Det finns många möjligheter när du arbetar i Notion solo. Lägg till dess robusta delningsalternativ till mixen, och det ökar avsevärt. Från att koppla ihop på en att-göra-lista till att bygga en webbplats utan kod, du har förmodligen en uppgift som du kan ta itu med med delningsfunktionerna i Notion.
Så hur fungerar det? Fortsätt läsa för en komplett guide till delning i Notion, plus en lista med exempel på hur du använder var och en.
Hur du delar dina idésidor privat
Du behöver inte göra dina Notion-sidor offentliga för att dela med utvalda personer. Till exempel skulle du inte vilja ha fler ögon än nödvändigt på din Begreppsbudgetspårare. Så för att hålla det exklusivt mellan dig och en annan person kan du dela det privat genom att följa dessa steg:
- Gå till Dela med sig i det övre högra hörnet på skärmen.
- Klicka i fältet där det står Lägg till e-postmeddelanden eller personer– en innehållsruta och en lista över aktuella gäster visas om du har några.
- Om personen du lägger till redan är en gäst i din Notion-arbetsyta, kommer deras namn att visas på listan. Klicka på deras profil för att lägga till dem. Om de inte är en gäst skriver du deras e-postadress i fältet för att lägga till dem.
- Välj den behörighetsnivå du vill ge dem med hjälp av rullgardinsmenyn till höger - som standard ställer programvaran in den på Full tillgång, som låter dina gäster redigera och dela. Det finns dock kommentarer och skrivskyddade alternativ.
- Lägg till ett meddelande i innehållsrutan nedan eller lämna det som det är.
- Klick Bjuda för att dela sidan.
Därifrån kommer personen du bjudit in ett e-postmeddelande med en länk som de kan använda för att komma åt sidan.
Med gratisplanen kan du vara värd för upp till tio gäster i din arbetsyta – vilket betyder totalt sett, inte bara per sida. Men gästerna kommer bara att se de sidor du delar med dem.
Det är viktigt att komma ihåg att när du delar en sida med någon, kommer de också att få tillgång till alla undersidor inom, så se till att dubbelkolla vad som finns där innan du gör det.
Så här delar du dina idésidor offentligt
För att visa din begreppssida offentligt, gå till Dela med sig menyn i det övre högra hörnet och slå på Dela på webben. Om du gör det skapas en unik länk till din sida som du kan använda för att ge andra åtkomst – det är ungefär som att göra en no-code webbplats i Notion.
Det betyder också att alla som har tillgång till länken kommer att ha tillgång till din sida, så se till att du har angett dina behörigheter innan du gör det. När du vänder dig Dela på webben på visas en lista med inställningar. Om inte kan du klicka Visa länkalternativ längst ned till vänster på delningspanelen.
Inom länkalternativen kan du välja om du vill tillåta andra att redigera, kommentera eller duplicera din sida eller inte. Om du har Plus-planen kan du också ställa in ett utgångsdatum för länken och aktivera sökmotorindexering.
Som att dela din sida privat är det bra att dubbelkolla vad som finns där innan du delar, eftersom dina tittare får tillgång till alla undersidor.
Hur man skapar en Teamspace i Notion
Notions teamspace-funktion gör att team kan arbeta tillsammans i ett enda utrymme.
- Klick Skapa ett teamspace i sidofältet och en meny dyker upp.
- Lägg till ett namn och en beskrivning i respektive fält och klicka Skapa teamspace.
- Du har nu möjlighet att lägga till teamspace-medlemmar. Du kan lägga till dem med namn om du redan har gjort dem till en gäst på din arbetsyta. Om inte, skriv in deras e-post. Alternativt kan du klicka Hoppa över det här steget tills vidare.
- Tilldela dem en roll med hjälp av rullgardinsmenyn till höger. Som standard ställer Notion in det på Teamspace-medlem, vilket bara ger dem åtkomst till sidor. Teamspace-ägare ger dem full tillgång till sidor och inställningar.
- Klicka på Bjuda.
Därefter tar Notion dig till ditt Teamspace. Alla sidor du lägger till visas automatiskt för andra medlemmar i det utrymmet.
Det är också viktigt att notera att alla som har tillgång till din arbetsyta, till exempel dina nuvarande gäster, kommer att ha tillgång till dina teamspaces. För att begränsa åtkomst och skapa privata teamspaces behöver du ett företags- eller företagskonto.
Var du hittar idésidor som andra har delat med dig
Att hitta sidor som du har skickat till andra är lika enkelt som att titta under Delad avsnittet i sidofältet. Där skiljer Notion det från resten som en påminnelse om att allt du gör på dessa sidor kommer att vara synligt för dem som har tillgång.
Att hitta en sida som en vän har delat med dig är inte lika enkelt, särskilt om du inte vet var du ska leta. Så här hittar du dem:
- Klicka på namnet på din arbetsyta i det övre vänstra hörnet.
- Andras arbetsytor som du har tillgång till öppnas i en meny. Välj det konto du vill se.
- Du hittar alla sidor som din vän delade med dig i sidofältet.
Din vän kan ha delat dessa sidor med andra, vilket innebär att informationen du lägger till kanske inte är exklusiv mellan er två. Du kan se vem som har tillgång genom att titta på profilbilderna i det övre högra hörnet.
Vilken metod för idédelning ska du använda?
- Om du vill dela enskilda sidor med en utvald grupp, till exempel en Notion-projektbräda, eller något du vill behålla exklusivt, är privat delning rätt väg att gå.
- Om du funderar på att skapa en Wiki i Notion och vill dela den med andra är offentlig delning förmodligen det bästa alternativet – och om du tillåter andra att redigera kan de bidra. Men du kan också publicera skrivskyddade dokument när det gäller online-CV, webbsidor och reklamsidor.
- Om du funderar på att samarbeta i flera projekt kommer det att vara den enklaste metoden för dina medarbetare att använda teamspaces. På så sätt är allt tillgängligt för alla i sidofältet, och ingen kommer att behöva begära åtkomst. Tänk bara på att för att ha fler än tio personer måste du uppgradera från gratisplanen.
Få dela med Notion
Med många delnings- och behörighetsalternativ gör Notion det enkelt att samarbeta med vänner och kollegor. Dessutom, om du har information som du vill dela med en större publik kan du använda Notion för att skapa en kodfri webbsida eller till och med en flersidig webbplats.
