Läsare som du hjälper till att stödja MUO. När du gör ett köp med hjälp av länkar på vår webbplats kan vi tjäna en affiliate-provision. Läs mer.

En lagerdatabas är avgörande för att alla produktbaserade företag ska blomstra. Det ger enkel tillgång till värdefull data och hjälper till att fatta viktiga affärsbeslut, som att beställa nytt lager.

Även om du kan hitta flera intrikata och detaljerade program för lagerhantering på internet, är det också möjligt att skapa ett enkelt lagersystem i Excel. Det är inte bara möjligt, utan det är också ganska enkelt.

Skapa en enkel inventeringsdatabas i Excel

För att förstå processen för att skapa ett lagersystem i Excel, låt oss skapa en lagerdatabas för en mobiltelefonbutik genom att följa stegen nedan:

  1. Skapa följande rubriker i den översta raden i ett nytt Excel-kalkylblad: SKU, Modellnamn, Företag, Enhetspris, och den Antal tillgängliga enheter (Du kan skapa fler rubriker enligt dina krav).
  2. Använd fetstilta teckensnitt för rubrikerna.
  3. För att göra rubrikerna framträdande, lägg till bakgrundsfärg i rubrikcellerna.
    4. instagram viewer
  4. Välj alla rubriker och gå till Font avsnitt i Hem flik.
  5. Klicka på pilen bredvid Fyllnadsfärg och välj önskad färg.

När rubrikerna är klara är det dags att fylla i informationen. Vid det här laget borde du ha något sånt här:

Du kan lägg till ramar för att göra din Excel-databas visuellt tilltalande, och lättare att läsa, genom att följa stegen nedan:

  1. Markera alla celler i din lagerdatabas.
  2. Gå till Font avsnitt i Hem flik.
  3. Klicka på pilen bredvid Gränser ikon.
  4. Välj vilken typ av ramar du vill ha för dina inventeringsdatabasceller.

För att lägga till filtrera alternativ till din databas:

  1. Välj valfri cell i din databas.
  2. Gå till Redigering avsnitt längst till höger på Hem flik.
  3. Klicka på pilen bredvid Sortera & Filtrera ikon.
  4. Klicka på Filtrera.

Grattis, du har precis skapat en lagerdatabas för en mobilbutik.

Du kan enkelt uppdatera databasen genom att lägga till nya data eller genom att ändra befintliga data. Du kan också filtrera bort önskad information från den nyskapade inventeringsdatabasen.

Om du till exempel vill filtrera dina lagerdatabasposter för ett visst företag:

  1. Klicka på pilen bredvid Företag rubrik.
  2. Välj önskat företag/företag.
  3. Databasen visar endast poster (mobiltelefoner) för endast dessa företag.

Använda funktionen VLOOKUP i Excel Inventory System

Anta att du vill söka efter priset för en viss vara i din databas. Istället för att söka efter det i databasen kan du använd funktionen VLOOKUP i Excel. Formeln för VLOOKUP är följande:

=SÖKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Var:

  • LOOKUP_VALUE är värdet som du vill leta efter i den första kolumnen i den tilldelade tabellmatrisen.
  • TABLE_ARRAY är det tilldelade cellintervallet i vilket du vill använda UPPSÖKNINGSfunktionen.
  • COL_INDEX_NUMBER är kolumnnumret som innehåller returvärdet.
  • RANGE_LOOKUP (valfritt) är antingen SANN eller FALSK. Specificera FALSK om du vill att Excel ska returnera en exakt matchning eller SANN om du vill att den ska returnera en ungefärlig matchning. Om du inte anger något värde kommer Excel (som standard) att ställa in en SANN värde och returnera ungefärliga matchningar.

När du använder funktionen VLOOKUP, lokaliserar Excel LOOKUP_VALUE i den första kolumnen i det tilldelade cellintervallet. Det är därför, för att VLOOKUP-funktionen ska fungera, är det viktigt att din LOOKUP_VALUE finns i den första kolumnen i TABLE_ARRAY (tilldelat cellintervall.)

Efter att ha hittat LOOKUP_VALUE, räknar Excel antalet celler baserat på det angivna COL_INDEX_NUMBER och returnerar ett resultat. Returvärdet kommer antingen att vara exakt eller ungefärligt, beroende på om du angav ett FALSE eller TRUE värde till RANGE_LOOKUP.

Nu när du har en god förståelse för VLOOKUP-funktionen, låt oss använda den för att extrahera data från vår mobiltelefoninventariedatabas. För att söka efter ett pris för en viss mobiltelefon från din databas, följ stegen nedan:

  1. Skapa följande två rubriker i nya celler: SKU och Pris.
  2. Skriv följande formel under rubriken Pris: 
    =SÖKUP(
  3. Att tillhandahålla en LOOKUP_VALUE, välj cellen under SKU rubrik (I5 i vårt fall), lägg sedan till ett kommatecken.
  4. För TABLE_ARRAY välj alla celler i databasen, under rubrikerna (A2:E10 i vårt fall), följt av ett kommatecken.
  5. Vi vill hitta priset på vår önskade SKU, så vi bestämmer COL_INDEX_NUMBER till 4 (eftersom enhetsprisrubriken är den fjärde kolumnen i vår databas), och följ den med ett kommatecken.
  6. Ange slutligen RANGE_LOOKUP som FALSK, eftersom vi vill att Excel ska returnera exakta värden.
  7. Tryck enter.

Excel kommer att returnera ett #N/A-fel, men oroa dig inte. Det beror bara på att vi inte har lagt till vår önskade SKU (LOOKUP_VALUE) under SKU-huvudet.

För att ta reda på priset på en viss SKU (från vårt tilldelade sortiment, d.v.s. vår databas), skriv in det under SKU-rubriken och Excel kommer att returnera det exakta priset för varan. Du kan göra detta för alla objekt i databasen.

För att få mer information om föremålet upprepar du samma process. Låt oss säga att du också vill ta reda på antalet tillgängliga enheter för en vara. För att göra det, skapa en annan rubrik bredvid Pris header och namnge det Antal enheter. Skriv in följande formel under den här nya rubriken:

=UPSÖK(I5;A2:E10;5;FALSK)

Observera att medan resten av formeln är densamma, har vårt COL_INDEX_NUMBER ändrats från 4 (i föregående formel) till 5. Det beror på att Antal enheter rubriken finns i den femte kolumnen i vår databas.

Hur man skapar ett inventeringssystem med hjälp av Excel-mallar

Om du inte vill gå igenom besväret med att manuellt skapa ett inventeringssystem i Excel, kan du välja den enklare vägen att använda en Excel-inventeringsmall.

  1. Gå till Office-webbplatsen för att hitta färdiga att använda Excel-inventeringsmallar.
  2. Välj den mall du vill använda och ladda ner den.
  3. När nedladdningen är klar dubbelklickar du på den för att öppna mallfilen.
  4. Klick Tillåt redigering överst för att börja göra justeringar enligt dina krav.

Nu kan du lägga till eller ta bort rubriker enligt dina behov och börja använda mallen för att hantera ditt lager genom att lägga till artiklar och uppdatera relevant information.

Ta ditt Excel-inventeringssystem till nästa nivå

Nu när du har grunderna nere är det dags att ta ditt Excel-inventeringssystem till nästa nivå. Du kan enkelt göra det genom att lära dig om olika Excel-formler och tillämpa dem på din Excel-inventeringsdatabas. Detta hjälper dig att bli kreativ med din Excel-inventeringsdatabas och du kommer att kunna använda den mer effektivt.