Med lite noggrann planering kan det vara enkelt och roligt att starta ett samarbetsprojekt eller organisera en liten, kreativ gemenskap (som ett författares rum).
Det finns några viktiga aspekter att tänka på, vanligtvis med en praktisk programvara eller en app som kan hjälpa. Låt oss ta en titt på bara tre av dem här.
1. Skapa en plats där du enkelt kan lagra och komma åt filer
När man arbetar med kreativa samarbeten kommer det att finnas en tid då filer behöver delas. Filerna kan vara några konstkort för karaktärer i en delad värld. De kan vara videoinspelningar av diskussionsmöten online. Eftersom typen av media kan variera skulle det vara värt att tänka på en plats som har bra lagringskapacitet utan att bryta banken.
Till exempel har Dropbox en affärsplan som ger dig 5 TB lagringsutrymme för mindre än $20 per person och månad. Du kan hitta en gratis provversion av Dropbox Professional här
om det är av intresse. Det är också värt att tänka på någonstans som är lätt att dela med andra. Dropbox kan hjälpa till med större filer, som högkvalitativa bilder och videor, även om det finns bra alternativ för textbaserade filer.Användare av Microsoft One Drive och Google Drive kan sömlöst lagra dokument gjorda i en ordbehandlare och enkelt dela en länk med resten av samarbetspartnerna. För Google-användare, se vår guide om sätt att dela Google-dokument du skapar.
Om ni utvecklar ett manus, en serie noveller eller en diktsamling och vill hjälpa varandra utan att vara alltför påträngande är kommentarsfunktionerna i både Microsoft Word och Google Docs ett mycket praktiskt sätt gör så. GCFLearnFree har en bra YouTube-video som förklarar hur man använder kommentarsfunktionen i Google Dokument.
2. Organisera en interaktiv brainstorming-zon
Det kommer att finnas tillfällen då arbetet med ett ordbehandlingsdokument inte räcker för att utveckla vissa idéer. En effektiv metod för att visualisera idéutveckling är att använda en interaktiv, online whiteboard som Miro.
Det finns ett antal sätt att anpassa layouten för anslagstavlor, och du kan enkelt dela dem med bidragsgivare för kommentarer. Speciellt med Miro kan du omvandla idéer till uppgifter, vilket möjliggör en strömlinjeformad övergång från idé till produktion.
Många av de gratis interaktiva whiteboard-apparna och webbplatserna är gratis att använda och är fulla av funktioner. För att prova, kan du logga in på Miro här och utforska funktionerna som den ger. Det finns också användbara förklaringar online, som vår artikel om hur man skapar en månadsplanerare på Miro.
Om ett mer djupgående system för uppgiftshantering behövs, inklusive ett sätt att organisera kalendern, lagra länkad filer och hantera större team effektivt finns det gratissystem som Notion som är värda att titta på in i. Det finns ett antal användbara funktionsförklaringar där ute, inklusive vår artikel om några kraftfulla Notion-trick för att påskynda ditt arbetsflöde.
Notion har antecknings- och redigeringsfunktioner i realtid med flera konton. Även om detta låter kaotiskt, med rätt sorts teamledningsstrategi, kan detta också användas som en fördel när man samarbetar i ett livedokument.
3. Använd en effektiv metod för kommunikation
Snabbmeddelandetjänster kan vara effektiva, som att skapa en WhatsApp- eller Facebook Messenger-grupp, även om de har sina begränsningar. Slack kan också vara populärt, även om det snabbt kan bli besvärligt att skicka filer och visa chatthistorik på grund av lagringsbegränsningarna för gratisversionen.
Ett communityforum online, som Discord, kan vara bra då man kan skapa roller för medlemmar, och det finns en omfattande sökfunktion för att hitta information i tidigare konversationer.
Videokonferenser rekommenderas också, eftersom det är ett trevligt sätt att ställa namn inför och ge det levande och mer dynamiska samtal som ett textbaserat system kan kämpa med. Det finns också möjlighet att spela in videomöten för granskning och delning med bidragsgivare som är frånvarande vid tillfället.
Zoom, Google Meet och Microsoft Teams är alla bra på sitt jobb och tillhandahåller en inspelningsfunktion och länkar till sina värdars konton mycket enkelt. Det är värt att notera tidszoner om du råkar ha några bidragsgivare baserade utomlands. Zoom har en funktion som gör att du kan övervinna denna utmaning. Vår artikel om hur du ställer in din arbetsplats på Zoom har svaret.
Ett bra sätt att skapa små videokommentarer eller korta uppgifter är att använda ett videoinspelnings- och delningssystem som Loom. Det är enkelt att spela in dig själv och din skärm och sedan generera en länk att dela. Bidragsgivare kan också reagera på och kommentera varandras videor. Ett sådant system är mycket användbart för asynkront arbete.
Mindre är mer
För att spara frustrationen över att medarbetare måste skapa flera konton, ladda ner flera appar och ge sina värdefulla information till många tredjepartsföretag är det definitivt värt att vara helt säker på att du behöver den mjukvara du väljer innan genomföra den.
Med det sagt kan du upptäcka spännande och användbara nya funktioner i programvara som du tidigare inte visste fanns, eller som rekommenderades av en samarbetspartner själv. Med lite trial and error och testning hittar du de appar och webbplatser som fungerar bäst för dig och ditt team.
