Hur man använder Ivy Lee-metoden i Microsoft To Do

Det är vanligt att man tittar på sin att-göra-lista och undrar var man ska börja. Med så mycket på gång kan det vara svårt att välja en utgångspunkt varje morgon – för att inte tala om stressigt.

Genom att använda Ivy Lee-metoden för att planera dina att göra vet du exakt var du ska börja varje dag. Och genom att para ihop det med de enkla checklistlayouterna i Microsoft To Do kommer du att få en stabil process för uppgiftshantering. Vill du lära dig hur? Först ska vi dyka ner i en kort förklaring av Ivy Lee-metoden.

Vad är Ivy Lee-metoden?

Ivy Lee-metoden är ett utmärkt sätt att ta bort stressen från den dagliga planeringen. Här är en snabb översikt över hur det fungerar:

• Skriv ner sex uppgifter varje kväll för att fokusera på nästa dag.
• Lista dem i ordning, sätt objekt med högre prioritet först.
• Följande dag, arbeta igenom din lista och bocka av objekt medan du går.
instagram viewer
• Om du avslutar din lista, undvik att lägga till fler uppgifter - kanske använd tiden till att komma ikapp med mindre saker eller lite avkoppling.
• Vad som än finns kvar på din lista, för det vidare till nästa dag när du skriver din nya lista.

Tanken är att du vet exakt var du ska börja dagen efter och vilken uppgift som kommer härnäst. Om du jämför Apple Reminders, Google Keep och Microsoft To Do, kommer du att märka att de alla erbjuder ett checklistaformat. Men det senare verkar som om det var tänkt för Ivy Lee-metoden, tack vare dess Min dag och Uppgifter listvyer.

Du kan undra vad som händer med alla dina andra uppgifter, de sex som inte finns med på den dagliga listan. My Day och Tasks samverkar för att förhindra att saker ramlar mellan stolarna. Min dag är din dagliga lista, och Tasks är för allt annat. Du kan kalla detta din eftersläpning.

Skapa en eftersläpning i Microsoft To Do

En backlog är där du lagrar alla dina uppgifter. Det kan låta lite kaotiskt, men det finns ingen anledning att bli för granulär. Tänk på arbetsuppgifter, sysslor och projekt som inte sker som en del av din dagliga rutin. Till exempel att korrekturläsa en rapport eller skriva ett marknadsföringsförslag, inte kolla dina mejl eller diska.

När du lär dig om uppgiften lägger du till den i din eftersläpning där den inte kommer att glömmas bort, inte distrahera och är lättillgänglig när som helst.

Den perfekta platsen för din eftersläpning i Microsoft To Do är på fliken Uppgifter. Du hittar den i sidofältet till vänster. Att skapa en att göra-lista här är lika enkelt som att skriva de objekt du vill inkludera i lägga till en uppgift fältet och tryck på enter.

Om du vill lägga till mer information till uppgifter, klicka på den du vill utöka, så öppnas ett höger sidofält. Här kan du:

• Lägg till uppgiften i din Min dag-lista.
• Skapa påminnelser.
• Ge din uppgift ett förfallodatum.
• Sätt det på repeat – gör det till en återkommande uppgift dagligen, veckovis, månadsvis, årligen eller anpassad.
• Kategorisera dina uppgifter.
• Bifoga en fil.
• Skriv en lapp.

Du behöver inte vara alltför detaljerad, men du vill inkludera tillräckligt med information om uppgiften för att komma ihåg detaljerna senare. Detta är särskilt viktigt för artiklar som kan sitta på din eftersläpning ett tag.

När du har listat alla dina att göra, kommer du att använda din eftersläpning för att planera din dagliga att göra-lista.

Skriva din dagliga att göra-lista i Microsoft To Do

Precis som eftersläpningen erbjuder Microsoft To Do den perfekta platsen för din dagliga lista, den Min dag flik. Du hittar den i det vänstra sidofältet högst upp. Det är viktigt att komma ihåg att din lista rensas automatiskt när datumet ändras, så att du inte vill flytta över objekt när du väljer vad du vill göra nästa dag.

Istället, när du granskar objekt i din backlog, klickar du på stjärnan på de sex objekt du vill arbeta med.

På morgonen klickar du på de uppgifter du vill flytta över och väljer Lägg till min dag att göra så. De kommer också att finnas kvar i din eftersläpning eller fliken Uppgifter med etiketten Min dag. När Microsoft To Do rensar eventuella oavslutade föremål kan du snabbt hitta dem igen, tack vare de stjärnor du placerat på dem tidigare.

Visst, det skulle vara lättare om din lista inte rensades varje natt, men detta ger dig tid att se över dina uppgifter på morgonen och även en nystart varje dag. Inom din Min dag kan du klicka och dra objekten hit för att prioritera dem. Du kan också ta en ny titt på några av objekten i din backlog genom att klicka Förslag i det övre högra hörnet.

När du avmarkerar en uppgift kan du hitta den i Avslutad avsnittet på fliken Uppgifter. Dessutom kan du slå på Avslutad smart lista i dina inställningar – kugghjulet i det övre högra hörnet på skärmen – för att visa dina färdiga uppgifter i sidofältet.

Du kan hitta ett annat antal uppgifter som fungerar för dig. Ingen svett om du inte kan hitta sex varje dag, speciellt om du vet att du inte kommer att slutföra så många.

Smarta listor att använda tillsammans med Ivy Lee-metoden i Microsoft To Do

Det finns många produktiva sätt att använda Microsoft To Do. Förutom de enkla att göra-listlayouterna erbjuder Microsoft To Do smarta listor som hjälper dig att hålla ordning och få saker gjorda. Dessa är särskilt praktiska om du vill ha ytterligare listor för påminnelser, idéer eller slumpmässiga saker för att förhindra att de stör din uppgiftslista eller eftersläpning.

Så här gör de:

• Viktig— Att klicka på stjärnan bredvid ett objekt bedömer det som viktigt. Microsoft To Do avrundar sedan dessa uppgifter till fliken Viktigt i appen, så att du kan hitta dem alla på ett ställe. Detta är särskilt användbart om din eftersläpning är lång och du snabbt vill hitta dina stjärnmärkta objekt.
• Planerad—Microsoft To Do samlar också alla objekt som du tilldelar ett datum på fliken Planerad. Här hittar du dina uppgifter i grupper som t.ex I dag, I morgon, Nästa vecka, och Senare.
• Tilldelad till mig – om du samarbetar med andra i Microsoft To Do eller Microsoft Planner kan du även kolla här för uppgifter som de har delegerat till dig.
• Allt— den här smarta listan visar alla att göra du skapar i Microsoft To Do.
• Avslutad— en plats för alla dina färdiga uppgifter. När du har markerat ett objekt kan du hitta det här eller i Avslutad avsnitt av dess lista.

Om du inte vill att en eller några av dessa ska visas i sidofältet kan du stänga av dem i dina inställningar under kugghjulsikonen uppe till höger. Dessutom kan du automatiskt dölja tomma smarta listor och dölja sidofältstitlar från anslutna appar—Planerare och Flaggat e-postmeddelande.

Möjligheten att dölja det du inte använder ger mer fokus på de funktioner du gör. På så sätt uppmärksammar du bara det som är viktigast, och det är mindre troligt att uppgifter förbises eller glöms bort.

Förhindra att uppgifter faller mellan stolarna med Microsoft To Do

Microsoft To Do känns nästan som att dess utvecklare hade Ivy Lee-metoden i åtanke. Dess flikar Uppgifter och Min dag går ihop för att ge dig en sömlös daglig lista som hjälper dig att göra planering enkelt. Om du behöver ta med din att göra-lista när du är på språng laddar du bara ner mobilappen. Ännu bättre, Microsoft To Do är tillgängligt utan kostnad med ett Microsoft-konto.