Hur man förvandlar e-postmeddelanden till uppgifter och kommentarer med ClickUp

Är du trött på att hänga med i din att göra-lista genom att ständigt växla mellan din Gmail-inkorg och ClickUp-arbetsytan? Nåväl, ClickUp har en lösning för att eliminera detta krångel.

Du kan förvandla dina e-postmeddelanden till uppgifter och kommentarer i ClickUp utan att behöva lämna Gmail. Vi kommer att leda dig genom denna process för att förändra ditt sätt att arbeta för att öka din totala produktivitet.

Om du vill vidarebefordra ett e-postmeddelande till kommentarsektionen för en uppgift i Klicka Uppmåste du få uppgiftens unika e-postadress. Ja, du hörde rätt! Varje uppgift du skapar i ClickUp har en unik adress. För att få den här adressen, håll muspekaren över uppgiften du vill vidarebefordra e-postmeddelanden till och klicka på ellips ikon.

Välj i rullgardinsmenyn Skicka e-post till uppgiften.

Klicka på i popup-rutan Kopiera för att kopiera uppgiftens e-postmeddelande till ditt urklipp.

Öppna nu Gmail och tryck Ctrl + V i adressfältet för att klistra in uppgiftens e-postmeddelande. Du kommer att märka att texten omedelbart ändras till namnet på ClickUp-uppgiften. Detta är mycket användbart om du vill skicka ett nytt e-postmeddelande till samma adress – skriv bara in uppgiftens namn och välj det från rullgardinsmenyn.

Lägg till en ämnesrad och en text i e-postmeddelandet och tryck på Skicka knapp.

Efter att ha skickat e-postmeddelandet visas det i kommentarsektionen för uppgiften (som visas i bilden nedan). Lägg märke till hur ClickUp identifierar avsändaren och visar ämnet och brödtexten i e-postmeddelandet. Den innehåller också en HTML-fil med innehållet i e-postmeddelandet, som du kan ladda ner till din dator.

Precis som alla kommentarer som läggs till i ClickUp finns det ett antal ändringar du kan göra i det vidarebefordrade e-postmeddelandet. När du håller muspekaren över kommentaren kan du redigera den, visa den i helskärmsläge eller tilldela den till en gruppmedlem. Dina teammedlemmar kan också engagera sig i kommentaren genom att reagera på den med en emoji eller lämna ett direkt svar.

Genom att klicka på ellipsikonen för kommentaren får du ytterligare alternativ som låter dig:

• Kopiera URL: en till kommentaren.
• Lägg till kommentaren i beskrivningsområdet för din uppgift.
• Ställ in en påminnelse om att vidta åtgärder för kommentaren.
• Ta bort kommentaren.

Skapa nya uppgifter i ClickUp via e-post

I likhet med uppgifter i ClickUp har varje lista också en unik adress. Det betyder att du kan vidarebefordra e-postmeddelanden som en uppgift till den listan. För att få adressen till en lista, håll muspekaren över listnamnet i huvudnavigeringen i sidofältet och klicka på ellips ikon för att öppna listinställningarna.

Välj i rullgardinsmenyn E-posta till Lista.

Klicka på i popup-rutan Kopiera för att kopiera listans e-postmeddelande till ditt urklipp.

Klistra in e-postmeddelandet i adressfältet i Gmail, lägg till en ämnesrad och brödtext och tryck Skicka. Den här gången kommer ditt ämne att vara namnet på din uppgift i ClickUp och texten kommer att läggas till i beskrivningsområdet för uppgiften. Alla filer du lägger till i e-postmeddelandet hamnar under avsnittet Bilagor i uppgiften (utöver HTML-filen som ClickUp bifogar automatiskt).

Du kan ställa in ytterligare egenskaper för den nya uppgiften genom att lägga till dem i ämnesraden:

• Tilldelad: Tilldela den nya uppgiften till dig själv eller en gruppmedlem (t.ex. John Doe) använder eller.
• Förfallodatum: Ställ in förfallodatum genom att ange exakta datum som eller använda naturligt språk som t.ex, , eller.
• Taggar: Lägg till taggar till din uppgift med. Om taggnamnet du anger inte finns skapas det automatiskt.

När du har skickat e-postmeddelandet visas det i din angivna ClickUp-lista som visas i bilden nedan.

Om du ofta arbetar med vissa listor på din arbetsyta bör du ta lite tid att spara deras adresser i Gmail, så att det är lättare att snabbt komma åt dem.

Hur man automatiskt vidarebefordrar e-postmeddelanden till ClickUp

Om du märker att du ständigt vidarebefordrar e-postmeddelanden från en viss avsändare till ClickUp som en uppgift eller kommentar, sparar du värdefull tid genom att ställa in automatisering. Låt inte termen "automatisering" skrämma dig – allt du behöver göra är att ställa in ett vidarebefordranfilter i Gmail.

Lägg till en e-postadress för vidarebefordran till Gmail

Innan du kan börja vidarebefordra e-postmeddelanden måste du lägga till en e-postadress för vidarebefordran (för uppgiften eller listan) dit e-postmeddelandena kommer att skickas. För att göra detta, klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av Gmail och välj Se alla inställningar.

Under fliken Vidarebefordran och POP/IMAP klickar du på Lägg till en adress för vidarebefordran knapp.

Klistra in din ClickUp-uppgift eller listaadress i textfältet. Se till att du tar bort de extra text- och vinkelparenteserna som lagts till i början och slutet av adressen och klicka sedan Nästa. Klicka på i de nästa två popup-fönster som visas Fortsätt sedan OK.

När du öppnar din ClickUp-arbetsyta visas bekräftelselänken som en ny uppgift i listan dit du kommer att vidarebefordra e-postmeddelanden.

När du öppnar uppgiften klickar du på bekräftelselänken som kommer att finnas i beskrivningsområdet. Klicka på i popup-fönstret som visas Bekräfta för att äntligen lägga till e-postadressen i Gmail.

Ställ in filter för att vidarebefordra e-postmeddelanden till ClickUp

När du har lagt till e-postadressen för vidarebefordran kan du nu ställ in ett filter för att skicka e-post till den adressen. I bilden nedan kontrollerar filtret endast att avsändaren av ett mejl har en specifik adress.

När ett e-postmeddelande uppfyller de angivna kriterierna kommer det att arkiveras och vidarebefordras till den valda ClickUp-adressen.

Du har slutfört automatiseringskonfigurationen för att vidarebefordra specifika e-postmeddelanden till ClickUp. Om du vill ta detta till nästa nivå kan du ställ in filter för att vidarebefordra e-post till Slack, och en annan filter för att vidarebefordra e-post till Outlook. Det här är en mycket användbar funktion för att rensa ut din inkorg och hålla den organiserad samtidigt som du håller dig överst på din att-göra-lista.

Rensa dina e-postmeddelanden och håll dig organiserad med ClickUp

Att förvandla dina e-postmeddelanden till uppgifter och kommentarer i ClickUp är en förändring när det gäller att hantera ditt arbetsflöde. Med bara några klick kan du förvandla kaoset i din e-post till en strömlinjeformad och organiserad "att göra" som är lätt att spåra och hantera. Och det är bara början – det finns fler kreativa sätt du kan lära dig använda ClickUp som du kanske inte är medveten om.