Hur man skapar en tidskarta för att förbättra din produktivitet

Hur ofta befinner du dig vilse – oförmögen att hantera den oändliga strömmen av uppgifter som du kastar dig åt? Du låg på din säng på natten och tänkte på allt arbete du kunde ha gjort under dagen men inte kunde.

Du funderar på hur du kunde ha hanterat din tid bättre och fått mer gjort. Men dagen är förlorad. Om du bara hade gjort all den planeringen i förväg. Om scenariot ovan beskriver din situation måste du överväga tidskartläggning.

Vad är tidskartläggning? Hur skiljer det sig från tidsblockering?

Tidskartläggning avser processen att skapa ett ramverk som kartlägger dina aktiviteter (arbete, möten, personliga åtaganden) med avseende på tid. Det är lätt att blanda ihop tidskartläggning med schemaläggning eller konventionella tidshanteringsmetoder som tidsblockering. Det finns dock en anmärkningsvärd skillnad.

En tidskarta ger en helhetsbild av din dag, vecka eller månad. Det ger klarhet i hur du ska spendera dina dagar, vad du behöver göra och när. När du har ett skelett av hur du planerar att spendera din tid, kan du börja schemalägga tidsblock för högprioriterade uppgifter (tidsblockering).

Till skillnad från andra tidsplaneringsmetoder är tidskartläggning inte bara att tilldela tid för arbete. Det är den kompletta planen för hur du spenderar din tid, från arbete och hobbyer till fritid och familjetid. Och när du väl tar för vana att kartlägga tid, händer magi.

Du får en tydlig karta över vad du måste göra, så beslutströttheten försvinner. Dagar av jonglering mellan olika projekt försvinner eftersom du redan har schemalagt tidsblock för högprioriterade uppgifter. Du vet när det är dags att jobba och när det är dags att lägga ner dina bekymmer och ta en varm kopp kaffe. Du har inte bråttom längre och du får mer arbete gjort.

Låter trevligt, eller hur? Låt oss prata om hur man skapar en tidskarta för att öka produktiviteten och ta kontroll över ditt liv.

Hur man skapar en tidskarta för att förbättra produktiviteten

Det finns inget standardsätt att skapa en tidskarta eftersom tidskarta är personlig. Människor har olika mål, temperament och omständigheter. Det som fungerar för en kanske inte fungerar för en annan. Följande guide ger dock en skiss över en typisk process för att skapa en tidskarta som du kan följa och forma efter dina specifika omständigheter.

Steg 1: Fundera över hur du spenderar tid

Innan du börjar skapa en tidskarta är det viktigt att fråga dig själv: Varför skapar du en tidskarta och vad förväntar du dig att uppnå? Det här är viktiga frågor som påverkar hur effektiv tidskartläggning kommer att vara för dig. Det är därför det är viktigt att vara sanningsenlig när du svarar på dessa frågor.

Du kan börja med att tänka på hur du spenderar din tid en genomsnittlig dag. Är du nöjd med din nuvarande rutin? Om inte, fundera på vad du vill förbättra. Glöm inte att du skapar en tidskarta för dig själv.

Det betyder att du måste ta hänsyn till din personlighet, toppproduktiva timmar och vanor när du svarar på dessa frågor. Om du till exempel vet att du arbetar bäst sent på natten kan du ställa in tidsblock för dina högst prioriterade uppgifter på natten för att säkerställa maximal effektivitet.

När du har tagit ett fågelperspektiv av din livsstil, övervägt bristerna i din rutin, noterade saker du vill förbättra och insett vad du vill uppnå med din tidskarta, gå vidare till nästa steg.

Steg 2: Skapa en att-göra-lista

Lista ner aktiviteter du vill göra inom en viss tidsram. För din förstagångskarta är det bäst att hålla sig till en kortare tidsram, helst en vecka. Det beror på att en kortare tidsram hjälper dig att sätta realistiska mål och känna dig mindre överväldigad.

När du listar dina aktiviteter för veckan, skapa kategorier för de olika områdena i ditt liv (arbete, hobbyer, hälsa, vänner och familj). Du kan enkelt hantera dina uppgifter när du delar upp dem i relevanta kategorier. Men överdriv inte. Det är bäst att hålla dina kategorier mellan 3-5 för att undvika röran.

Steg 3: Färgkod olika aktiviteter

Att skapa tidskartor behöver inte vara tråkigt. Du kan (bör) lägga till färg till de olika kategorierna för tidskart. Det gör din tidskartläggning rolig, och de olika färgerna hjälper till att visualisera din tidskarta. Men lägg inte till färger slumpmässigt. Olika färger representerar olika känslor, så färgkod därefter.

Grönt representerar natur och överflöd, det är därför vi har tilldelat en grön färg till min hälsokategori i Clockify.

Steg 4: Prioritera uppgifter

När du listar de aktiviteter du vill slutföra på en vecka, kommer du att inse att det inte finns tillräckligt med timmar för att slutföra alla uppgifter. Det är här du måste börja prioritera. De flesta har dock svårt att prioritera. Om det är du, använd Eisenhower-matrisen för att prioritera dina uppgifter.

Eisenhower-matrisen hjälper till att kategorisera uppgifter i fyra kvadranter utifrån deras betydelse och brådska. De viktigaste och mest brådskande uppgifterna får högsta prioritet, medan de minst viktiga och mindre brådskande uppgifterna schemaläggs för senare, delegeras eller tas bort från att göra-listan.

Steg 5: Schemalägg tidsblock

När du har prioriterat uppgifterna är tidsblockering nästa steg. Så här skapar du tidsblock i din kalender:

1. Skapa tidsblock för toppprioriterade uppgifter.
2. Efter det skapar du tidsblock för möten.
3. Om du har tillräckligt många tidluckor kvar, skapa tidsblock för andra viktiga uppgifter eller projekt.

Även om processen verkar enkel, kommer du att göra misstag initialt. Men oroa dig inte, du kommer att bli bättre på det så småningom. Men för att underlätta processen och minimera risken för fel, här är några tips att tänka på:

• Håll dina tidsblock tillräckligt flexibla för att lämna utrymme för oväntade samtal och oundvikliga distraktioner.
• Ställ in en fast tid för rutinuppgifter (frukost, morgonjogg, middag).
• Schemalägg möten (om möjligt) i ett enda tidsblock eftersom möten spridda över dagen kan hämma produktiviteten.
• Glöm inte att skapa tidsblock för vila.
• Lämna tomma tidsblock för plötsliga, oväntade händelser.

Steg 6: Granska och revidera

Nu när du har skapat din tidskarta är det dags att granska den. Se om din veckokarta perfekt representerar hur du vill spendera din vecka. Om inte, ändra det. Till exempel, om du har lagt på dig mycket intensivt arbete på måndag och tisdag – medan du har mycket tid över på onsdagen – du kan lägga till en del av arbetet på onsdagen för att balansera ut dina dagar.

Din tidskarta är inte ett domstolsbeslut, så modifiera den gärna och gör justeringar du anser vara lämpliga. Men gör det innan du börjar följa den eftersom att ändra din tidskarta halvvägs kan försvinna hela veckans schema.

När du följer din tidskarta, se hur bra det fungerar. Fråga dig själv: Kunde du följa det? Ökade det din produktivitet? Finns det några områden som behöver förbättras ytterligare? Baserat på dina svar, gör nödvändiga justeringar av dina framtida tidskartor.

Programvara för tidskartläggning är inte en nödvändighet, men de gör processen mer effektiv. Allt du behöver är en penna och papper för att skapa en tidskarta genom att lista och prioritera veckoaktiviteter och skapa tidsblock för veckan.

Men det finns ett problem med detta. Du kan inte göra ändringar. Tidskartläggningsprogram gör tidskartläggning enklare och effektivare. Dessutom är din tidskarta alltid tillgänglig på din telefon.

Clockify är en av de bästa programmen för tidshantering. Den erbjuder ett snyggt, lättnavigerat gränssnitt och många funktioner som hjälper till att skapa omfattande tidskartor.

Du kan enkelt skapa tidsblock i appens kalendervy. Klicka på valfri tidsram (som inte redan är tidsblockerad) och en Lägg till tidsangivelse popup-fönster visas. Fyll nu i uppgifterna och klicka på LÄGG TILL knapp. Upprepa processen i så många tidsblock du vill.

Du kan använd TimeCamp för att spara tid, öka produktivitetenoch skapa tidskartor. När du har lagt till tidsblock för veckan (eller månaden), integrera Google Kalender i din TimeCamp.

Tidsblock från din Google Kalender visas automatiskt på din TimeCamp tidrapport vid den tilldelade tiden. Dessutom erbjuder TimeCamp automatisk tidsspårning – en livräddare för människor som ofta glömmer att lägga till tidsangivelser.

Planyway låter dig integrera Trello, Jira, Google Calendar och Microsoft Teams. Om du hanterar projekt i Trello och schemalägger möten i Google Kalender kan det vara svårt att veta vad du ska göra och när.

Planyway samlar allt på ett ställe, vilket gör det lättare att skapa en tidskarta. Du kan dra tidsblock över Planyway-kalendern, vilket gör det lättare att göra sista minuten-justeringar.

Från att skriva artiklar och göra budgetar till att skapa en bevakningslista med mina favoritfilmer, du kan göra mycket med Google Docs Editors-sviten. Att skapa en tidskarta är inte annorlunda.

Google Sheets erbjuder allt du behöver för att skapa den perfekta tidskartan. Det som skiljer Google Sheets från andra program för tidskartläggning är friheten det ger dig. Du kan skapa din tidskarta hur du vill utan att begränsa dig till applikationsgränssnittet.

Men om du inte vill ha besväret med att skapa en tidskarta från början, här är en Google Sheets tidskartasmall som du kan använda och anpassa.

Prokrastinering är fienden

Tidskartläggning hjälper dig att bättre hantera din tid. Det ger dig riktning och ett spår att följa. Men du måste engagera dig för att den ska visa sina underverk. Och det största hindret du kommer att möta på vägen är förhalning.

Många människor kämpar med förhalning och använder olika metoder för att hantera det. Även om alla dessa metoder har sina pluspoäng, är femminutersregeln en av de mest effektiva.