Om du har en stor datauppsättning från Google Sheets är ett roligt och effektivt sätt att gruppera och sortera data genom att lägga till färg på enskilda poster och gruppera dem baserat på färg. I Google Kalkylark kan du sortera data efter fyllningsfärg eller textfärg; du kan göra båda enkelt.
Du kan också filtrera data baserat på text och fyllningsfärg. Men innan vi går före oss själva, låt oss lära oss hur man sorterar data efter fyllningsfärg i Google Sheets.
Hur man sorterar efter fyllningsfärg i Google Sheets
Det finns flera hur du kan använda Google Kalkylark för att göra ditt liv enklare. Och att veta hur man sorterar efter färg kan göra processen roligare och effektivare.
För att förstå hur man sorterar efter fyllningsfärg, anta att du letar efter en lägenhet att hyra. Som referens har du skapat följande datauppsättning i Google Sheets:
I datauppsättningen är fyllningsfärgen (cellbakgrund) för ett fåtal poster röd för att indikera att du kontaktade ägarna av dessa lägenheter för uthyrning och att de avvisade ditt erbjudande.
Låt oss nu försöka göra datamängden mer hanterbar genom att sortera alla röda poster längst ner. Men innan vi kan sortera data efter cellfärgbakgrund måste vi aktivera filtrering. Följ stegen nedan:
- Välj valfri cell från datamängden.
- Klicka på Filtrera ikonen (du hittar den på höger sida av menyraden, bredvid funktionsikonen).
- Detta kommer att möjliggöra sortering och filtrering av hela datamängden. Du kommer också att se en filterikon i rubrikerna för alla kolumner i datamängden.
Nu kan du enkelt sortera data efter fyllningsfärg genom att följa stegen nedan:
- Klicka på filterikonen i valfri kolumnrubrik (se bara till att kolumnen innehåller den färg du vill sortera efter).
- Gå till Sortera efter färg > Fyllningsfärg.
- Välj den färg du vill sortera efter (röd i vårt exempel).
Om du gör det sorteras datasetet omedelbart baserat på den valda fyllningsfärgen. Som du kan se är alla poster med röd cellbakgrund överst.
Men vi ville sortera alla bakgrundsposter med röda celler längst ner. För att göra det, följ stegen som beskrivs ovan, men istället för röd, Välj vit i det sista steget. Och du får följande:
Du kan använda sortera efter färg funktion för alla möjliga saker. Till exempel om du skapa en anpassad att göra-lista i Google Kalkylark, kan du använda sorteringsfunktionen i Google Kalkylark för att sortera data utifrån prioritet, brådska och andra mätvärden.
Sortera efter fyllningsfärg (Datauppsättning med flera färger)
Anta att du i samma datauppsättning också har poster med gul cellbakgrund som markerar lägenheter för vilka du har blivit kallad till intervju.
Nu har du mer än en fyllningsfärg i datasetet och vill sortera både röda och gula poster så att alla röda poster är längst ner och alla gula poster överst. För att göra det, följ stegen nedan:
- Aktivera sortering och filtrering genom att markera valfri cell i datamängden och klicka på Filtrera ikonen i menyraden.
- Klicka på filterikonen för valfri kolumnrubrik.
- Gå till Sortera efter färg > Fyllningsfärg.
- Välj röd färgalternativ för att sortera alla poster i röd bakgrundsfärg. Detta kommer att sortera alla röda färger överst.
- Återigen, gå till Sortera efter färg > Fyllningsfärg och välj vit färgalternativ. Detta kommer att sortera alla vitfärgade poster överst och de rödfärgade posterna under den.
- Nu igen, gå till Sortera efter färg > Fyllningsfärg och välj gul färgalternativ. Detta kommer att sortera alla gulfärgade poster överst, med de vitfärgade posterna under dem, och de rödfärgade posterna till sist.
Det är viktigt att förstå att när det finns flera färger i en datauppsättning följer Google Sheets en viss trend. När du sorterar efter den första färgen (röd i vårt fall), sorteras alla poster med den färgen överst. När du sorterar efter en andra färg (vit i vårt fall), sorteras alla poster med den andra färgen överst, med de första färgposterna under dem.
Denna trend följs så att fyllningsfärgen som du sorterar sist kommer att sorteras överst medan fyllningsfärgen som du sorterar först kommer att sorteras längst ner, som du kan notera i vårt fall.
Hur man sorterar efter celltextfärg i Google Sheets
Precis som du kan sortera efter fyllningsfärg har Google Sheets också möjlighet att sortera efter textfärg. Låt oss förstå processen genom att sortera följande datauppsättning efter textfärg:
För att sortera alla röda textfärgsposter, följ stegen nedan:
- Välj valfri cell i datamängden.
- Aktivera sortering och filtrering genom att klicka på Filtrera ikonen i menyraden.
- Klicka på filterikonen för valfri kolumnrubrik från datamängden.
- Gå till Sortera efter färg > Textfärg.
- Välj röd färgalternativ för att sortera alla röda textfärgsposter. Detta kommer att sortera alla röda färger överst.
Om det finns flera textfärger i datasetet kan du följa en liknande process. Kom bara ihåg att Google Sheets följer samma sorteringsbeteende när du sorterar efter textfärg som när du sorterar efter fyllningsfärg. Så om du har flera textfärger, börja med att sortera med den textfärg du vill ha längst ner och arbeta dig sedan uppåt så att textfärgen du vill ha högst upp sorteras sist.
Hur man filtrerar efter färg i Google Sheets
Om du har en datauppsättning som har poster med olika fyllningsfärger kan du använda Filtrera efter färg funktionen för att endast visa de valda färgposterna. För att filtrera din datauppsättning baserat på fyllningsfärg, följ stegen nedan:
- Välj valfri cell i datamängden och klicka på Filtrera ikon för att aktivera sortering och filtrering.
- Klicka på filterikonen för valfri kolumnrubrik från datamängden.
- Gå till Filtrera efter färg > Textfärg.
- Välj fyllningsfärgen som du vill se posterna för. Om vi väljer den röda färgen från vårt exempeldataset får vi:
Som du kan se visas endast de röda färgerna. För att återgå till hela datasetet:
- Klicka på filterikonen för valfri kolumnrubrik från datamängden.
- Gå till Filtrera efter färg > Fyllningsfärg.
- Välj Ingen, och du får tillbaka hela datasetet.
Du kan följa en liknande process för att filtrera en datauppsättning efter textfärg. Helt enkelt:
- Aktivera sortering och filtrering.
- Klicka på filterikonen i kolumnrubriken.
- Gå till Filtrera efter färg > Textfärg.
- Välj den färg du vill filtrera efter.
Datauppsättningen kommer bara att visa poster med den valda textfärgen, medan resten förblir dolda.
Sortera och filtrera data som ett proffs
I Google Sheets kan du använda både Sortera efter fyllningsfärg och Sortera efter textfärg funktioner samtidigt. Men det kan bli svårt att hantera båda för större datamängder. Ett bra sätt att göra saker enklare, men ändå effektiva, är att använda fyllningsfärg för att sortera data för att skapa grupper och textfärg för att filtrera bort viktig data från datamängden.
Men sortering och filtrering är inte bara begränsade till Google Sheets, du kan sortera och filtrera data i Microsoft Excel med olika metoder. Du kan till exempel sortera data i Excel med funktionen SORTERA.