Med tanke på hur upptagna många människor är nuförtiden, har det aldrig varit viktigare att hantera projekt effektivt. Detta gäller särskilt om du arbetar eller studerar på distans och har begränsad fysisk kontakt med dina kollegor eller klasskamrater.
Lyckligtvis hittar du massor av verktyg som låter dig hantera dina uppgifter mycket bättre än vad som tidigare hade varit möjligt. Notion och Asana är två av de mest populära lösningarna som du hittar på marknaden. Vilket är dock bättre för projektledning? Vi kommer att analysera båda dessa verktyg idag.
1. Skapa olika kategorier
När ditt arbetsflöde växer kan du behöva skapa kategorier för att hålla reda på allt. Begrepp och Asana skiljer sig åt i detta avseende; i Asana kan du organisera ditt arbete i olika projekt och utveckla kort inom vart och ett av dessa. Utöver det kan du lägga till dina kort i flera projekt.
Utöver ovanstående låter Asana dig skapa taggar och lägga till dem på dina kort. När du har gjort dessa kan du klicka på en tagg för att se alla projekt inom den kategorin.
I Notion kan du skapa olika sidor för dina uppgifter. Inom dessa kan du göra extra för underämnen. Du har också möjlighet att lägga till olika emojis för att skilja mellan dem.
När du använder Notion för projektledning kan du även lägga till taggar för kalendrar och listor du skapar i appen.
2. Anpassa layouter
Notion och Asanas anpassningsverktyg skiljer sig dramatiskt, och i synnerhet den förra har massor av extra verktyg du kan använda. Du kan välja mellan flera gratis och betalda mallar när du använder Notion för projektledning. Du hittar många teman, inklusive flera mallar du kan använda om du är fotograf eller inom ett annat kreativt område.
Med Notion kan du också bestämma vad du vill ha med på varje sida. Du kan till exempel skapa tabeller för att skapa en läslista. Utöver det kan du skapa projektarbetsflödesdokument och många andra sidor.
Asana är lite mer stel när det gäller att anpassa layouter. Även om du kan skapa många kategorier och projekt, kan du inte ändra hur dina kort ser ut för mycket – minus att ha kontroll över vad du inkluderar.
På Asanas hemsida kan du välja vad du vill se i det här avsnittet. Dessutom kan du anpassa bakgrundsfärgen.
3. Samarbeta med andra
Samarbete är en av de mest avgörande faktorerna när man väljer en projektledningslösning. Även om du inte uppgraderar till en betald plan, har Notion och Asana några användbara funktioner.
I december 2022 utökade Notion antalet personer du kunde samarbeta med i gratisplanen. I förväg kunde du arbeta med upp till fem användare; nu har antalet ökat till 10. Du kan också se vem du samarbetar med via teamspaces.
Asana gör det också enkelt att samarbeta med andra. Du kan lägga till medarbetare längst ned på sidan när du skapar ett kort. Utöver det kan du tilldela uppgifter till personer inom ditt projekt – vilket innebär att de kan få en fullständig överblick över vad de behöver arbeta med.
När använder Asana, du kan också kommentera kort för att meddela andra användare om du behöver. Du behöver inte uppgradera till en betald plan för att få tillgång till den här funktionen. I Notion och Asana kan du använda @-tangenten för att nämna användare på sidor och kort som kräver deras uppmärksamhet.
4. Projektledningsfunktioner
Eftersom vi jämför Notion och Asana ur ett projektledningsperspektiv, är det bara vettigt att titta på funktionerna som båda apparna erbjuder i detta avseende. Asana har flera projektledningsfunktioner som gör det till ett utmärkt val för både små team och stora företag.
I Asana kan du lägga till deadlines för alla dina projekt. När du har gjort detta kan du få en fullständig översikt genom att gå till avsnittet Mina uppgifter. Här kan du organisera dina uppgifter baserat på deras deadline genom att trycka på Förfallodatum flik.
När du skapar ett kort i Asana kan du också se den senaste aktiviteten genom att öppna det och gå till botten. Och om du uppgraderar till en betald plan kan du använda avsnittet Mål för att spåra vad du vill uppnå.
När du använder Notion kan du se vad som har hänt på din arbetsyta genom att välja Uppdateringar > Alla. Du kan också lägga till sidor där du beskriver projektarbetsflöden med ditt team.
5. Kompatibilitet med flera enheter
Om du arbetar med flera enheter vill du se till att du kan använda dina projekthanteringsverktyg på mer än ett ställe. Den goda nyheten är att både Notion och Asana är väl optimerade för användning över flera enheter.
Notion har appar tillgängliga för iOS och Android, och du kan även ladda ner verktyget för Windows och Mac. Utöver det är Notion optimerat för webbläsare.
Ladda ner: Begrepp för Windows | Mac | iOS | Android (Gratis köp i appen finns)
Asana har även appar för iOS- och Android-enheter, och du kan använda dem på både smartphones och surfplattor. Du kan också använda tjänsten i din webbläsare, samtidigt som det finns nedladdningsbara appar för både Windows- och Mac-användare.
Ladda ner: Asana för Windows (64-bitars) | Windows (32-bitars) | Mac | iOS | Android (Gratis köp i appen finns)
6. Tredjepartsintegrationer
Oavsett om du arbetar på distans eller personligen, du förmodligen använd flera appar för att slutföra ditt arbete. Allt blir mycket enklare när du grupperar dessa på ett ställe, och du hittar alternativ för att göra detta med både Notion och Asana.
Med Notion kan du integrera flera välkända appar från tredje part. Slack är ett exempel – och om du är en designer kan du se dina Figma-projekt inom Notion. Andra verktyg du kan integrera inkluderar OneDrive, Dropbox och Google Drive.
Asana integreras också med flera appar, inklusive Outlook och Gmail. Andra du kan använda inom Asana inkluderar:
- Adobe Creative Cloud
- Salesforce
- Microsoft Teams
7. Ladda upp olika filer
Du kan behöva ladda upp ett brett urval av filer när du hanterar dina projekt. I Asana kan du inkludera externa länkar – som YouTube-videor. För dessa kan du se en förhandsvisning av dem i appen.
Asana låter dig också ladda upp filer från din dator, Google Drive, Dropbox och olika andra platser. Du kan ladda upp ljudfiler, foton, PDF-filer och andra bilagor.
I Notion kan du även lägga till externa länkar. Dessutom kan du inkludera filer från din dator; om du inte har en betalprenumeration är den maximala storleken på varje fil 5 MB.
8. Prissättning
Oavsett om du använder Notion eller Asana, hittar du massor av praktiska verktyg i deras gratisversioner. Ändå kan du uppgradera om det behövs.
Om du vill uppgradera till en betalversion av Asana kan du få Premium-planen för $10,99 per månad med en årlig betalning — och $13,49 om du betalar månadsvis. Samtidigt kostar Business $24,99 per månad (årlig) och $30,49 om du betalar månad till månad.
Notion har tre betalplaner: Plus, Business och Enterprise. Plus kostar $96 per år och $10 per månad om du får ett månadsabonnemang. Under tiden kostar Business $180 per år för en årsprenumeration och $18 om du betalar månad till månad. Du måste kontakta företagets säljteam för Notion Enterprise-planen.
Begrepp vs. Asana: Vilken kommer du att välja att hantera dina projekt med?
Notion och Asana har gott rykte inom produktivitetsområdet av goda skäl. Dessa appar erbjuder massor av unika verktyg som hjälper dig att hantera dina projekt och samarbeta med andra. Det är också enkelt att integrera många av dina favoritappar från andra håll.
Även om du inte uppgraderar till en betald plan kommer du att få mycket användning av Notion och Asana. Det bästa valet för dig beror på dina individuella och affärsbehov, men det är värt att prova båda till att börja med.
