En komplett guide till 15+ Google Workspace-appar

Google Workspace (tidigare G Suite) är en integrerad svit med webbaserade applikationer utformade för att effektivisera arbetsflöden och förbättra produktiviteten för individer, team och företag.

Du är förmodligen bekant med några av de populära Google Workspace-apparna som Gmail och Google Docs. Men du kanske inte är medveten om att det för närvarande finns 18 appar i den här arbetsytan – var och en har ett unikt syfte och erbjuder en mängd funktioner för att öka din effektivitet och samarbete med andra.

I den här artikeln tar vi en djupdykning i var och en av dessa appar, vad de gör och diskuterar några av deras bästa funktioner.

Gmail är ett e-postverktyg som låter dig skapa unika e-postadresser (som slutar med at_gmail.com eller en anpassad domän) för att skicka och ta emot e-post. Du kan också använda funktioner som prioriterad inkorg, filter, favoriter och etiketter för att hantera dina e-postmeddelanden och minska röran. Att skapa ett Gmail-konto är gratis, och om du inte har ett ännu kan du lära dig det

skapa ett nytt Gmail-konto för dig själv eller för andra.

De bästa funktionerna i Gmail:

• Ångra att skicka ett meddelande upp till 30 sekunder efter att du klickat på "skicka".
• Integreras sömlöst med andra Workspace-appar som Drive, Kalender och Meet.
• Avancerade spamfiltreringsalgoritmer för att automatiskt identifiera och filtrera bort skadlig e-post.
• Anpassa din Gmail genom att ansluta till externa appar från Google Workspaces Marketplace.

Google Meet (tidigare Hangouts) är Googles version av Zoom – ett videokonferensverktyg för virtuella möten och webbseminarier med vänner, kollegor eller kunder. Du kan starta ett möte direkt, skapa ett för senare eller schemalägga det i Google Kalender. Om du behöver hjälp med hur du gör detta, kolla in det här komplett guide för att hålla möten i Google Meet.

De bästa funktionerna i Google Meet:

• Engagemangsfunktioner som att räcka upp en hand, skicka emojis och en chatt.
• Dela dokument, bildspel och andra dokument med funktionen för skärmdelning.
• Ger textning i realtid på över 10 språk, inklusive engelska, franska och italienska, med fler läggs till.
• Ett omfattande bibliotek med visuella effekter för att applicera filter och göra suddiga eller ändra din bakgrund.

Google Chat är ett meddelandeverktyg som fungerar som ett centraliserat nav för sömlös kommunikation och samarbete inom Google Workspaces ekosystem. Det ger team möjlighet att ansluta, kommunicera och dela filer i realtid, vilket främjar effektiva projektdiskussioner och förbättrar produktiviteten.

De bästa funktionerna i Google Chat:

• Integreras med Drive, Dokument, Kalkylark och Presentationer för att skapa och dela filer.
• En inbyggd Tasks-funktion för att skapa och tilldela uppgifter till teammedlemmar.
• Ha videochatt genom att starta ett omedelbart möte med funktionen Lägg till videomöte.
• Få e-postmeddelanden när någon nämner (med hjälp av @omnämnanden) eller direktmeddelanden till dig.

Google Kalender är ett verktyg som låter dig schemalägga händelser, koordinera möten och hålla reda på viktiga deadlines. Du kan skapa flera kalendrar för olika aspekter av ditt personliga eller professionella liv, och växla mellan kalendrar för att se specifika händelser eller få en överblick över alla dina aktiviteter.

De bästa funktionerna i Google Kalender:

• Dela kalendrar med andra så att de kan se eller schemalägga möten.
• Ställ in anpassade påminnelser för att ta emot varningar (via mobil eller e-post) före händelser eller uppgifter.
• Synkroniseras perfekt med Kalender-appen på din mobila enhet, så att du kan hålla dig uppkopplad och uppdaterad.
• Få tillgång till färdiga kalendrar med nationella helgdagar för varje land och lägg enkelt till dem i din kalender.

Google Drive är en molnlagringsplattform som tillåter individer, team och företag att lagra, komma åt och dela filer från vilken enhet som helst – så länge du har en internetanslutning. Alla filer du skapar i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär lagras automatiskt här. Du kan också ladda upp filer från din dator och hantera alla dina dokument genom att gruppera dem i mappar och undermappar.

De bästa funktionerna i Google Drive:

• Erbjuder 15 GB lagringsutrymme för gratis användare, som delas mellan Google Drive, Gmail och Google Foto.
• Visa och redigera dina filer när du är på språng med Drives mobilapp, tillgänglig på Android- och iOS-enheter.
• Erbjuder offlineåtkomst till dina filer, så att du kan arbeta med dem utan internetanslutning – ändringar synkroniseras automatiskt när du återansluter till internet.

Google Docs är Googles version av Microsoft Word – ett molnbaserat ordbehandlingsverktyg som låter användare skapa, redigera och samarbeta i dokument i realtid. Den har 50+ mallar som spänner över flera kategorier, inklusive CV, affärsbrev, förslag och lektionsplaneringar – vilket gör det enkelt att komma igång med ditt dokument på kort eller ingen tid.

De bästa funktionerna i Google Dokument:

• Ett enkelt och intuitivt gränssnitt som gör det enkelt för användare på alla nivåer att hitta rätt.
• Ett brett utbud av formateringsalternativ – från att anpassa textstilar till att skapa en innehållsförteckning – för att skapa professionella dokument.
• Revisionshistorikfunktionen gör det enkelt att spåra ändringar, granska redigeringar och återställa tidigare innehåll om det behövs.

Google Sheets är Googles version av Microsoft Excel – en molnbaserad kalkylarksapp för att redigera och analysera data på ett organiserat och samarbetande sätt. Du kan antingen ange data manuellt eller importera stora datamängder från flera filformat, inklusive CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML och ODS.

De bästa funktionerna i Google Sheets:

• Omfattande formler och funktioner för att utföra datamanipulationer, komplexa beräkningar och statistisk analys.
• Har datavisualiseringsfunktioner som diagram, värmekartor, sparklines och pivottabeller.
• Länka Excel-tabeller och -diagram i Google Docs och Slides och uppdatera dem med ett knapptryck när källdata ändras.

Google Slides är Googles version av Microsoft PowerPoint – ett molnbaserat presentationsverktyg som låter dig skapa, redigera och leverera engagerande presentationer. Du kan lägga till talaranteckningar, vilket kan vara till hjälp för att organisera dina tankar eller ledtrådar under en presentation. Presentatörsvyn har en separat display som visar dina talaranteckningar, den aktuella bilden och kommande bilder, vilket hjälper dig att leverera en smidig presentation.

De bästa funktionerna i Google Slides:

• Engagera din publik genom att genomföra liveundersökningar och frågestunder.
• Exportera bilder i flera format, som PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP och SVG.
• Har 20+ mallar (och mer från andra webbplatser) som spänner över flera kategorier som Pitch, Proposal, Fallstudie, Lektionsplaner och Flashcards.

Google Formulär är en mångsidig formulärbyggare som låter dig skapa och distribuera onlineundersökningar, frågesporter, frågeformulär, ansökningar och feedbackformulär. Förutom text kan du lägga till bilder och videor i dina formulär, ändra färgscheman och till och med infoga din egen logotyp. Du kan dela formuläret via en länk, bädda in det på en webbplats eller till och med skicka det direkt till specifika e-postadresser.

De bästa funktionerna i Google Forms:

• Definiera nödvändiga frågor, tvinga fram specifika format (som e-postadresser eller webbadresser) och begränsa svarsvalen till ett visst intervall eller mönster.
• Skapa förgrening eller hoppa över logik i dina formulär, vägleda respondenter till olika avsnitt baserat på deras svar.
• Alla svar uppdateras i realtid under fliken Svar i formulären.
• Svar kan exporteras till Google Sheers (för ytterligare analys) med ett knapptryck.

Google Sites är ett verktyg för att bygga webbplatser som gör att du enkelt kan designa och publicera webbplatser. Den har ett användarvänligt dra-och-släpp-gränssnitt som gör det enkelt att lägga till och ordna olika element på din webbplats. Dessa element inkluderar textrutor, bilder, videor, Google Drive-filer och inbäddat innehåll via URL eller kod.

De bästa funktionerna på Google Sites:

• Webbplatserna som skapas i Google Sites är responsiva.
• Har 15+ anpassningsbara mallar i kategorier som studentportfölj, bröllop, salong och restaurang.
• Inbyggd sökfunktion som gör det möjligt för besökare att söka efter specifikt innehåll på din webbplats.
• Integreras med Google Analytics för att spåra och analysera webbplatstrafik och användarbeteende.

Google Keep är en anteckningsapp som låter dig snabbt skriva ner anteckningar, idéer eller påminnelser. Du kan skapa textanteckningar, lägga till checklistor, lägga till bilder och till och med lägga till ritningar och skisser när du är på språng. Enkelheten och hastigheten i den här appen gör det bekvämt att fånga information närhelst inspirationen slår till.

De bästa funktionerna i Google Keep:

• Lägg till färgkodade etiketter till dina anteckningar för att kategorisera och organisera dina anteckningar visuellt.
• Ställ in tid- och platsbaserade påminnelser på dina anteckningar och få aviseringar som hjälper dig att hålla koll på dina uppgifter.
• Använd arkiveringsfunktionen för att dölja anteckningar från huvudvyn och minimera röran.
• Dina anteckningar synkroniseras automatiskt, så att du kan komma åt och redigera dem var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst.

Google Apps Script är en JavaScript-baserad skriptplattform som låter dig utöka funktionaliteten i Google Workspace-applikationer. Detta låter dig lägga till nya funktioner som anpassade menyer, dialogrutor, anpassade funktioner och till och med utföra uppgiftsautomatisering för att förbättra din användarupplevelse.

Du kan också bygga tillägg för Google Workspace-applikationer och publicera dem på Workspace Marketplace så att andra kan använda dem.

De bästa funktionerna i Google Apps Script:

• Apps Script stöder samarbete, vilket gör att flera användare kan arbeta tillsammans på samma skript eller projekt.
• Ger test- och felsökningsfunktioner, inklusive loggning, brytpunkter och felhantering.
• En aktiv utvecklargemenskap som delar kodavsnitt, självstudier och bästa praxis.

Google Cloud Search är ett avancerat megasökverktyg som låter företag söka och hämta data från alla Google Workspace-appar (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep, etc.) och tredjepartsappar – med en enda sökning fråga. Detta är mycket enklare och snabbare än att köra en individuell sökfråga i var och en av Workspace-apparna.

De bästa funktionerna i Google Cloud Search:

• Det är supersnabbt och smart – du kan snabbt hitta den exakta informationen du letar efter med hjälp av förslag på autoslutförande och även om det finns några misstag i din sökfråga.
• Ger en förhandsvisning av sökresultat, så att du snabbt kan titta på innehållet och hitta det du letar efter utan att öppna det i en separat applikation.
• Avancerade filteralternativ (som datumintervall, filtyp, plats etc.) för att snabbt begränsa dina sökresultat.

Google Jamboard är ett digitalt whiteboard-verktyg som låter individer och team skriva ner anteckningar, skissa diagram, brainstorma idéer och visuellt samarbeta var som helst. Den är utrustad med ritverktyg, klisterlappar, former, en textruta och en laserpekare – vilket gör det enkelt att uttrycka dina idéer kreativt.

De bästa funktionerna i Google Jamboard:

• Superenkelt och intuitivt gränssnitt som är lätt att navigera även för förstagångsanvändare.
• Ändra bakgrunden på duken med någon av de förgjorda mallarna eller genom att ladda upp en anpassad bild.
• Ladda ner varje ram till din dator som en bild eller PDF-fil.

Google Admin är en administrativ portal för att hantera användare och enheter som är registrerade på ditt företagskonto. Du kan lägga till nya användare, uppdatera användarinformation och organisera användare i organisationsenheter för enklare hantering.

De bästa funktionerna i Google Admin:

• Hantera inställningar för datalagring och delning inom Google Drive på organisationsnivå.
• Styr åtkomst till Workspace-appar genom att aktivera eller inaktivera specifika appar för användare och hantera appinställningar och åtkomstbehörigheter.
• Konfigurera organisationsinställningar som att anpassa företagslogotyper och färger, konfigurera enkel inloggning (SSO) och hantera appar från tredje part.

Google Endpoint är säkerhetshanteringsfunktionen i Google Admin-appen som skyddar data och enheter som används i ditt företag från cyberhot. Det säkerställer att endast behöriga personer kan komma åt information och låter dig radera data på distans vid behov.

De bästa funktionerna i Google Endpoint:

• Fjärrlås eller radera data från förlorade eller stulna affärsenheter.
• Säkra enheter i dina företag oavsett deras operativsystem.
• Genomför säkerhetspolicyer och åtkomstkontroller, som att ställa in lösenordskrav och aktivera tvåfaktorsautentisering.

Google Vault är ett verktyg för dataarkivering och lagring som säkerställer efterlevnad av juridiska krav och hjälper till med att underlätta eDiscovery-processer när behov uppstår. Förutom lagring kan administratörer söka eller exportera data från Google Workspace-appar, även när sådan data har raderats av enskilda användare.

De bästa funktionerna i Google Vault:

• Ställ in lagringspolicyer för att automatiskt lagra data under en viss tidsperiod.
• Placera juridiska spärrar på specifika användarkonton eller organisationsenheter, och se till att data som är kopplade till dessa konton inte kan raderas.
• Avancerade sökalternativ, inklusive sökning efter specifika kriterier som avsändare, mottagare, datumintervall, nyckelord och etiketter.
• Exportera data från Google Arkiv i standardformat som PST (för e-post) och MBOX (för chattar).

Google Work Insights är ett analysverktyg som låter dig spåra hur användare i ditt företag använder Workspace-apparna. Detta ger dig insikt i användaraktivitet, appanvändning och samarbetsmönster – så att du kan optimera produktiviteten och samarbetsstrategier i ditt företag.

De bästa funktionerna i Google Work Insights:

• Filtrera insikter efter specifika organisationsenheter (alias avdelningar, grupper eller team) och tidsperioder.
• Spårar om användare aktivt använder Google Workspace-appar utanför arbetstid och på helger.
• Interaktiva visualiseringar som presenterar nyckeltal med färgglada grafer – vilket gör det enkelt att snabbt identifiera trender och användarmönster.

Arbeta smartare, snabbare och mer effektivt med Google Workspace Apps

Nu när du är bekant med funktionerna i alla 18 verktyg som finns i Google Workspace svit, kan du utnyttja den fulla potentialen i varje verktyg för att lyfta både personligt och team produktivitet.

Allt eftersom tekniken utvecklas ligger Google Workspace i framkant och släpper regelbundet nya funktioner och uppdateringar – så det är viktigt att hålla sig uppdaterad och anpassa sig till de senaste framstegen. Och om du fortfarande upptäcker att Google Workspace inte är din kopp te, finns det andra alternativ värda att utforska.