Du behöver inte längre maila ett Word-dokument fram och tillbaka mellan kollegor för att få saker gjorda. Du kan, men med webbaserade ordbehandlare som Google Docs är det enkelt att samarbeta och kommunicera.
Inom programvaran hittar du olika verktyg och funktioner som hjälper er att hålla er uppdaterade och ur vägen för varandra. I den här artikeln hittar du en komplett guide till hur du använder dessa verktyg i Google Dokument.
För att effektivisera ditt teams feedback och samarbete, så här nämner du andra och effektivt använder kommentarer i Google Dokument.
Att nämna andra i dina Google Dokument
Om du vill nämna en kontakt var som helst i ett Google-dokument skriver du @ och fortsätter med deras e-postadress. Om du har sparat dem som en kontakt i ditt Google-konto kommer deras namn att visas i en lista när du gör det. Där kan du klicka på deras namn för att avsluta med att lägga till dem.
Att nämna dem i dokumentet kommer inte att skicka dem ett meddelande, men det kommer att skapa en tagg som du kan hålla muspekaren över för att se ett kontaktkort med genvägar för att skicka dem ett e-postmeddelande, skapa eller schemalägga ett Meet eller se dina senaste Google-interaktioner.
Om du ännu inte har gett din kollega åtkomst finns det några sätt att dela dina Google Dokument, den snabbaste är Dela med sig knappen i det övre högra hörnet. När du klickar på den kommer du att bli tillfrågad om deras e-postadress och ett valfritt meddelande. Sedan, slå Skicka.
Kommentarer plingar dina kollegor och riktar deras uppmärksamhet mot ditt delade dokument. Så här använder du kommentarer:
- Markera texten eller mediet där du vill lämna en kommentar.
- Ett verktygsfält visas på höger sida av ditt dokument. Där väljer du den blå talikonen med en plussymbol. Alternativt kan du hitta denna symbol i grått i det övre verktygsfältet eller genom att högerklicka för en lista med ytterligare alternativ.
- En kommentarspanel visas. Skriv dina tankar i fältet, använd @ och en e-postadress för att lägga till dina medarbetare.
- Klicka på när du är redo att dela Kommentar,och din anteckning visas i dokumentet. Alla taggade inom kommer att få ett meddelande. Alla som har tillgång till dokumentet kan visa och lägga till sina tankar.
För att förhindra att kommentarer stör ditt dokument kan du lösa dem när du har läst dem eller slutfört eventuella associerade uppgifter. För att göra det, klicka på bockmarkeringen i trådens rubrik. Denna åtgärd kommer att dölja anteckningen, men du kan komma åt och återställa lösta kommentarer i Google Dokument genom att komma åt din historik. Du kan hitta det genom att välja talikonen i det övre högra hörnet på skärmen.
Så här använder du förslag på redigeringar i Google Dokument
Ibland är det fördelaktigt att komma med förslag istället för ändringar när man arbetar tillsammans. Istället för att pinga din kollega med en play-by-play eller sålla igenom dokumentets versionshistorik kan du föreslå ändringar med Föreslå läge i Google Dokument. Att göra så:
- Markera texten eller media som du hänvisar till.
- Ett verktygsfält visas på höger sida av ditt dokument. Där väljer du den gröna talikonen med en penna. Alternativt kan du växla mellan lägen genom att klicka på pennikonen i verktygsfältet eller högerklicka för en lista med ytterligare alternativ.
- När du är i förslagsläge visas alla ändringar du gör som ett förslag, och texten du ersätter kommer fortfarande att visas med en grön genomstrykning. Kommentarsrutor kommer att visas på höger sida och reflekterar eventuella föreslagna ändringar.
- När du är redo, tagga den kollega du vill föreslå ändringar för i en eller flera kommentarstrådar och tryck på Spela om för att skicka ett meddelande.
När du är redo att gå tillbaka till redigeringsläge högerklickar du och väljer alternativet i listan, eller klickar på ikonen för förslagsläge till höger i verktygsfältet.
Om du granskar någon annans förslag kan du klicka på kommentarsrutorna för att granska dem. När du gör det, klicka på bockmarkeringen överst i tråden för acceptera och x för avvisa. Om du accepterar ändringarna placeras din kollegas redigeringar i dokumentet. Du kan också lämna kommentarer till dem i tråden för att kommunicera fram och tillbaka om specifika saker.
Aviseringsinställningar för Google Dokument
Ett snabbt sätt att hitta dina meddelandeinställningar för dokument är att använda talikonen i det övre högra hörnet på skärmen. När du har öppnat panelen klickar du på klockikonen för att öppna inställningsmenyn. Här kan du justera vilka typer av aviseringar du får för båda Kommentarer och Redigeringar.
För kommentarer kan du välja att delta i alla, bara de andra nämner dig i, eller ingen av dem. Om du inte väljer någon får du fortfarande en visuell indikator, men du kommer inte att få ett meddelande eller e-postmeddelande. Med detta måste du vara extra uppmärksam för att säkerställa att du inte missar en uppdatering från en kollega.
Med redigeringar kan du välja att få aviseringar varje gång någon gör ändringar i dokumentet eller inga som helst. Men du kan fortfarande se vem som ändrade vad i ditt dokuments versionshistorik.
Hur man använder versionshistorik i Google Dokument – och varför detta är praktiskt
Eftersom du samarbetar med andra är det bra att du har en säkerhetskopia av dokumentet ifall någon av misstag raderar eller skriver över viktig information. Överst på skärmen finns det en hyperlänk som anger när den senaste redigeringen gjordes. Klicka på detta så ser du säkerhetskopior från tidigare arbetssessioner och de ändringar som ägde rum.
Att använda versionshistorik är praktiskt eftersom du kan se vad andra har ändrat om det är oklart. Dessutom kan du återgå till en tidigare version om du är missnöjd med det aktuella dokumentet eller om något gick fel.
Hur man berättar om någon annan arbetar i ett Google-dokument
Tack och lov har Google dig täckt när det gäller att veta om din kollega för närvarande redigerar ett dokument eller inte. Om de är i arbetsytan med dig kommer deras profilbild att visas högst upp på skärmen med en färgkant. Om de är där men inaktiva kommer det att verka bleknat.
Du kan också se exakt var de är genom att titta på deras markör i motsvarande färg. På så sätt kan du undvika överlappning eller komma tillbaka senare om du föredrar att arbeta ensam.
Få samarbeta med Google Dokument
Tack vare Google Dokument är det enkelt att samarbeta med dina kollegor. Du kan antingen bidra till dokument eller föreslå redigeringar. Dessutom finns det massor av funktioner, som anpassade aviseringsinställningar, versionshistorik och realtidsuppdateringar, för att hålla ditt arbetsflöde smidigt och stabilt.
