10 misstag som gör din e-post utanför kontoret oprofessionell

Du kommer att finna att du jobbar mot klockan innan du går på ledighet. Som de flesta anställda måste du delegera uppdrag, avsluta väntande leveranser och organisera möten. Alla dessa skyldigheter kan ta en hel vecka.

Med tanke på ditt hektiska schema, kanske du förbiser till synes mindre men kritiska uppgifter som att ställa in e-postmeddelanden utanför kontoret (OOO). Ja, du har bråttom, men kopiera och klistra inte in mallar. Upprätthåll en professionell, respektabel image även på din paus genom att undvika dessa 10 fel i ditt frånvaromeddelande.

1. Förkortning av Out-of-Office som OOO

Använd förkortningen OOO sparsamt. Medan de flesta vet vad det betyder, ser det mer professionellt ut att skriva "ute från kontoret". Den håller en formell ton. Konservativa individer kan till och med tycka att överanvändning av förkortningar är olämplig i affärskommunikation.

Samma regel gäller för andra akronymer. Ange alltid deras första omnämnande - använd bara jargong efter att du uttryckligen definierat dem. Gör det så enkelt som möjligt att förstå dina e-postmeddelanden.

Du kan använda OOO i din e-postens ämnesrad om hela frasen är för lång. Helst stanna under 60 tecken.

2. Överanvändning av skämt och ordvitsar

Många anställda skämtar i sina frånvaromeddelanden. Vitiga kommentarer om att inte svara för att de dricker margaritas eller simmar med delfiner är vanliga. Du kanske till och med har fått några tidigare.

Även om humor ökar moralen och främjar kamratskap, måste du leverera den försiktigt. Det finns en tid och plats för arbetsplatsskämt. Och att masssända ordlekar genom meddelanden som inte är på kontoret kan orsaka missförstånd, särskilt bland dem du knappt känner.

Avstå från att använda skämt i e-postmeddelanden som inte är på kontoret. Du kan skicka dem till nära kamrater, men undvik stötande skämt om din arbetsgivare och dina medarbetare. Använd arbetssäkra skämt eller inga alls.

3. Anger inte när du kommer tillbaka till kontoret

Även om det är ovanligt, glömmer vissa människor att nämna sitt återkomstdatum i e-postmeddelanden som inte är på kontoret. De använder antingen generiska mallar eller fokuserar på onödig information. Det är ett oprofessionellt och kostsamt misstag. Dina kollegor kanske till och med tycker att du är opålitlig för att förbise sådana avgörande detaljer.

För att säkerställa tydlighet, bryt ner din tillgänglighet. Ange dina ledighets- och återkomstdatum, ställ sedan in perioder du ska gå online för att svara på jobbmeddelanden. Detaljerade scheman minimerar risken för oönskade eller felriktade e-postmeddelanden.

4. Att inte specificera vad som utgör en nödsituation

Definiera uttryckligen vad som utgör en nödsituation om du bifogar alternativa kontaktnummer i ditt frånvaromeddelande. Säger "Smsa i nödfall!" är vagt. Vissa mottagare kan överskrida gränser och bombardera dig med arbetsrelaterade förfrågningar, vilket avbryter din paus.

För tydlighetens skull, ge exempel på incidenter som sannolikt kommer att inträffa. Ange lämpliga kanaler för icke-brådskande problem och protokoll när du skickar meddelanden direkt. Och tveka inte att ignorera kollegor som ignorerar dessa instruktioner.

5. Berätta för alla om ditt nödnummer

Sluta bifoga dina kontaktnummer till alla dina frånvaromeddelanden. Vissa människor kommer fortfarande att överskrida gränser även om du anger tydliga protokoll och instruktioner. Tyvärr respekterar inte alla sina medarbetares pauser.

Istället för att argumentera med dessa individer, begränsa din interaktion med dem helt och hållet. Ge dem inte dina kontaktuppgifter. Anförtro ditt nummer till några handplockade personer som du kommer överens med inom och utanför kontoret.

Tilldela en tillfällig kontaktperson istället för att skicka din personliga kontaktinformation massvis. Be dem hantera dina meddelanden under din ledighet. De bör organisera pågående uppgifter så att du snabbt kan börja arbeta när du kommer tillbaka till kontoret.

I fall som dessa, anlita en personlig assistent är bekvämt. Om du inte kan få en, fråga dina kollegor om de kan svara på dina arbetsmeddelanden tillfälligt. Se bara till att du följer rätt process. Att dumpa din arbetsbörda på slumpmässiga underordnade är kränkande och orättvist.

7. Delar för många detaljer om varför du är ledig

Öppenhet på arbetsplatsen är beundransvärt, men överdelning i e-postmeddelanden som inte är på kontoret får dig att se oprofessionell ut. Håll ditt personliga liv privat. Huvuddelen av ditt meddelande bör bestå av ditt återkomstdatum och din tillfälliga kontaktpunkt, inte din anledning till att ta ledigt.

Dessutom är du inte skyldig dina kamrater en förklaring. Håll din anledning till att gå på paus hemlig om det inte påverkar affärsverksamheten. Låt oss säga att din partner genomgår en operation. Säg bara att du har några personliga frågor att ta hand om istället för att berätta för alla om den medicinska nödsituationen.

8. Säger att du kommer att kontrollera din inkorg med jämna mellanrum

Undvik att säga att du ska kontrollera dina meddelanden. Att erbjuda fortsatt tillgänglighet av hänsyn motverkar syftet med att skicka e-postmeddelanden utanför kontoret. Mottagarna kanske inte ens respekterar din ledighet. De kommer att tycka att det är okej att ringa och skicka meddelanden till dig som de gör regelbundet.

Håll dig till ditt angivna returdatum. Naturligtvis kan du kontrollera din inkorg, svara på viktiga meddelanden och hantera uppgifter, men garantera aldrig din tillgänglighet. Dina medarbetare har ingen kontroll över dina personliga angelägenheter.

9. Återvinning av samma allmänna frånvaromallar

Upptagna arbetare tenderar att återvinna sina e-postmeddelanden som inte är på kontoret. De kommer bara att kopiera och redigera sina gamla meddelanden, vilket sparar dem besväret med att skriva från början. Även om det är bekvämt, framstår det som lat. Vissa mottagare kan till och med känna att du skickade ett meddelande till dem som en eftertanke.

Visa istället professionalism genom att skriva nya OOO-e-postmeddelanden när du går på semester. Att skriva är inte så tidskrävande som du kan frukta. Du kan till och med hämta inspiration från onlinemallar eller ChatGPT när du skriver svåra e-postmeddelanden– kopiera och klistra bara inte in dem.

10. Skickar endast e-postmeddelanden utanför kontoret via en kommunikationsplattform

Ställ in frånvaromeddelanden på dina arbetsplattformar. Med moderna företag som maximerar digitala verktyg är det vanligt att kontorsanställda jonglerar med flera kommunikationskanaler nuförtiden. De använder olika appar för e-post, snabbmeddelanden och videosamtal. Täck alla dessa plattformar för att kommunicera din ledighet effektivt; annars kanske vissa inte får ditt memo.

Variera också dina frånvaromeddelanden. E-postmeddelanden kräver formell frasering, men du kan följa ett avslappnat tillvägagångssätt på appar för snabbmeddelanden. Låt oss säga att ditt kontor använder Slack. Istället för att klistra in samma frånvaromeddelande, skriv ett kort, avslappnat meddelande och uppdatera din profilstatus till "Borta".

Att hantera flera jobbappar är ineffektivt. Mest arbetare slösar timmar på att växla mellan plattformar— effektivisera ditt uppgiftshanteringssystem.

Skicka aldrig ett annat oprofessionellt e-postmeddelande utanför kontoret

Sträva efter ett personligt frånvaro-e-postmeddelande. Den bör besvara de frågor som dina handledare, partners och kamrater kan ställa. På så sätt kommer din frånvaro inte att påverka verksamheten.

Och prova att använda nya avslutande rader för att göra dina frånvaro-e-postmeddelanden ännu mer professionella. Säger "Jag ser fram emot att höra från dig!" låter avlägset. Dina e-postmottagare kommer att uppskatta en personlig men ändå arbetsanpassad utgång.