8 tips för att framgångsrikt vara värd för ett webbseminarium

Nuförtiden vänder många moderna arbetsplatser sig bort från de mer traditionella, fysiska konferenser som varit normen i företagsvärlden i många år. Istället har de börjat anamma den lätthet som virtuella seminarier, eller webbseminarier, kan erbjuda.

Webbseminarier låter dig träffa kollegor på många olika platser och är relativt lättare att organisera än fysiska möten. De är tillmötesgående i branscher med till stor del avlägsna eller hybridarbetsplatser. Innan du schemalägger ditt första eller nästa webbseminarium bör du notera några saker för att säkerställa att det blir en fantastisk framgång.

1. Markera målet med webbseminariet

Du kan bara vara värd för ett smidigt webbseminarium genom att först beskriva syftet med det virtuella mötet. Webbseminarier tjänar många funktioner, såsom brainstormingsessioner, kundmöten, presentationer och till och med virtuella seminarier.

Att belysa ditt webbseminariums huvudmål hjälper dig att ta fram det bästa och mest relevanta innehållet för din deltagande publik. Det kommer också att hjälpa dig att hålla reda på ditt webbseminariums övergripande struktur.

Du bör beskriva ditt mål tydligt; Annars kan ditt webbseminarium gå av stapeln när det fortskrider. Detta är särskilt viktigt om du är värd för ett webbseminarium för första gången och vill säkerställa att det fungerar smidigt och effektivt.

2. Samla in kunskap om deltagare för relevans

Att veta vem du ska prata med är avgörande, det är därför du måste göra din research och samla information om de personer som kommer att delta i ditt webbseminarium. Det kommer att hjälpa dig att skapa en mer personlig kontakt med dem och låta dig veta vilka delar av din presentation som kan eller inte får resonera med dem.

Det räcker inte att bara ställa in en webbkamera och prata med dem; du måste också förstå dina deltagare. På samma sätt kommer det att hjälpa dig att interagera med dem och uppmuntra dem att interagera med dig under ditt webbseminarium.

Många verktyg är tillgängliga för dig om du vill organisera agendan för ditt webbseminarium. Några roliga verktyg kan hjälpa dig att göra ditt webbseminarium mycket mer interaktivt.

De flesta plattformar som Zoom, Google Meet och andra alternativ programvara för webbinarium har funktioner som gör att du kan schemalägga inbjudningar i förväg, och nästan alla har ett chatbox-verktyg som ger dina deltagare en utrymme för att kommentera, ge användbar feedback och ställa alla frågor de kan ha utan att störa ditt flöde presentation.

Dessa och andra funktioner, som transkription och verktyg för skärmdelning, kan bidra till att göra ditt webbinarium mer interaktivt och välorganiserat.

4. Skapa tilltalande presentationsbilder

I allmänhet har människor kort uppmärksamhet, så du vill definitivt undvika att tråka ut dina deltagare under ditt webbseminarium. Du kan göra detta genom att engagera dem med visuellt tilltalande bilder.

Dina bilder ska vara färgglada och koncisa, vilket gör dem lättare att följa. Du kan också använda ett brett utbud av visuella hjälpmedel för att illustrera dina poäng, såsom grafer och diagram.

Ett annat bra sätt att hålla dina bilder engagerande är att undvika onödigt små teckensnitt och lägga till bilder som är relevanta för din diskussion vid varje presentationsstadium. För ditt webbseminarium kan du dela dina bilder med hjälp av skärmdelningsverktyget på din föredragna webinarplattform. Överväg att redigera dem med hjälp av specialiserade verktyg för bildpresentation för bästa effekt.

5. Gör det interaktivt med en frågestund

Människor tycker om att känna sig sedda och hörda. Ett bra sätt att ansluta till detta och få ut det mesta av den önskan är genom att uppmuntra dina deltagare att ställa frågor och sedan svara på deras frågor adekvat.

Detta ger dem inte bara utrymme att reda ut eventuell förvirring de kan uppleva angående webinariet utan håller dem också aktivt involverade. Du kan schemalägga din frågestund under korta pauser mellan dina presentationer eller hantera dem efter att du har avslutat ditt webbseminarium.

Alternativt kan du svara på alla frågor som dina deltagare har till dig när du går igenom dina bilder. Detta kan dock störa ditt övergripande flöde.

6. Håll ögonkontakt med kameran optimalt

Ögonen sägs vara fönster mot själen. Att bibehålla god ögonkontakt med kameran ger dina deltagare intrycket av att du pratar mer direkt och intimt med dem och hjälper dem att behålla fokus under webinariet.

Ställ in kameran så att du kan presentera dina bilder i en bekväm position, så att du kan titta direkt in i kameran och inte på skärmen. Om du är värd för ett webbseminarium på en smartphone, måste du vara ännu mer försiktig med att placera kameran.

7. Var värd för webbseminariet på ett icke-distraherande utrymme

Även de mest till synes obetydliga sakerna kan snabbt bli destruktiva distraktioner. Att vara värd för ett webbseminarium i en rörig arbetsyta eller trång miljö kommer bara att distrahera dig och dina deltagare.

Planera var du ska vara värd för ditt webbseminarium i förväg, ta bort alla stökiga utrymmen, notera eventuella störningar som kan uppstå och hantera dem innan du startar din session. Du bör också komma ihåg att tysta alla enheter du inte behöver under ditt webbseminarium och stänga av aviseringsfunktionen på din persondator.

8. Gör en testkörning före dagen för webinariet

Även om du känner att din plan är perfekt, kommer det inte skada att göra en testkörning innan du startar ditt webbseminarium. En testkörning hjälper dig att upptäcka och eliminera allt som kan störa flödet av din presentation, vilket säkerställer att ditt webbseminarium går smidigt.

Du kan dela länken till ditt webbseminarium med en handfull personer som kan gå med som stand-in-deltagare och ge dig feedback på saker som din ljud- och videokvalitet, din miljö och till och med din övergripande tilltalande presentation.

Det skulle också vara ett utmärkt tillfälle att kontrollera din utrustning och se till att den fungerar korrekt. Du skulle inte vilja att kameran lutar i en konstig vinkel mitt i presentationen.

Värd för ett effektfullt webbseminarium

Vem som helst kan framgångsrikt genomföra ett effektfullt webbseminarium genom att överväga dessa viktiga värdtips. De kommer att göra det möjligt för dig att organisera och strukturera ditt webbseminarium, uppmuntra deltagare att delta aktivt, undvika alla förutsebara intrång eller distraktioner och få ut det mesta av din utrustning.

Du kan alltid använda dessa tips på alla videokonferensprogram du använder för ditt webbseminarium. De hjälper dig att komma in på plattformen på rätt sätt och se till att processen löper smidigt.