Hur man använder SORTBY-funktionen i Microsoft Excel

Microsoft Excel erbjuder kraftfulla verktyg för att kompilera, organisera och visualisera dina data på nästan alla tänkbara sätt. Ibland kommer du att stöta på ett scenario där du behöver skapa flera specifika vyer av din information.

SORTBY-funktionen i Excel erbjuder ett bekvämt sätt att skapa komplexa uppdelningar och hantverksspecialiserade dataarrangemang som ger din information klarhet utan att skapa förvirring i ditt original dataset.

Används för Excels SORTBY-funktion i Excel

Det finns flera sätt att sortera dina data i Excel, även om de metoder som är lättast att tänka på kan ha nackdelar för mer komplexa behov.

Använder funktionen SORTERING skapar en separat, organiserad datamängd, men du kan bara sortera efter en uppsättning kriterier. Sortering med Excels verktyg för sortering och filtrering erbjuder mycket finare granularitet, men den sorterar den ursprungliga datamängden direkt, vilket gör det mer utmanande att skapa och visa flera vyer, särskilt om du vill se dem samtidigt.

SORTBY-funktionen kombinerar i huvudsak de bästa delarna av dessa två funktioner; det skapar en separat vy av din datamängd (eller en "matris") som kan sorteras efter mer än ett kriterium. Så, till exempel, kan du sortera en resultattavla med spelare i ett spel efter lagnamn, sedan efter poäng och sedan efter specifika prestationer i spelet.

I exemplet vi kommer att använda för den här artikeln har vi en lista med försäljningsdata över en region. Kolumnerna innehåller efternamnen på vår säljare, staten där de arbetar, antalet försäljningar de har gjort och det totala antalet de har tjänat på dessa försäljningar.

Hur man använder SORTBY-funktionen i Excel

För att skapa vår första sortering med SORTBY-funktionen, låt oss organisera våra säljare efter stat.

1. Välj cell F2.
2. Skriv följande inuti cellen eller formelfältet:

   =SORTERA EFTER(A2:D16;B2:B16)

3. Tryck Stiga på.

Den här funktionen säger åt Excel att sortera hela vårt sortiment (celler A2 genom D16) av "State"-värdena i celler B2 genom B16. Den går automatiskt till stigande ordning (A-Z). Den resulterande matrisen listar våra data organiserade efter stat (först Arizona, sedan Kalifornien, sedan New Mexico...).

Observera att listan med namn inte är sorterad i alfabetisk ordning, eftersom det inte var vad vi bad om att den skulle göra. Det är dock lätt att ändra den här formeln för att ange flera kriterier.

Sortera efter flera kriterier samtidigt med SORTBY i Excel

Låt oss ändra vår nya datamängd till att först sortera efter stat, sedan efter antalet försäljningar som gjordes, vilket skapar en miniatyrrankning av hur framgångsrika var och en av våra säljare var i varje stat.

1. Välj cell F2 igen. Alternativt, om du vill behålla den första formeln också för att jämföra skillnaderna, välj cell K2 istället.
2. Skriv följande inuti cellen eller formelfältet:

   =SORTERA EFTER(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. Tryck Stiga på.

Den resulterande nya arrayen har en något mer komplicerad formel nu när vi ber Excel att sortera efter flera fält.

Formeln börjar på samma sätt som den tidigare formeln, eftersom vi ber Excel att sortera vår array i kolumnerna A till D av "State"-informationen i kolumn B, men givet att vi nu har flera intervall vi vill sortera efter, vi måste förtydliga till Excel båda arrayerna vi vill sortera efter (de by_array syntax), och även sorteringsordning, eller riktningen som vi vill att Excel ska ordna data i.

Var och en av by_array argument kan bara vara en kolumn bred, med värdena listade vertikalt som vi har dem här (för till exempel celler B2:B16), eller en rad lång, med värdena listade horisontellt (till exempel celler A4:D4).

Även om de två kolumnerna vi just har bett den här formeln att sortera, ligger kolumnerna B och C bredvid vardera annars kan vi inte kombinera de två kolumnerna till en enda intervallförfrågan inom formeln (som "B2:C16"). Om du gör det resulterar det i ett "#REF!" fel, eftersom Excel inte är säker på vilket av dessa två fält som ska sorteras efter, eller i vilken ordning.

För att inte tala om att det är fullt möjligt att intervallen du vill sortera är separerade från varandra (som kolumnerna B och D här, till exempel), eller så vill du sortera dina celler efter intervall som inte är i ordning i dina data (t.ex. om du vill sortera efter "State" i kolumn B, sedan efter "Namn" i kolumn A, som föreslagits tidigare).

Således måste de två kolumnerna listas inom formeln som separata intervall, för att uttryckligen tala om för Excel ordning vi vill sortera arrayen i — i fallet med exemplet ovan, först efter tillstånd, sedan efter antal försäljning.

De sorteringsordning syntax kan definieras i två riktningar: "1" för stigande ordning (A-Z-ordning eller lägsta siffror ordnade först) eller "-1" för fallande ordning (Z-A-ordning eller högsta nummer i ordning först). De sorteringsordning fält kan inte vara några andra tal förutom 1 eller -1, eller annars ett "#VALUE!" fel kommer att returneras, eftersom det inte finns några andra sätt att beställa data.

Specificerar sorteringsordning var bara valfritt i den första versionen av vår formel, eftersom det omedelbart var tydligt vad vi sorterade efter, och vi sorterade redan i stigande ordning.

Men om vi vill sortera dessa värden i fallande ordning, eller när vi sorterar efter flera kriterier, är det ett krav syntax att fylla i, eftersom sorteringsordningen kan ordnas i olika riktningar för olika intervall, som vi gjorde i detta formel.

Vi kan inte heller be den här formeln att delvis sortera vår array—sortera A1:D16 efter intervall B1:B10, till exempel. Varje intervallargument inom formeln måste sträcka sig över samma antal celler – så om vårt original array värde har 15 celler, sedan alla by_array argument vi ber formeln att sortera efter måste också innehålla 15 celler. Annars får vi ett "#VALUE!" fel.

Nu när vi förstår byggstenarna i denna formel är det lätt att se hur man använder SORTBY för att organisera vår data efter så många kriterier som vi vill eller behöver. Gå in i array först, skriv sedan in by_array sortera, sedan sorteringsordning, sedan vår nästa by_array, vår nästa sorteringsordning, och så vidare, som i formelsyntaxen:

=SORTBY(array, efter_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY är ännu en kraftfull, mångsidig funktion i Excel

SORTBY-funktionen i Microsoft Excel gör det enkelt att skapa specificerade uppdelningar av information och är en mångsidig verktyg för att enkelt organisera röriga datamängder på komplexa sätt för att göra din information tydligare och enklare handlingsbar.

Det finns ännu fler sätt att använda Excels många funktioner, verktyg och funktioner för att organisera dina kalkylblad och göra mer effektiv och produktiv användning av din tid.