste undersöka semesterpolicyn för ditt företag i förväg.

Detta kommer att berätta hur tidigt du behöver meddela när du ansöker om semesterdagar. Det hjälper dig också att räkna ut antalet semesterdagar du har rätt till baserat på dina omständigheter.

Rådfråga dina medarbetare

Det är mycket viktigt att prata med dina arbetskamrater innan du ansöker om semester. Chatta om deras tillgänglighet under de dagar som du är borta för att förhindra eventuella flaskhalsar i arbetsflödet.

Det är också en bra idé att prata om företagets policy och ledningens inställning till semesterförfrågningar. Vem vet, en medarbetare med tidigare erfarenhet av att skriva semesterförfrågningar kanske kan hjälpa dig att skriva ett vinnande överklagande.

Nämn det vardagligt i förväg

Det är inte en bra idé att blinda din chef med ett e-postmeddelande som ber om ledighet. Så överväg att nonchalant nämna dina planer för dem i förväg.

Detta kan vara enkelt eller mer subtilt, beroende på vilken kommunikationsstil din chef föredrar. Att veta små saker som dessa om din överordnade är viktigt om du vill förbättra din relation med din chef.

Genom att nonchalant nämna dina planer på att åka på semester kommer din chef att ha tid att anpassa arbetsflödet. De kommer också att kunna schemalägga extra pass för att kompensera för din frånvaro om det skulle behövas.

Hur man skriver ett e-postmeddelande med professionell semesterförfrågan

Här är en steg-för-steg-guide för att skriva ett professionellt e-postmeddelande som begär semestertid:

1. Börja med rätt ämnesrad

Välj en tydlig och kortfattad ämnesrad för ditt e-postmeddelande. Syftet med en ämnesrad är att komma över avsikten med ditt e-postmeddelande, vilket i det här fallet är att begära semestertid. Så du kan gå med något som "Request for Vacation Days" eller "Vacation Request". På så sätt kommer din chef att veta med ett ögonkast vad din e-post handlar om.

2. Gå rakt på sak

Du måste komma rakt på sak när du skriver de första raderna i ditt e-postmeddelande med semesterförfrågan. Skriv på ett artigt sätt och berätta för din chef att du behöver semester.

Även om du inte behöver avslöja dina skäl till att begära ledigt, kan du skriva ner dem om du har en nära relation med din chef. Men om du bara ger din chef en kort varsel, är det en bra idé att avslöja dina omständigheter oavsett hur nära du är din överordnade.

3. Glöm inte datumen

Därefter bör du inkludera de exakta datumen då du är ledig från jobbet. Om du nämnde dina semesterdatum i ämnesraden, dubbelkolla för att säkerställa att de matchar datumen i e-postmeddelandet. Om ditt företag har en betald ledighetspolicy, var noga med att nämna hur många timmar du kommer att ta ledigt.

4. Detaljera din strategi

I strategidelen av ditt e-postmeddelande kommer du att berätta för din chef hur ditt arbete kommer att hanteras när du är borta. Du bör berätta vilka projekt du arbetar med just nu och vilket ansvar dessa projekt innebär.

Det är en bra idé att lista alla uppgifter som du arbetar med när du skriver e-postmeddelandet. Nämn sedan vilka uppgifter du kan och inte kan utföra innan din begärda ledighet.

Berätta dessutom för dem vilka uppgifter du kommer att delegera och vilka deadlines kommer att vara under din frånvaro. Denna information bör innehålla namn och kontaktuppgifter för den kollega eller team som kommer att hantera ditt ansvar.

Att koppla av från jobbet innan en semester är en bra idé. Men om du vill att din organisation ska kunna kontakta dig under din semester, överväg att inkludera ett avsnitt om ditt föredragna kontaktsätt.

Lista ner den tid under vilken du kommer att vara tillgänglig i det här kontaktläget. Om du vill kan du även inkludera ett nödnummer ifall företaget behöver kontakta under tider då du inte är tillgänglig på ditt föredragna kontaktläge.

6. Förmedla ditt tack och öppenhet för alla frågor

Det är vanlig artighet att avsluta ett mejl med att berätta för din chef att du är öppen för alla frågor. För att underlätta detta kan du lägga till din föredragna jobbkontakt, som din jobbmail. Du kan till och med berätta för din chef att du är redo för en chatt ansikte mot ansikte om det behövs.

När du avslutar semesterförfrågan via e-post, glöm inte att tacka din chef för att han gav dig sin tid. Ett enkelt "tack". kommer att räcka.

E-postmallar för semesterförfrågan

Här är några mallar för semesterförfrågningar som hjälper dig att komma igång med ditt eget överklagande:

Mall 1:

Ämne: [Ditt namn] Semesterförfrågan

Bästa [chefens namn],

Hoppas detta mejl hittar dig bra.

Jag skulle vilja begära semester från [infoga datum] till [infoga datum]. Jag kommer att ha alla mina projekt avslutade före startdatumet för den begärda semestertiden. Dessutom har [ange medarbetarens namn] gått med på att ta mig an mitt arbete under min frånvaro.

För akut kontakt under min semester kan du ringa mig på mitt mobilnummer [infoga telefonnummer]. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta mig med min jobbmail: [infoga e-postadress].

Tack för din tid.

[Ditt namn]

Läs mer

Mall 2:

Ämne: [Ditt namn] E-postmeddelande som begär semestertid

Bästa [chefens namn],

Hälsningar för dagen!

Jag skickar ett e-postmeddelande för att begära semester från [infoga datum] till [infoga datum]. Jag behöver den här ledigheten eftersom [infoga anledning]. Jag har tilldelat mina pågående projekt och uppgifter till [ange medarbetarens namn], som har gått med på att ta mig an mina projekt under min frånvaro.

Mitt team har också gått med på att täcka mitt arbete under mina semesterdagar. Jag kommer att vara otillgänglig för kontakt under denna lediga tid, men om du behöver mig akut kan du ringa mig på [infoga telefonnummer].

Om du har ytterligare frågor kan du kontakta mig på [infoga e-postadress].

Tack för din tid.

[Ditt namn]

Läs mer

Mall 3:

Ämne: [Ditt namn] Begär ledigt semester från [Datum] till [Datum]

Bästa [chefens namn],

Hoppas du mår bra.

Som vi tidigare diskuterat vill jag begära semesterledighet från [ange datum] till [ange datum]. Jag kommer att avsluta mina planerade projekt när jag kommer tillbaka från semestern. Under tiden har mitt team gått med på att ta mig an mitt arbete under min frånvaro.

Om du har frågor om min begäran, vänligen maila mig på [infoga e-post]. Om du behöver kontakta mig medan jag är borta kan du ringa mig på mitt mobilnummer [infoga telefonnummer].

Ser fram emot ditt svar inom de närmaste dagarna.

Tack för din tid.

[Ditt namn]

Läs mer

Att begära semester borde inte vara en utmaning

För att säkerställa att din semesterförfrågan accepteras, se till att undersöka ditt företags ledighetspolicy. När du skriver e-postmeddelandet, håll dig till punkten och specificera hur ditt arbete kommer att hanteras i din frånvaro.

Berätta också för din chef hur de kan komma i kontakt med dig i händelse av en nödsituation. Det är också en bra idé att informera dina överordnade innan du skickar semesterförfrågan via e-post. Detta kommer att förhindra att de blir blindseende eller av misstag ignorerar e-postmeddelandet.