10 passiva-aggressiva fraser att undvika på den digitala arbetsplatsen

Bristen på icke-verbala ledtrådar i onlinekommunikation gör det utmanande att förmedla budskap. Du måste välja dina ord noggrant. Att kasta runt jargong och slang utan hänsyn till motparten kan ge ett felaktigt intryck.

Du kan inte förutse hur folk ser dig på den digitala arbetsplatsen. Genom att undvika dessa passivt-aggressiva fraser förhindrar man dock risken för att kollegor misstolkar dina meddelanden.

1. "Noterade"

"Noted" är ett snabbt och bekvämt svar som människor överanvänder i arbetskonversationer online. Det förmodas erkänna meddelanden, men ironiskt nog innebär dess korthet en brist på engagemang. Generiska svar på ett ord är tanklösa och avvisande.

Istället för att sanslöst skicka korta svar, engagera avsändaren genom att ställa frågor, göra förtydliganden eller sammanfatta deras budskap. Visa att du helt förstår dem. Dina kollegor kommer att uppskatta den extra ansträngning du lägger ner på dina meddelanden.

2. "Jag har inte hört från dig"

Att starta uppföljande e-postmeddelanden med "Jag har inte hört från dig ännu" är enkelt och bekvämt, men det låter oförskämt. Mottagarna svarar sällan bra på skuldframkallande öppningar. De kanske tror att du får dem att må dåligt för att förbise dina tidigare meddelanden.

Utforska proaktiva men artiga sätt att be om uppföljningar istället för att kräva omedelbara svar. Observera att dina medarbetare har mycket på gång i sina privata och professionella liv – du måste respektera deras gränser.

Ange om du behöver den andra partens svar för att gå vidare med ett tidskänsligt projekt. Var artig men slå inte runt.

3. "Jag trodde du visste"

Frasen "Jag trodde att du visste att [ämnet]" låter nedlåtande och lägger skulden på mottagaren. De kan till och med ta illa vid sig, beroende på samtalet. Det innebär att du uppfyllde ditt ansvar, men den andra parten förbisåg deras. Kasta aldrig dessa anklagelser på den digitala arbetsplatsen.

Ett bättre tillvägagångssätt är att klargöra missförstånd direkt – det spelar ingen roll vem som har fel eller rätt. Arbeta tillsammans för att lösa problem med dina kollegor. Om du har ett klagomål om dem, gå via rätt kanaler istället för att bråka via e-post.

4. "Tack på förhand"

Att säga "Tack på förhand" låter inte alltid roligt – det framstår också som manipulativt och krävande. Mottagarna kan känna sig tvingade att acceptera din begäran. Den här frasen skapar en påhittad känsla av tryck som kan göra dem obekväma.

Undvik att antyda antaganden när du visar tacksamhet. Tacka mottagaren för att du läste ditt meddelande och övervägde din förfrågan, men prata inte som om de redan har kommit överens med dig.

Eller ännu bättre, leta efter proaktiv sätt att avsluta e-postmeddelanden. Du kan sammanfatta höjdpunkterna i ditt meddelande, infoga en subtil uppmaning (CTA)-fras eller ange det bästa sättet för läsare att nå dig. Eliminera vaga, generiska slutrader från dina e-postmeddelanden.

5. "CC'Inger [min chef] för referens/synlighet"

Att plötsligt säga "CC'ing [chef] för referens eller synlighet" under komplexa diskussioner innebär att du misstror dina kollegor. De kommer att tro att du tar bort dig själv genom att lämna ansvar till din chef. Det visar på dålig professionalism från din sida.

Involvera bara din chef när det behövs. Att hastigt nämna dem i varje upphettad meddelandetråd förstör din arbetsrelation med arbetsledare och kollegor. Du måste lära dig att samarbeta med andra och ta ansvar för dina beslut.

6. “Som du utan tvekan är medveten om”

Att kasta stötar som "Som du utan tvekan är medveten om [ämne]" under konversationer låter arrogant och nedlåtande. De ifrågasätter den andra partens trovärdighet och hånar deras expertis. Att säga dessa fraser bidrar bara till förbittring på arbetsplatsen, vilket minimerar sannolikheten för framtida projekt.

Dina medarbetare vill inte arbeta med dig längre. Använd alltid ett hänsynsfullt språk på den digitala arbetsplatsen. Nämn nödvändiga anteckningar och påminnelser utan att få mottagaren att må dåligt för att förbise dem.

7. "Bifoga [fil] igen för din bekvämlighet"

Att säga "Bifoga [fil] igen för din bekvämlighet" är ett passivt-aggressivt sätt att ta upp tidigare skickade dokument. Även om den verkar artig har den undertoner av bestörtning och olägenhet. Frasen gör mottagare skyldiga till att svara eftersom du förmodligen gick ut ur ditt sätt att ladda upp gamla filer.

Undvik skuldframkallande fraser som dessa i uppföljningar. Ladda bara upp eventuella saknade eller förbisedda bilagor – anklaga inte subtilt den andra parten för att ignorera dina meddelanden.

8. “Inte säker på om du såg mitt senaste e-postmeddelande”

Raden "Inte säker på om du såg mitt senaste e-postmeddelande" antyder att mottagaren ofta förbiser viktiga jobbmejl. Den anklagar dem för vårdslöshet och kräver brådskande svar. Beroende på sammanhanget kan de till och med ta det som en personlig attack mot deras arbetsmoral.

Att skapa trådar är ett mer artigt sätt att referera till tidigare meddelanden. Svara på e-postmeddelandet eller chattmeddelandet du hänvisar till, sammanfatta huvudpunkterna och föreslå sedan en handlingsplan. Vägleda mottagarna snarare än att bara ge skuldkänslor och nedlåtande.

Håll dig produktiv genom att skapa en systematisk rutin för inkorgshantering. Att omedelbart kontrollera varje e-postmeddelande som kommer i din väg skadar produktiviteten, men försening av svar skapar flaskhalsar i arbetsflödet.

9. "För att vara säker på att vi är på samma sida"

Att kasta raden "för att vara säker på att vi är på samma sida" under hetsiga diskussioner kan få dig att låta nedlåtande. Det tillför inget värde till argument och provocerar bara den andra parten. De kanske till och med tycker illa om dig för att du slarvigt kastar generiska one-liners istället för att uttrycka dina åsikter ordentligt.

Sträva efter att främja sunda och konstruktiva diskussioner med dina kollegor. Behandla dem som jämlikar, överväga deras åsikter och korrigera dem när det behövs istället för att avfärda deras idéer. Annars kan argumenten eskalera till bitterhet och förbittring på arbetsplatsen.

10. "Om det är vad du vill göra"

Att säga "Om det är vad du vill göra, då [action]" undergräver värdet av samarbete på den digitala arbetsplatsen. Den prioriterar stolthet framför teamtillväxt. Den här frasen antyder att du inte håller med den andra parten men att du hellre vill att de begår misstag än att slösa tid på att brainstorma. Dina kollegor kanske hatar dig för att du inte respekterar dem.

Nyckeln till artig men öppen kommunikation är modererad dialog. Var värd för möten där du och dina lagkamrater presenterar idéer, delar konstruktiv kritik och diskuterar olika åsikter. Se till att en opartisk handledare förmedlar dessa samtal.

Sluta använda oförskämda, passiva-aggressiva fraser

Medvetenhet och försiktighet hjälper dig att rätta till dåliga kommunikationsvanor. Läs dina utkast flera gånger och fortsätt leta efter sätt att formulera komplexa påståenden bättre. Tänk alltid på hur meddelanden kommer fram innan du skickar dem.

Och bortsett från passiva-aggressiva fraser, kontrollera dina gamla arbetsmeddelanden för andra misstag som får dig att låta oprofessionell. Se om du omedvetet använder ämnesrader med spam, vagt språk och allmänna slutsatser.