9 Microsoft Word-tips för att redigera din collegeuppgift snabbare

Uppdrag på högskole- och universitetsnivå är forskningstunga och du förväntas ofta producera artiklar med ett betydande antal sidor. Precis när du tror att du är klar med att producera det nödvändiga antalet ord, är nästa steg lika utmanande och tidskrävande: redigering.

Från kortkommandon till enkla, inbyggda funktioner som Sök och ersätt och den automatiska tabellen över innehåll, här är flera tips som du kan använda för att redigera och formatera din högskoleuppgift mer effektivt i Microsoft Word.

1. Lämna styckeavstånd som ditt sista steg

Låt oss först börja på rätt spår. När du har en uppsats eller rapport på 3 000 ord framför dig är det frestande att ställa in dubbelmellanrum när du bara skriver några meningar eller högst ett stycke. Det ger den tröstande illusionen att du har gjort mer arbete än du faktiskt har gjort.

Men för att vara mer effektiv i det sista redigeringsstadiet är det bäst att lämna styckeavstånd som ditt sista steg. På så sätt sparar du tid eftersom du inte behöver rulla upp och ner mycket mer än vad du behöver när du navigerar genom olika avsnitt och sidor i din text.

2. Lär dig att använda kortkommandon

Kortkommandon gör redigering och formatering mycket snabbare jämfört med att använda en mus. Till exempel, när du använder musen för att välja några ord, kommer du förmodligen att missa en bokstav eller två och måste markera om, eller överskjuta och inkludera en punkt när du inte behöver.

I det här fallet kan du välja text korrekt genom att använda Ctrl + Skift, och den vänster och höger pil nycklar i Windows. Det finns många fler Kortkommandon för Microsoft Word som gör att du kan få de flesta redigeringar gjorda på tangentbordet, utan att behöva byta till din mus eller styrplatta. Underskatta inte hur mycket tid du sparar med den här metoden!

När du läser igenom en kontinuerlig textkropp kan de tomma sidhuvuden och sidfötterna kännas störande. För att få en smidigare läs- och redigeringsupplevelse, dölj sidhuvuden och sidfötter för att sammanfoga alla sidor.

Håll muspekaren över det grå utrymmet mellan din nuvarande sida och nästa och dubbelklicka sedan. När du behöver använd sidhuvuden och sidfötter i Microsoft Word återigen, visa dem genom att föra markören över sidavgränsningsraden och dubbelklicka.

4. Komprimera rubrikerna och underrubrikerna

För långa rapportliknande uppdrag kommer du sannolikt att dela upp ditt innehåll i rubriker och underrubriker. När du flyttar från ett avsnitt till nästa, eller hoppar mellan avsnitt för att skriva om och redigera, gör det lättare att rulla igenom din text genom att komprimera rubrikerna.

Håll muspekaren över rubriken och klicka sedan på triangelikonen som visas bredvid för att dölja innehållet. Om du vill dölja alla rubriker samtidigt, högerklicka på valfri rubrik och välj Expandera/komprimera > Dölj alla rubriker.

5. Sortera referenser automatiskt i alfabetisk ordning

Listan över citerade verk är ett viktigt avsnitt i varje högskoleuppgift och är vanligtvis sorterad i alfabetisk ordning. Du har antagligen lagt till referenser till listan när du citerar dem i din uppsats, men när det kommer till sortering i slutet är det omöjligt och tidskrävande att sortera dem manuellt. Du kan helt enkelt sortera dem automatiskt i Microsoft Word.

Välj alla dina referenser och gå till Hem flik. Under Paragraf sektionen, klicka på Sortera ikon (A och Ö, med en nedåtpil). I den Sortera efter fält, välj Paragrafer. I den Typ fält, välj Text. Välj sedan Stigande och klicka OK. Listan kommer nu att sorteras i alfabetisk ordning.

Du kan dock lägga märke till ett par extremvärden. Till exempel, när vissa referenser börjar med symboler istället för en bokstav, kommer de troligen alla att skjutas till toppen. Det här är de få som du sedan behöver infoga på rätt sätt manuellt i din lista.

6. Använd Sök och ersätt för att undvika stavfel

Oavsett om det är läroböcker eller tidskriftsartiklar har varje elev förmodligen stött på författare med efternamn som är lite svåra att stava. Att skriva namnet om och om igen för varje citat i texten är utsatt för mänskliga fel. För att undvika felstavningar kan du använda Sök och ersätt.

Använd först en unik förkortning som platshållare när du skriver din uppgift. Jag rekommenderar att inkludera ett nummer i denna förkortning. Detta beror på att om din förkortning bara består av bokstäver, finns det en chans att denna korta kombination av bokstäver kan ha förekommit någon annanstans, som en del av ett ord, i din uppsats.

När du är klar med kroppsinnehållet är det dags att ersätta förkortningen med det faktiska efternamnet. I den Hem fliken, klicka Byta ut i Redigering flik. I den Hitta vad fältet anger du din förkortning. I den Ersätta med fältet skriver du in den faktiska författarens namn. Klicka sedan Ersätt alla. Alla dina förkortningar kommer nu att ersättas med rätt författares efternamn.

7. Infoga din bild i ett osynligt bord

Om du inte riktigt har koll på att formatera bilder i Microsoft Word, här är ett enkelt alternativ som hjälper garantera att din bild inte får din text att bryta upp på konstiga platser: infoga din bild i en osynlig tabell.

Gå till den del av texten där du vill att din bild ska visas. Tryck Stiga på att gå till ett nytt stycke. Gå till Föra in fliken, klicka Tabell, och välj en ruta för att skapa en 1x1-tabell. Med markören inuti ditt bord klickar du Bilder > Infoga bild > Den här enheten för att ladda upp din bild till dokumentet.

Du kan ändra storlek på din bild i tabellen. När du är nöjd, markera tabellen, gå till Bordsdesign fliken, klicka Gränser > Ingen gräns. Den svarta bordskanten försvinner då. Din bild verkar nu passa perfekt mellan två textstycken.

8. Få en översikt över flera sidor samtidigt

När du nästan är klar med redigeringen är det bäst att bläddra igenom alla sidor för att se till att det inte finns några udda tomma sidor, separata avsnitt eller felaktiga bildvisningar. Men om du har mer än 20 sidor med innehåll är det bara svindlande att bläddra igenom så mycket innehåll snabbt.

Gå istället till Se flik. I den Zoom avsnitt, klicka Flera sidor. Detta zoomar ut ditt Microsoft Word-dokument, så att du kan visa två eller tre sidor samtidigt. Du kan också klicka på zoomreglaget längst ner till höger för att zooma ut ännu mer och visa fler sidor på en gång.

9. Skapa automatiskt en innehållsförteckning

En av de sista inlämningsdelarna är innehållsförteckningen. Om du har skrivit in varje rubrik manuellt, skriv en rad med punkter som slutar med rubrikens motsvarande sidnummer, och dubbelkolla det nämnda sidnumret själv, är det dags att låta Microsoft Word hantera uppgiften.

Se först till att du har använt rätt stil på dina rubriker. Du kan kontrollera detta genom att klicka på varje rubrik och se vilken stil som är vald i Hem flik. Sedan, numrera sidorna i ditt Microsoft Word-dokument.

Slutligen, gå till den tomma sidan där du vill infoga din innehållsförteckning. Gå till Referenser fliken, klicka på Innehållsförteckning, och välj en av Automatiska tabeller. Microsoft Word genererar omedelbart en innehållsförteckning åt dig.

Förbättra din redigeringsprocess i Microsoft Word

Genom att tillämpa ovanstående tips kan du revidera ditt uppdrag snabbare och mer effektivt utan att belasta dig själv med ögontrötthet. Dra ner på överdriven rullning och andra manuella uppgifter som kan utföras automatiskt av Microsoft Word.

Att spara tid på redigering innebär dessutom att du har ännu mer tid att korrekturläsa och granska dina uppsatser noggrant, vilket gör att du kan producera uppsatser och rapporter av högre kvalitet.