Öka kommunikationen i ditt team med dessa tips

Det mest kritiska sättet att nå framgång med ditt företag är genom effektiv kommunikation. Ditt team ska gärna ställa frågor, ha en djup förståelse för företagets mål och veta att deras tankar värderas. Starka kommunikationsvanor inom ditt team sker inte över en natt. Det krävs engagemang för att implementera strategier som fungerar och i slutändan skapa en öppen arbetsmiljö.

Om du är fast besluten att öka effektiv kommunikation med ditt team, läs vidare för tips du behöver för att börja implementera för att nå framgång och hålla alla nöjda.

Kommunicera genom sammanfattning

Aktivt lyssnande i kommunikation handlar om att försöka förstå. Det är absolut nödvändigt att se till att alla är på samma sida. Felkommunikation sker för ofta i företag och kan lätt lindras genom att sammanfatta övningar.

"Sammanfattning eller parafrasering är en aktiv lyssnarförmåga som innebär att upprepa vad en person har kommunicerat", förklarar Max Ade, VD för

Pickleheads. "Även om den här typen av kommunikation kan kännas repetitiv, är det det mest effektiva sättet att förhindra ett missförstånd. Processen innebär att aktivt lyssna på en persons tala, sammanfatta och upprepa vad de har sagt, och bekräfta förståelsen mellan gruppen."

Hur ser detta ut i praktiken? Ian Heyman, grundare av Droppskydd för män delar, "Det kan se olika ut för alla, men ett sätt att närma sig det är att ha en touchbas med ditt team där ni alla övar på att parafrasera. Genom att upprepa hur var och en av er förstår ett koncept eller en konversation kan ni undvika många missförstånd. Detta kan leda till att ditt team blir mer produktivt eftersom alla är tydliga med vad du arbetar mot."

Att sammanfatta som en kommunikationsförmåga kräver övning. För ledare är det bäst att föregå med gott exempel och starta denna strategi. Det kommer att ta tid att få alla ombord och vana vid denna kommunikationsmetod, men det kommer att vara otroligt fördelaktigt totalt sett.

Ställ in tydliga agendor för alla möten

Ett av de största klagomålen många anställda har angående möten är att de tar för mycket tid och är ineffektiva. Detta tenderar att hända när möten inte är ordentligt planerade och genomförda. Den bästa metoden för att säkerställa att möten är fördelaktiga för teamet är att ha tydliga agendor skisserade i god tid.

"Man kan aldrig vara för förberedd", säger Max Schwartzapfel, CMO för Kämpar för dig. "När du är värd för ett möte, överväg att sätta ihop en sammanhållen, tydlig agenda minst tre dagar ut. Att göra det kan ge ditt team tid att förbereda eventuella leveranser, frågor eller tankar i förväg. Att försöka kommunicera på plats kan lämna utrymme för missad information, och ingen vill det."

Det är ofta väldigt lätt att möten går överstyr. "Tidsinställda möten med strikta agendor är ett utmärkt sätt att se till att du faktiskt får saker gjorda", säger Karim Hachem, VP för e-handel på Maxine från Hollywood. "Sätt upp en tidslinje för varje ämne och låt någon spåra tid så att du håller schemat. Du kan också lämna utrymme i slutet av möten för frågor; den här tiden är också ett bra sätt att avgöra om ett ämne behöver mer uppmärksamhet. Timing möten hjälper till att se till att du träffar allt du vill diskutera samtidigt som du tar reda på vad som behöver ytterligare kommunikation."

Under möten, se till att ditt team känner sig fria att öppna upp om vad som händer i verksamheten. Gör utrymme för frågor, bjud in livliga diskussioner och inkludera alla i konversationen. När du har en öppen dörr policy bör detta vara normen och ditt team kommer att vara ivrigt att dela med sig av sina tankar.

Värd för periodiska beröringsbaser

När ditt team är upptaget av arbetet kan kommunikationen ofta falla i vägen. Men utan den kommunikationen blir arbetet lidande. Det är viktigt att lämna tid i ditt teams arbetsbörda för att beröra basen. Detta kan vara i form av en-till-en, projektspecifika team, kompletta team eller annat. Frekvensen av detta är något du kan bestämma för att möta dina specifika behov, så länge du ser till att alla touchbasmöten är effektiva och inte bara suger upp tid.

Christy Pyrz, marknadschef för Paradigmpeptider säger: "Överväg att låta ledare träffa sitt team en-mot-en varje månad. Du behöver inga agendor för dessa möten. Istället kan du använda det som en öppen kommunikationsperiod för att diskutera medarbetarens arbete, psykiska hälsa, tillväxt och allmänna idéer för verksamheten."

Om du märker att teammoralen minskar, överväg att lägga till kontaktbaser för att få laget på samma sida. "Ser du en nedgång i lagmoralen? Prova att vara värd för ett touchbasmöte, säger Melissa Rhodes, VD för Psychics1on1. "Att hålla pekbasgruppen liten – cirka 5–6 personer – gör det till en ännu smidigare process. Alla ska kunna tala fritt om sina idéer och tankar.”

Skapa en No-Judgment Zone

En primär orsak till att många anställda inte känner sig fria att säga ifrån på jobbet är på grund av rädsla. De oroar sig för att deras ord inte kommer att tas på allvar eller att de kommer att uppleva återverkningar. Om du menar allvar med att öka kommunikationen med ditt team måste du skapa en bedömningsfri miljö för att göra det.

"Du vill aldrig att anställda ska bli tillrättavisade för att de använder sin röst", förklarar Mary Kay Bitton, Head of Product Innovation på Flo vitaminer. "Det är viktigt att värdera allas åsikter och se till att varje person känner sig trygg att säga sin mening."

Om du vill skapa och främja en zon utan bedömning med ditt team, implementera en öppen dörr-policy för att bjuda in ditt team att uttrycka sina tankar. Ge dem ett säkert utrymme att göra det, till exempel i ett möte eller en-mot-en. Håll alla på samma sida med policyn och se till att alla följer prejudikatet. Du vill säkerställa att ingenting händer bakom kulisserna som får ditt team att ifrågasätta om denna policy har värde eller inte.

Även om ditt företag kan ha en öppen dörr-policy, kanske vissa människor inte känner för att dela sina tankar öppet med ett stort team, så det är klokt att erbjuda en alternativ lösning. "En nyckelfaktor för att se till att människor mår bra av att säga ifrån är att ge dem möjligheten att tala på ett sätt som känns tryggt för dem. Du kan göra detta genom att uppmuntra människor att boka möten med någon de vill diskutera privata ämnen med. Du kan också ha en onlineförslagsruta så att anställda kan lämna in sina frågor anonymt."

Med varje ny policy tar implementeringen tid, och att bygga en kultur kommer att kräva konsekvens och tid. Fortsätt med det, och så småningom kommer det att bli normen. "Det är viktigt att du fortsätter dina ansträngningar, även om du inte ser omedelbar förbättring", säger Ryan Delk, VD för Primer. "Som de flesta av oss vet tar bra saker tid, så fortsätt att driva framåt, speciellt när det känns utmanande."

Håll alla informerade om företagsnyheter

För att alla ska känna att de hör hemma i företaget vill du att de ska hålla sig informerade om allt som händer – även om det inte direkt påverkar deras position eller roll. Detta är en nyckelstrategi i teambuilding och säkerställer också att alla håller sig uppdaterade om aktuella företagsnyheter, inklusive mål, prestationer och till och med svåra saker.

"Ett underbart sätt att se till att alla är informerade samtidigt som man inte håller saker och ting för seriösa är att ha ett företagsnyhetsbrev", säger Justin Soleimani, medgrundare av Tumla. "Det kan börja av nödvändighet, men det kan snabbt förvandlas till ett sätt att öka moralen. Naturligtvis vill du fortfarande dela med dig av uppdateringar om verksamheten, men du kan också inkludera upplyftande berättelser om laget, fira milstolpar och födelsedagar och mer.”

Ytterligare en fördel med interna nyhetsbrev eller veckovisa e-postsammanfattningar är att de minskar antalet möten, vilket i slutändan förbättrar produktiviteten. "Om du tycker att du och ditt team spenderar för mycket tid på möten, överväg att testa en veckovis e-postsammanfattning", säger Brittany Dolin, medgrundare till Pocketbook Agency. ”Mycket av det du tar upp på möten kan mycket väl kunna kommuniceras via ett mejl. Du kan prova att skicka ut veckouppdateringar med sammanfattningar av vad som händer. Det är ett bra sätt att dela nyheter samtidigt som det ger något konkret att referera till i framtiden om det behövs."

När du har stora team, speciellt, och vill säkerställa att alla har den information de behöver angående företag, överväga att hitta en lösning för att distribuera informationen med fullfjädrad detalj som kan vara refererade. Detta minskar skvallret och undviker missförstånd.

Slutsats

Du vill definitivt inte skära hörn när det kommer till teamkommunikation. När dålig kommunikation blir normen kommer det att krävas extra ansträngning att bryta den dåliga vanan och implementera en långvarig lösning.

Det bästa sättet att komma igång är att bygga en liten arbetsgrupp med medlemmar av ditt team från alla nivåer. Brainstorma en plan för hur slutmålet med kommunikation kommer att se ut och lägg sedan en strategi för de steg som kommer att ta för att nå dit. Kommunicera denna nya kultur med teamet och få alla ombord. Det är en win-win för alla.