Hur man använder snabbanalysverktyget i Excel

Snabbanalysverktyget i Excel låter dig snabbt analysera och visualisera data i ett kalkylblad. Det ger dig tillgång till vanliga dataanalysfunktioner, utan att behöva komplexa formler eller funktioner.

Genom att välja den data du vill analysera kan du komma åt snabbanalysverktyget genom att antingen klicka på snabbknappen Analysikon i det nedre högra hörnet av markeringen eller högerklicka och välja Snabbanalys från sammanhanget meny.

Snabbanalysverktyget erbjuder fem (5) kategorier med olika analysalternativ. Låt oss fördjupa oss i varje kategori.

1. Formatering

Den här kategorin erbjuder datafält, färgskalor och ikonuppsättningar. Du kan tillämpa regler för villkorlig formatering för att markera celler baserat på specifika kriterier. Du kan till exempel markera värden över en viss tröskel, identifiera dubbletter eller betona data baserat på anpassade regler.

2. Diagram

Detta låter dig skapa olika typer av diagram, inklusive linjediagram, cirkeldiagram, klustrade diagram och mer. Den rekommenderar olika diagramtyper baserat på dina data.

3. Summor

Den här kategorin ger alternativ för att beräkna vanliga statistiska mått för dina data, såsom summa, medelvärde, antal, minimum, maximum, procentsats totalt och mer.

4. Tabeller

Fliken Tabeller erbjuder olika alternativ för att arbeta med tabeller i Excel. Den analyserar automatiskt dina data och föreslår användbara pivottabellkonfigurationer.

5. Sparklines

Snabbanalysverktyget låter dig skapa små, inline-diagram som kallas sparklines som visuellt representerar trender och mönster i dina data. Kategorien Sparklines erbjuder alternativ för att skapa linje-, kolumn- eller vinst/förlust-sparklines.

Låt oss nu utforska några scenarier där du kan använda verktyget Snabbanalys i Excel.

Få summan av flera kolumner eller rader

Låt oss säga att du har ett budgetkalkylblad med olika utgiftskategorier, såsom hyra, verktyg, mat och underhållning. Varje kategori har månatliga utgiftsvärden för olika månader. Du vill få de totala utgifterna för varje kategori. Här är stegen att följa:

1. Markera hela cellområdet.
2. Klicka på Snabb analys ikonen i det nedre högra hörnet av det valda intervallet.
3. Gå till menyn Snabbanalys Summor flik.
4. Välj den första Belopp alternativ (i blått). Detta kommer att lägga till en ny rad som visar de totala utgifterna för varje kategori.
5. För att beräkna de totala utgifterna per månad, välj den andra Belopp alternativ (i gult). Du kommer att se en ny kolumn som visar månatliga utgifter.

Beräknar procentandel totalt för rader/kolumner

Med hjälp av budgetkalkylbladet från exemplet ovan, anta att du vill få den totala procentsatsen för varje utgiftskategori. Följ dessa steg:

1. Välj datamängden.
2. Klicka på Snabb analys ikon.
3. Gå till Summor fliken och välj den första % Totalt alternativ.
4. För att få den totala procentsatsen för varje månad, välj den andra % Totalt alternativ (i gult).

Formatera celler som innehåller specifik text

Låt oss säga att du har en datauppsättning som innehåller en lista över anställda och deras respektive avdelningar. Du vill använda verktyget Snabbanalys för att identifiera anställda på ingenjörsavdelningen.

1. Välj intervallet av celler som du vill analysera.
2. Klicka på Snabb analys ikonen eller tryck Ctrl + Q på ditt tangentbord.
3. I den Formatering grupp, välj Text Innehåller alternativ.
4. Skriv in i dialogrutan som visas Teknik i textrutan och tryck OK.

Cellerna som innehåller texten Teknik kommer nu att markeras med en fördefinierad formateringsstil.

Identifiera celler med värden större än ett specificerat värde

Låt oss säga att du har en lista över elever och deras motsvarande provresultat. Du vill identifiera och lyfta fram eleverna som fick poäng ovan 75. Följ stegen nedan:

1. Välj intervallet av celler som innehåller testresultaten.
2. Klicka på Snabb analys ikonen eller tryck Ctrl + Q på tangentbordet för att öppna verktyget Snabbanalys.
3. Klicka på Formatering fliken och välj Större än alternativ.
4. I dialogrutan som visas anger du tröskelvärdet (t.ex. 75) och ange formateringen.
5. Klick OK för att tillämpa formateringen. Detta kommer att markera alla celler med testresultat ovan 75.

Infoga ett diagram (linje, klustrad, staplad eller cirkeldiagram)

Låt oss överväga ett exempel där du har en datauppsättning som innehåller månatlig webbplatstrafikdata för olika marknadsföringskanaler. Du kan använda verktyget Snabbanalys för att snabbt skapa ett diagram för att visualisera trenderna i webbplatstrafik över tid. Här är hur:

1. Välj det cellintervall som du vill skapa ett diagram för.
2. Klicka på Snabb analys ikon.
3. Gå till Diagram flik. Du kommer att se de rekommenderade diagrammen för din data.
4. Välj Mer Diagram för att se alla tillgängliga diagram.
5. Förhandsgranska diagrammet och klicka när du är nöjd OK för att lägga till det valda diagrammet.

Markera dubblett eller unik text

Låt oss säga att du har ett kalkylblad med en lista över kundernas e-postadresser i kolumn A och orderbelopp i kolumn B. Du vill identifiera eventuella dubbletter av e-postadresser för att säkerställa dataprecisionen. Använd stegen nedan:

1. Välj kolumnen som innehåller de data du vill analysera (i det här fallet Kundens e-post kolumn).
2. Klicka på Snabb analys ikonen i det nedre högra hörnet av det valda intervallet.
3. Gå till Formatering fliken och välj Duplicerar värden alternativ. Detta kommer att markera alla e-postadresser som visas mer än en gång.
4. För att markera cellerna med unika adresser, välj Unika värden alternativ. Detta kommer att markera alla e-postadresser som endast visas en gång i datamängden.

Ångra villkorlig formatering i en datamängd

Här är stegen för att ta bort villkorlig formatering i Excel med snabbanalysverktyget:

1. Välj intervallet av celler som har villkorlig formatering tillämpad.
2. Klicka på ikonen Snabbanalys.
3. Klicka på Formatering flik.
4. På fliken Formatering väljer du Rensa format alternativ.

Det här är bara några exempel på användningsfall av verktyget Snabbanalys i Excel. Utforska de olika alternativen som finns i verktyget för att upptäcka mer sätt att organisera dina kalkylblad i Excel.

Verktyget Snabbanalys ger en snabb lösning för effektiv dataanalys i Excel. Med dess intuitiva gränssnitt och omfattande funktioner kan du snabbt skapa diagram, tillämpa formatering och få värdefulla insikter från dina data. Genom att följa de enkla stegen och utforska de olika alternativen i snabbanalysverktyget kan du spara tid och förbättra produktiviteten.