Hur man använder Microsoft Word för rösttranskriptioner

Att prata är i allmänhet snabbare än att skriva för vår produktivitet. Medan Diktera i Microsoft Word kan skapa ett dokument med din röst, kan du också använda Transkribera för att konvertera en ljudfil till text. Den här artikeln kommer att visa dig hur du använder funktionen Transkribera i Word och visar dokument som föreläsningsanteckningar, mötesmöten och allt annat som finns i inspelat ljud.

Hur man börjar transkribera i Word

Knappen Transkribera finns under knappen Office Dictation på menyfliksområdet i Röst grupp (upptäck Mic ikon). För närvarande kan du bara se det om du har Word för webben och Microsoft Word för Windows med ett Microsoft 365-abonnemang. Skärmbilderna nedan är från Word-skrivbordet i Microsoft 365.

Starta Microsoft Word på skrivbordet eller Word-webbappen i Microsoft Edge och Chrome. Du kan diktera och transkribera en ny inspelning eller ladda upp en ljudfil från en annan källa.

1. På bandet, gå till Hem > Diktera.
2. Välj rullgardinsmenyn för att utöka alternativen under Diktera.
3. Välj Transkribera.
4. Transkriberingsrutan öppnas till höger och erbjuder två metoder för att påbörja processen.

Ladda upp ljud

Som instruktionerna antyder kan du ladda upp en ljudfil i de .wav-, .mp4-, .m4a- och .mp3-format som stöds. Röst-till-text-konverteringen sker i molnet via ditt OneDrive-konto. Uppladdningstiden till OneDrive kan ta lite tid beroende på filstorleken på inspelningen och din internethastighet. Så håll alltid fönstret Transkribering öppen tills konverteringen är klar.

1. Välj Ladda upp ljud i rutan Transkribera.
2. Gå till platsen för den sparade ljudfilen och välj den.
3. Filen transkriberas och texten visas i rutan Transkribera med en tidsstämpel. Röstanteckningarna är åtskilda av högtalare i transkriptionen.
4. Välj + ikonen för att lägga till utdraget till dokumentet till vänster eller penna ikonen för att redigera utdraget innan du lägger till det i dokumentet.
5. De Lägg till i dokument knappen erbjuder flera alternativ för att hantera den transkriberade texten. Du kan till exempel välja att bara lägga till texten utan tidsstämplar och högtalaretiketter.

Börja filma

Du kan också diktera (eller spela in via PC-mikrofonen) och låta Word transkribera det direkt. Processen är densamma i bakgrunden som nämnts ovan.

1. Välj Börja filma knappen i rutan Transkribera.
2. Välj Spara och transkribera nu när inspelningen är klar. Du kan också trycka på mikrofonikonen för att pausa och återuppta inspelningen.
3. Till skillnad från Dictate kommer du inte att se röst-till-text-konverteringen direkt i dokumentet förrän Word har slutfört transkriptionen i bakgrunden.
4. Välj hur du vill visa den transkriberade texten i dokumentet med alternativen under Lägg till i dokument knapp.

Observera att efter att transkriptionen är klar, lagras inte dina ljud- och transkriptionsresultat av Microsoft.

Skillnaden mellan transkribera och diktera

Som all bra transkriptionsprogramvara fungerar Microsoft Words Transcribe and Dictate hand i hand. Använd Dictate när du bara behöver konvertera ditt realtidstal till text. Välj Transkribera för tidigare inspelat ljud som behöver en textkonvertering. Det finns också andra subtila skillnader – till exempel separerar Words transkription olika talare i den konverterade texten. Dessutom, om du bara vill ha en realtidskonvertering av tal-till-text av din egen röst, välj diktering, eftersom det är snabbare än transkription, vilket sker i molnet.

Tips för att använda Microsoft Words transkriptionsfunktion

Det finns många sätt du kan förbättra kvaliteten och ditt arbetsflöde om du börjar använda Word för transkription mer och mer.

• Hitta en lugn plats för att spela in din transkriptionssession.
• Spela in i en enhet med mikrofon av bästa kvalitet och ladda sedan upp till Word.
• Du kan transkribera ljudfiler som är lagrade på din dator eller i molnet.
• Transkribera i Word stöder vanliga format som WAV, MP4, M4A och MP3.
• Du kan redigera transkriptionen, eftersom inspelningen och konverteringen inte alltid är perfekta.
• Skapa en Word-mall om du ofta transkriberar en specifik typ av ljud (t.ex. mötesanteckningar eller intervjuer).
• Använda sig av avancerade Word-verktyg som Microsoft Editor för att göra transkriptioner felfria.
• Justera uppspelningstalet på spelaren för att hoppa genom längre inspelningar.
• Transkribera på flera språk, eftersom Word stöder 80+ regioner.

Idéer för att använda transkriptionsfunktionen i ditt dagliga arbete

Transkription kan få din produktivitet att ta ett steg när du måste arbeta med både röst och text. Det är en tidsbesparande och ger dig gott om utrymme att redigera och förbättra transkriptionens noggrannhet. Här är några idéer som du kan prova i ditt dagliga arbete.

• Transkribera möten och intervjuer. Det här är ett bra sätt att fånga all viktig information från ett möte eller en intervju utan att behöva göra anteckningar själv. Du kan sedan redigera transkriberade mötesanteckningar efter behov, formatera med hjälp av mallar för mötesanteckningar, och dela den med andra som inte var närvarande.
• Transkribera ljudböcker och föreläsningar. Det är tuffare att kom ihåg nyckelpunkter i ljudböcker. Skapa en skriven version av en ljudbok eller föreläsning och läs den i din egen takt. Transkription kan vara praktiskt för att göra studieanteckningar att referera till senare medan du fokuserar mer på en professors föreläsning.
• Transkribera dina egna tankar och idéer. Om du har många idéer som du vill komma ihåg kan du transkribera dem till ett dokument. Tidsstämplarna och andra tips hjälper dig att hålla reda på dina tankar. Senare kan du organisera dem på ett vettigt sätt.
• Transkribera dokument på andra språk. Om du talar ett annat språk flytande kan du transkribera dokument från det språket till ditt eget språk. Words Transcribe stöder flera språk. Så det kan vara ett bra sätt att lära sig nytt ordförråd och grammatik och till och med förbättra dina översättningsfärdigheter.

Börja spela in direkt i Word

Experimentera med funktionerna i verkliga situationer som en klassrumsföreläsning eller ett samarbetsdokument. Det kan vara ett praktiskt sätt att ta itu med vanor med uppmärksamhetsbrist samtidigt som vi säkerställer att vi inte går miste om någonting. Som alla inspelningar kan du hoppa till ett specifikt ögonblick och spela upp det för mer sammanhang. Kanske kommer detta att få oss att känna att Word nu är en bättre allsidig dokumentredigerare tack vare dess tal-till-text-funktioner.