8 tips för att få ut det mesta av din anteckningsapp

Att göra anteckningar är en viktig färdighet som hjälper dig att organisera dina tankar och uppgifter och göra framsteg i arbetet effektivt. Och med din smartphone eller bärbara dator som din dagliga medhjälpare är det lättare än någonsin att ta anteckningar när du är på språng.

Även om det finns flera anteckningsappar tillgängliga, var och en med unika funktioner, delar de flesta av dessa verktyg också liknande funktioner. Oavsett vilken anteckningsapp du använder, här är några tips som hjälper dig att få ut det mesta av det.

Det kommer alltid att finnas tillfällen då du snabbt behöver skriva ner en idé eller viktig information. Din anteckningsapp kan dock snabbt bli rörig om du inte har ett sätt att organisera dina anteckningar, och vad skulle det vara för nytta om du inte kunde hitta informationen när du behövde den? De flesta appar för anteckningar erbjuder flera sätt att organisera dina anteckningar, inklusive mappar och taggar.

Mappar är utmärkta för att gruppera relaterade anteckningar eller ämnen och hålla dem åtskilda från andra anteckningar. Du kan till exempel skapa mappar för arbete, skola, läsning eller filmer och lagra alla relaterade anteckningar i varje mapp. Om du använder specifika mappar mer än andra kan du ge dem en plats på första raden genom att markera dem som favoriter eller lägga till dem i appens sidofält.

Taggar är ett annat användbart sätt att organisera dina anteckningar, eftersom de låter dig lägga till nyckelord till varje anteckning som du senare kan använda för att söka och sortera i dina anteckningar. Om du till exempel taggar flera anteckningar med ett specifikt datum, kan du snabbt ta fram alla anteckningar relaterade till det datumet, oavsett deras mappar.

2. Använd en konsekvent namnkonvention

Det går bra att sortera dina anteckningar med hjälp av mappar och taggar, men om du inte har en konsekvent namnkonvention för dina anteckningar blir det svårt att skilja dem åt.

Hur ofta har du sökt efter en anteckning baserat på vad du trodde att du kallade den, bara för att hitta flera dokument med liknande titlar eller ingenting? Det bästa sättet att undvika detta är att använda ett enkelt och konsekvent namnsystem.

Några bästa metoder för att namnge dina anteckningar inkluderar:

1. Använd ett enkelt och konsekvent format (till exempel ÅÅÅÅMMDD_Titel).
2. Inkludera korta och meningsfulla sökord i titeln så att det är lätt att söka efter senare.
3. Undvik specialtecken som !, ?, eller * eftersom de kan vara svåra att söka efter.
4. Använd en vanlig, förkortad version av ämnet/ämnet om det är långt (till exempel "Fin_Strat" ​​för "Financial Strategies").

Genom att följa dessa bästa metoder eller skapa dina egna kan du utveckla ett förutsägbart namnsystem som gör det mycket lättare att hitta de anteckningar du behöver när du letar efter dem. Det viktigaste är att vara konsekvent och använda ett system som fungerar för dig.

3. Utnyttja röstinspelning

Några av de bästa apparna för anteckningar erbjuder röstinspelningsfunktioner som låter dig spela in ljudanteckningar, så att du kan fånga idéer även när du inte har tid att skriva ner dem. Den här funktionen kan vara användbar under möten eller föreläsningar där du vill fånga alla detaljer men inte kan skriva lika snabbt som talaren pratar.

På samma sätt, om du av någon anledning inte kan skriva dina anteckningar, kanske för att dina händer är upptagna med något annat, då kan du dra nytta av telefonens tal-till-text-funktion för att snabbt diktera idéer i din anteckningsskrivning app. Båda dessa funktioner kan spara tid och göra det lättare att fånga dina tankar när du är på språng.

4. Skydda dina anteckningar med ett lösenord

Din anteckningsapp innehåller förmodligen känslig personlig och professionell information, såsom lösenord, kontaktuppgifter eller ekonomiska uppgifter. För att säkerställa att denna data förblir säker och för att få ut det mesta av din anteckningsapp är det viktigt att skydda dina anteckningar med ett starkt lösenord.

På detta sätt, även om någon annan kan komma åt din smartphone, kommer de inte att kunna komma åt denna information. Du bör hitta den här funktionen i inställningarna för de flesta appar för anteckningar.

5. Synkronisera dina anteckningar mellan enheter

En av de viktigaste funktionerna att dra nytta av i din anteckningsapp är möjligheten att synkronisera dina anteckningar över flera enheter och plattformar. Till exempel, när du har en idé kan du snabbt skriva ner den i din anteckningsapp på din smartphone och sedan komma åt eller göra ändringar av anteckningen från din bärbara dator eller surfplatta.

På så sätt kan du enkelt hålla reda på alla dina idéer och att göra utan att missa ett slag. Medan de flesta anteckningsappar sparar och synkroniserar data automatiskt, kanske du ibland vill göra detta manuellt om du inte var ansluten till internet när du skapade en anteckning.

Dessutom, för extra försiktighet, kanske du vill exportera dina anteckningar och behålla en kopia på din dator eller molnlagringslösning. På så sätt kan du alltid återställa dina anteckningar och se till att dina viktigaste anteckningar förblir säkra om det finns problem med din enhet eller appen.

Att koppla ihop din anteckningsapp med andra verktyg i din verktygslåda är ett bra sätt att spara tid och maximera effektiviteten. Till exempel en av de bästa knep för att få ut det mesta av Evernote är att koppla den till ditt Google Kalender-konto. Detta ger dig ett fågelperspektiv över dina anteckningar och kalenderhändelser, så att du kan planera din dag mer effektivt.

Detta är bara toppen av isberget, eftersom du kanske kan koppla din anteckningsapp till Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook och Gmail, för att nämna några. Detta är en av de väsentliga saker att tänka på innan du väljer din nästa anteckningsapp.

7. Använd mallar

Mallar är en praktisk funktion som många appar för anteckningar erbjuder, eftersom de hjälper dig att spara tid. De är särskilt användbara för återkommande uppgifter som kräver samma typ av input, som att planera en mötesdagordning, journalföra eller göra anteckningar under en brainstormingsession. Dessa mallar är vanligtvis anpassningsbara, så att du kan anpassa dem efter dina behov.

8. Lägg till påminnelser i dina anteckningar

Ett av de bästa sätten att få ut det mesta av din anteckningsapp är att lägga till påminnelser till dina anteckningar, eftersom det eliminerar behovet av att komma ihåg varje punkt på din att göra-lista. Detta är särskilt användbart om din anteckningsapp fungerar som din aktivitetshanterare eller att göra-lista-app. Så om du vill försäkra dig om att du håller koll på dina uppgifter eller kommer ihåg att granska en idé som du skrev ner, är det ett bra sätt att lägga till påminnelser.

Öka din produktivitet med dessa anteckningstips

Din anteckningsapp är en viktig del av ditt produktivitetspussel, besläktad med en "andra hjärna". Genom att implementera tipsen vi har nämnt hjälper dig att få ut det mesta av dina anteckningsappar samt innehållet du sparar i dem. Rätt kombination av verktyg och strategier är nyckeln till att bygga din andra hjärna och organisera din digitala.