En nybörjarguide till ClickUp-automatiseringar

ClickUp är ett robust uppgifts- och projekthanteringsverktyg, och du kan göra det ännu mer kraftfullt med automatiseringar av arbetsflöden. Med den här funktionen behöver du inte utstå tråkiga och repetitiva uppgifter – ClickUp kommer att göra det tunga lyftet åt dig.

Allt du behöver göra är att ställa in automatiska instruktioner för att utföra det du behöver göra. Detta kommer att eliminera fel, påskynda ditt arbetsflöde och spara tid för att fokusera på de saker som faktiskt betyder något. Och vet du vad som är det bästa? Ingen erfarenhet av kodning krävs!

Så låt oss dyka djupare in i ClickUp Automations och se hur det kan höja ditt produktivitetsspel.

Vad är ClickUp Automations?

De Klicka Upp Automationsverktyget är en kraftfull uppsättning funktioner som låter dig automatisera repetitiva uppgifter och effektivisera ditt arbetsflöde. Varje automatisering som skapas i ClickUp består av tre komponenter: en utlösare, ett villkor och en åtgärd.

1. Utlösare

Händelsen som aktiverar automatiseringen. En trigger kan vara allt från att skapa en ny uppgift till att anlända på ett förfallodatum.

2. Skick (valfritt)

Extra kontroller kan läggas till avtryckaren – och måste uppfyllas – för att aktivera automatiseringen. Till exempel kanske du vill automatisera en uppgift bara om den har tilldelats en viss gruppmedlem eller har ett specifikt förfallodatum.

3. Handling

Detta är vad som kommer att hända när triggern och villkoren är uppfyllda. Detta kan vara allt från att skicka ett e-postmeddelande till att uppdatera en uppgifts status. Du får sätta upp så många åtgärder du vill.

Hur man aktiverar ClickUp-automatiseringar

Innan du kan ställa in någon automatisering i din ClickUp-arbetsyta måste du aktivera Automatiseringar i Klicka på Appar. Du kan komma åt ClickApps från huvudnavigeringen i sidofältet eller din arbetsytas toppnavigering.

1. Klicka på din profilikon på navigeringspanelen på sidan.

2. Välj Klicka på Appar från popup-menyn.

Få åtkomst till ClickApps från ditt arbetsområde

1. Klicka på pilen i rullgardinsmenyn Anpassa knappen i det övre högra hörnet av din arbetsyta.

2. Välj Klicka på Appar från rullgardinsmenyn.

När ClickApps-sidan öppnas, se till Automatisering är aktiverat. Klicka sedan på TILLBAKA för att gå tillbaka till föregående sida.

Hur man ställer in en grundläggande ClickUp-automatisering

Innan du ställer in en ClickUp-automatisering, se till att du befinner dig i det specifika utrymmet, mappen eller listan där du vill att automatiseringen ska tillämpas.

Om du är ny på ClickUp och vill förstå skillnaden mellan arbetsytor, utrymmen, mappar och listor, nybörjarguide till ClickUp-terminologi hjälper dig att rensa alla tvivel och förvirring.

Nu när du har aktiverat Automation, Anpassa knappen i ditt arbetsområde ändras till Automatisera, som du kan klicka på för att öppna automatiseringssidan.

Klicka på i rullgardinsmenyn Lägg till automatisering.

Använd automationsmallar för att skapa en automatisering

Precis som hur du kan lägg till ClickUps projektmallar till din arbetsyta för att snabbt kickstarta dina projektplaner kan du också välja från ett bibliotek med automationsmallar för att ställa in din första automatisering. Dessa mallar har grupperats under Kategorier och Integrationer i den vänstra rutan på sidan Automatiseringar.

Även om automatiseringarna som listas under Kategorier är grundläggande och endast påverkar ändringar internt, låter de under Integrationer dig göra direkta ändringar relaterade till externa appar. För närvarande stöder ClickUp endast direktautomatisering med följande appar:

• Bugsnag
• Calendly
• E-post
• GitHub
• Hubspot
• Twilio

Så du kan välja vilken som helst av automationsgrupperna från den vänstra panelen och sedan välja en specifik automatisering relaterad till gruppen till höger, anpassa den för att passa dina behov och spara den.

Skapa automatiseringar från grunden

Du kan också välja att skapa anpassade automatiseringar från grunden. För att komma igång, klicka på + Anpassad animering knappen i det övre högra hörnet på automationssidan.

Under När avsnitt måste du ställa in en triggerhändelse (markerad som "1" i bilden nedan). Några av de tillgängliga triggeralternativen inkluderar:

• Uppgift skapad,
• Ändringar av uppdragstagare,
• Statusändringar,
• Prioritetsändringar,
• Ändringar av förfallodatum,
• Ändringar av startdatum etc.

Du kan välja att ange vilka villkor som helst (markerade som "2" i bilden ovan) som måste uppfyllas – i det här fallet inga – för att starta åtgärden.

Och under Sedan lägg till de åtgärder (markerade som "3") som ska inträffa när triggerhändelsen och villkoren är uppfyllda. Några av åtgärderna du kan välja mellan inkluderar:

• Skapa en uppgift,
• Skapa en deluppgift,
• Ändra prioritet,
• Ändra tilldelade,
• Lägg till en kommentar,
• Ta bort uppgift osv.

När du är klar klickar du på Skapa för att spara och aktivera automatiseringen.

Du bör notera att ClickUps gratis- och obegränsade planer inte tillåter dig att lägga till villkor och mer än en åtgärd till din automatiseringsinställning. Du måste köpa Business-, Business Plus- eller Enterprise-planen för att ta bort denna begränsning.

Hur du hanterar dina ClickUp-automatiseringar

Medan inrättandet av nya automatiseringar sker under Bläddra fliken, hantering av dina automatiseringar görs under Hantera flik.

När du är här kan du lägga till en beskrivning till din automatisering (markerad som "1") för att förklara dess funktion eller ge sammanhang till någon annan som kanske tittar på din arbetsyta. Du kan också inaktivera automatiseringen (markerad som "2") för att pausa den utan att raderas.

När du håller muspekaren över automatiseringen kan du duplicera, redigera eller ta bort den.

Om du arbetar med långa listor med automatiseringar gör ClickUp det enkelt att hitta någon av dem genom att tillhandahålla flera filteralternativ.

Först kan du filtrera efter Aktiva och Inaktiv automatiseringar. När du inaktiverar aktiv automatisering hamnar den under den inaktiva sektionen.

Du kan också filtrera automatiseringarna efter utrymmen, mappar eller listor där de skapades.

Slutligen kan du filtrera efter utlösaren, tillståndet eller åtgärden för automatiseringarna och även efter den person som senast uppdaterade eller gjorde några ändringar i den.

Så här spårar du din automatiseringsanvändning

Även om du kan skapa obegränsade automatiseringar i ClickUp, är antalet gånger de körs begränsat. Så varje gång en automatiserad åtgärd utförs i bakgrunden, räknas den mot din användning, som kan spåras under Användande flik.

Gratisplanen är begränsad till att köra 100 automatiska åtgärder varje månad. Du kan inte köpa ytterligare automatiseringar medan du är på den kostnadsfria planen, så du måste köpa en betalplan först. Här är det maximala antalet tillåtna automatiska åtgärder för varje betald plan.

• Obegränsat: 1 000/mån
• Företag: 10 000/mån
• Business Plus: 25 000/mån
• Företag: 250 000/mån

För att hjälpa dig att hålla koll på din användning skickar ClickUp användningsvarningar till arbetsytaägare och administratörer via e-post när arbetsytaanvändningen når 90 % och 100 %. Om du når din användningsgräns och vill köpa ytterligare automatiseringar kostar det 19,99 USD för 1000 extra åtgärder per månad, 99,99 USD för 10 000 extra och 299,99 USD för 100 000 extra åtgärder.

Arbeta smartare, inte hårdare, med ClickUp-automatiseringar

ClickUp Automations är en enkel men kraftfull funktion som hjälper till att eliminera repetitiva uppgifter och öka den totala produktiviteten. Genom att följa stegen som beskrivs i den här nybörjarguiden kommer du att vara på god väg att bemästra ClickUp-automatiseringar och förvandla ditt arbete. Och om du vill ta detta till nästa nivå är ClickUp-mallar ett bra sätt att göra det.