Att bygga en att göra-lista är ett effektivt produktivitetshack som hjälper dig att kanalisera din uppmärksamhet till de saker som betyder något. Du kan dock överväga att komplettera detta med en lista att inte göra för att förbättra din produktivitet.
Din inte-att-göra-lista bör bestå av lågvärdiga uppgifter och vanor som du sällan medvetet tänker på som slösar bort din tid och energi. Att skapa den här listan och undvika dessa vanor kommer att ge plats för mer fullgörande uppgifter. Även om din inte-att-göra-lista i slutändan är upp till dig, kommer den här artikeln att täcka några vanliga exempel för att komma igång.
1. Kontrollera dina e-postmeddelanden hela dagen
Om du ogillar att lämna olästa eller besvarade meddelanden har du förmodligen en vana att kontrollera dina e-postmeddelanden konstant under hela din arbetsdag. Att spendera så mycket tid i din inkorg kan verka som en produktiv vana, men det är det inte, om det inte är vad ditt jobb kräver.
Ett huvudproblem med denna vana är att den sätter dig i ett reaktivt läge, eftersom du låter din inkorg bestämma dina uppgifter för dagen istället för att prioritera dina egna uppgifter. Detta tar bort den tid och fokus du bör investera i mer meningsfulla sysselsättningar.
Som sagt, du bör överväga att vara mer proaktiv med din tid och inkorg genom att gruppera din e-postaktivitet. Uppgiftsbatchning innebär att gruppera liknande uppgifter och arbeta med dem på en gång, till exempel kontrollera och svara på dina e-postmeddelanden vid specifika tider på dygnet, och lämna resten av tiden till produktiva uppgifter.
2. Göra flera saker samtidigt
En annan vana som maskerar sig som ett produktivitetshack är multitasking. Även om det kan verka kontraintuitivt, multitasking, eller, mer exakt, kontextbyte, kan vara tidskrävande och ineffektivt. Det beror på att försök med flera saker samtidigt tvingar din hjärna att ständigt växla mellan uppgifter, vilket kan vara ansträngande och leda till minskad effektivitet och precision.
Single-tasking, å andra sidan, låter dig fokusera på en uppgift och ägna all din energi åt att slutföra den. Detta minimerar distraktioner, förbättrar koncentrationen och hjälper dig att utföra individuella uppgifter snabbare och med ett bättre resultat.
3. Att säga ja till onödiga möten
Nästa vana att lägga till på din inte-att-göra-lista är att säga ja till onödiga möten. Att acceptera varje möte som kommer till dig kommer snabbt att fylla upp ditt schema, vilket ger dig lite tid att få saker gjorda.
Försök först ifrågasätta syftet med varje möte och ta reda på om det är oumbärligt. Vissa möten kan ersättas med snabba samtal, e-postmeddelanden eller chattmeddelanden. Om mötet är nödvändigt, se till att det har en tydlig agenda och tidslinje och försök att hålla den så kort som möjligt. Att vara selektiv med de möten du accepterar kommer att frigöra tid på din dag och låta dig fokusera på mer meningsfulla uppgifter.
Sociala medier är ett utmärkt verktyg för att få kontakt med dina kamrater och hålla sig informerad, men det kan också ta en vägtull på din produktivitet när du ständigt befinner dig i oändliga kaninhål av nyhetsflöden. Det här är en svår vana att bryta, med tanke på att du kanske inte alltid inser att du gör det förrän några timmar har gått.
Till övervinna din tanklösa rullningsvanamåste du känna igen och ta bort det som utlöser det. Några av de vanligaste bovarna är aviseringar och känslan av att missa. När du väl har identifierat och tagit bort utlösare kan du använda verktyg som kan hjälpa dig att minimera din tid på sociala medieappar som Skärmtid för att minska din iPhone-användning eller Fokusläge på Android.
5. Att slösa tid på vardagliga/repetitiva uppgifter
Alldagliga uppgifter tar upp värdefull tid och resurser som du kan använda för andra, viktigare uppgifter, och de är nästa post på vår inte-att-göra-lista. Dessa uppgifter kan lätt glida under radarn, men de lägger sig snabbt och kan vara ett stort slöseri med tid. Några exempel på vardagliga uppgifter inkluderar datainmatning, transkribera videomöten, och manuellt schemalägga inlägg på sociala medier, för att nämna några.
Det finns flera sätt att minska den tid du spenderar på vardagliga uppgifter, inklusive att delegera uppgifter till någon annan, lägga ut på en tredjepartstjänst eller använda automationsverktyg för att hantera repetitiva uppgifter. En eller flera av dessa strategier kan hjälpa dig att spara tid och frigöra din energi för mer effektfulla uppgifter.
6. Använda din telefon i sängen
Även om det kanske inte låter så illa är det att använda telefonen i sängen smartphonevana som kan hindra din produktivitet. Att använda din smartphone först på morgonen eller sista gången på natten kan ha flera negativa effekter.
Till exempel kan det blå ljuset som sänds ut av din telefon störa produktionen av melatonin, ett hormon som hjälper till att reglera sömncyklerna. Att kolla nyheterna eller sociala medier först på morgonen kan dessutom sätta en negativ ton för resten av dagen.
Med detta i åtanke är det viktigt att skapa en telefonfri zon i ditt sovrum. Detta kommer att bidra till att förbättra din sömnkvalitet och låta dig börja din dag mer produktivt. Du kan ta till andra aktiviteter som att läsa en fysisk bok, skriva i en dagbok innan du lägger dig och använda en gammaldags väckarklocka för att väcka dig.
7. Att inte prioritera dina uppgifter
Det är bra att ha en plan för din dag genom att lista dina uppgifter på din att göra-lista, men om du inte prioriterar dem är chansen stor att du inte kommer till de viktigaste i tid. Helst bör du sträva efter att spendera dina mest produktiva timmar på dina mest utmanande och viktiga uppgifter. Detta tillvägagångssätt säkerställer att du får ut det mesta av din dag och inte missar några viktiga deadlines.
Ett av de bästa sätten att förbereda dina att göra-listor med hjälp av Eisenhower-matrisen. Detta enkla ramverk hjälper dig att bestämma vilka uppgifter du ska prioritera baserat på deras brådska och betydelse. När du har identifierat dina högsta prioriteringar kan du fokusera på att ta itu med dem först, och resten av dina uppgifter kan följa.
Automatisera lågvärdeuppgifter och eliminera improduktiva vanor för att öka produktiviteten
Att utveckla en personlig inte-att-göra-lista är en effektiv strategi som kan hjälpa dig att fokusera på dina viktigaste uppgifter och öka produktiviteten.
Genom att delegera, lägga ut på entreprenad eller automatisera uppgifter med lågt värde och avskaffa improduktiva vanor kan du skapa mer utrymme för de saker som betyder mest för dig och få ut det mesta av din dag. Du kan använda den här listan som inspiration för att skapa din inte-att-göra-lista och börja ta bort tidsslöseri från din dagliga rutin.
