6 sätt AI används för att effektivisera fjärr- och hybridarbete

Framväxten av fjärr- och hybridarbetsmodeller har sett en störande förändring i vårt sätt att arbeta. Men det är inte den enda störande kraften på blocket. Den exponentiella ökningen av användningen av AI har förändrat hur vi interagerar med teknik.

Verktyg som ChatGPT, Bing Chat och Google Bard är mycket det offentliga ansiktet utåt för AI. Men bakom kulisserna integreras AI i många vardagliga uppgifter och processer. Låt oss ta en titt på hur de två stora nya störarna kombineras för att effektivisera fjärrarbete.

1. Förbättra produktiviteten genom engagemangsövervakning

Det är osannolikt att den här hamnar på din favoritlista, men att använda AI för att övervaka arbetsflöden och kommunikationskanaler kan förbättra produktiviteten. Bortsett från moraliska implikationer, här är några av sätten som engagemangsövervakning med AI används för att uppnå detta:

• Identifiera ineffektivitet: AI används för att övervaka arbets- och kommunikationskanaler för att identifiera potentiella flaskhalsar.
• Personliga rekommendationer: AI kan ge personliga rekommendationer för att hjälpa anställda att optimera sin arbetsdag och förbättra sin totala produktivitet. Till exempel kan AI föreslå att en anställd tar en paus om de har jobbat för länge utan paus.
• Förbättrad kommunikation: Du kan lägga lika mycket tid på att läsa e-postmeddelanden, DM och annan kommunikation som du lägger på produktivt arbete. AI kan analysera de bästa kommunikationskanalerna för särskilda meddelanden och identifiera var kommunikationskanalerna flaskhalsar.
• Optimera arbetsscheman: Med kontroversiella antydningar om Big Brother kan AI användas för att analysera data om när anställda är som mest produktiva. Inklusive förslag på ändringar av en anställds arbetsdag baserat på deras produktivitetsmönster.

Engagemangsövervakning kanske inte är ditt favoritämne, men – på gott och ont – används det allt oftare för att effektivisera fjärrarbetsflöden.

2. Virtuella hjälpare

Det finns massor av saker du kan göra med AI chatbots som ChatGPT. Men de stora språkmodellerna bakom chatbotarna kan anpassas kraftigt för att fokusera på specifika uppgifter. Detta innebär att de enkelt kan integreras i fjärrarbetssystem som virtuella hjälpare.

Listan över potentiella funktioner de kan utföra är praktiskt taget oändlig, men här är bara några av de vanligaste:

• Svarar på vanliga frågor: En chatbot kan enkelt programmeras med all relevant information som behövs för att svara på de vanligaste medarbetarfrågorna.
• Personlig hjälp: Chatbotarnas förmåga att lära sig är den kritiska faktorn här. Chatbots kan lära sig dina vanor och preferenser över tid för att ge mer personlig hjälp.
• Ge feedback: Chatbots kan användas som en "frontline"-redigerare för att ge tidig feedback på dokumentutkast, presentationer och annat skriftligt arbete.
• Planeringshjälp: Chatbots kan hjälpa dig att schemalägga möten och möten, spara tid och minska risken för schemaläggning av konflikter. Till exempel kan en chatbot hjälpa till att hitta en ömsesidigt tillgänglig tid för ett möte med en kollega.

Detta är bara några av sätten som chatbots redan kan hjälpa fjärrarbetare. Men det är värt att komma ihåg att detta fortfarande är en ny teknik och verktyg som detta kommer bara att bli mer kraftfulla.

3. Förbättrad säkerhet

Åldern då all ett företags data förvarades säkert i hemnätverkets säkerhet är sedan länge förbi. För att distansarbete ska kunna arbeta måste data vara fritt tillgänglig för anställda med hjälp av alla slags enheter och ofta via offentliga nätverk.

För säkerhetspersonal är detta ett mardrömsscenario. De kan inte längre slå in all sin data i lager av skyddande bomullsull. Nu måste de ta extra slutpunktssäkerhetsåtgärder när personliga enheter används för att komma åt företagsdata.

För att hjälpa till att bekämpa detta integreras AI alltmer som ett extra lager i säkerhetsstackarna. Till exempel är säkerhet en av de överraskande sätt som datorseende används på.

En mer "traditionell" metod innebär att använda AI för att upptäcka ovanliga inloggningsmönster eller misstänkt aktivitet. Dessutom kan AI hjälpa organisationer att följa bestämmelser som GDPR eller HIPAA genom att identifiera och skydda känslig data.

4. Effektivisering av mänskliga resurser

Introduktion och utbildning av nya medarbetare eller frilansare kan vara en börda för HR-avdelningar. Men AI används allt mer för att automatisera många av processerna som, även om de är nödvändiga, är tidskrävande och ofta tråkiga.

Till exempel kan AI-drivna chatbots användas för att svara på vanliga frågor från nyanställda, vilket frigör HR-personal att fokusera på mer komplexa uppgifter. AI kan också användas för att övervaka medarbetarnas utbildning och skräddarsy framtida utbildningar baserat på hur medarbetarna utvecklas.

AI kan också hjälpa HR-avdelningar med deras rekryteringsprocedurer. AI-drivna verktyg kan analysera CV och applikationer för att identifiera de mest kvalificerade kandidaterna.

5. Analytics

Användningen av analyser för att effektivisera arbetsmetoder är inget nytt; den har funnits med oss ​​sedan urminnes tider. Medan tillgång till komplexa analyser har funnits i decennier, tar AI analys till en ny nivå.

Men att förstå vad som fanns i all den datan och vad som kunde göras med den var otroligt resurstung. Men nu när AI kan användas för att analysera analyser kan enorma mängder data samlas igenom. Antalet mätvärden som mäts ökar också kraftigt.

Till exempel kan AI analysera data från servrar och till och med fjärranställdas datorer. Med hjälp av dessa data kan den upptäcka potentiella maskinvarufel innan de inträffar. De flesta andra användningar av AI som vi har diskuterat i den här artikeln är också starkt beroende av AI: s förmåga att cirkulera och analysera enorma mängder data.

6. Automatisera arbetsflöden

Distansarbete, särskilt inom team, är starkt beroende av smidiga arbetsflödesprocesser. Dessa måste trimmas för att vara både enkla och produktiva. Problemet är att dessa kriterier ofta utesluter varandra. Arbetsflöden är ofta komplexa av nödvändighet och produktiviteten kan bli lidande som ett resultat.

Här är några exempel på hur AI kan hjälpa till genom att automatisera arbetsflöden.

• Utför repetitiva uppgifter: AI kan frigöra din tid för att koncentrera dig på viktigare uppgifter genom att utföra tidskrävande uppgifter. Detta inkluderar exempel på datainmatning, dokumentbehandling och filorganisation.
• Skapa personliga arbetsflöden: AI kan användas för att skapa personliga arbetsflöden för enskilda teammedlemmar. Detta kan baseras på faktorer som deras kompetens, preferenser och arbetsbelastning. Resultatet är ett personalteam som arbetar med uppgifter som passar bäst för deras styrkor.
• Identifiera flaskhalsar i arbetsflödet: Maskininlärningsalgoritmer kan användas för att analysera mönster i arbetsflödesdata, identifiera potentiella flaskhalsar eller områden där processer kan förbättras.

Genom att effektivisera arbetsflöden kan AI spela en stor roll för att öka produktiviteten hos avlägsna team.

AI och Remote Working: A Marriage of Sorts

Upptaget i användningen av AI-verktyg har varit inget mindre än meteoriskt. Vi börjar bara förstå hur de kommer att gynna (eller hindra?) samhället. För avlägsna lag är de förvisso redan guld värda, och detta beroende av dem kommer bara att öka.

När AI blir mer sofistikerad kan vi förvänta oss att den kommer att spela en ännu större roll i fjärrarbete, automatisera fler uppgifter, förbättra samarbete och kommunikation och förbättra den totala produktiviteten.

Även om det finns farhågor om effekterna av AI på sysselsättningen, är det tydligt att på kort sikt har AI potential att i hög grad gynna avlägsna team genom att effektivisera arbetsflöden och möjliggöra mer effektivt och effektivt arbete praxis. Sammantaget råder det ingen tvekan om att AI och distansarbete är ett slags äktenskap som kommer att fortsätta att utvecklas och forma framtidens arbete.