Att arbeta med ett avlägset team är ett utmärkt sätt att utnyttja en mångsidig talangpool över hela världen. Du kommer utan tvekan att hitta rätt passform för någon specifik roll eller projekt för att säkerställa att ditt företag blomstrar.
Att arbeta med ett distansteam kräver dock ett annat tillvägagångssätt än att hantera ett internt team. Du kommer att behöva övervinna utmaningar som dålig kommunikation, bristande igenkänning, schemaläggningssvårigheter och mer. Det betyder att du måste ställa in processer för att säkerställa att ditt fjärrteam presterar på topp. Den här artikeln kommer att täcka tips och verktyg som hjälper dig att uppnå detta mål.
1. Ställ in kommunikationskanaler
Effektiv kommunikation är avgörande för alla framgångsrika team, särskilt i en fjärrinstallation. Eftersom du inte kommer att kunna kommunicera personligen är det för det mesta viktigt att du skapar olika kanaler för att övervinna
vanliga kommunikationsmisstag i virtuella team och se till att alla är på samma sida.Det finns flera typer av verktyg som du kan använda till övervinna vanliga kommunikationsutmaningar på distans, som e-postmeddelanden, videokonferenssystem och plattformar för snabbmeddelanden. Varje verktyg har olika funktioner, så välj de som bäst passar ditt teams behov och specifika användningsfall.
Till exempel kan du använda en snabbmeddelandeapp som Slack för snabba konversationer och frågor, e-postmeddelanden för att kommunicera med kunder, och videokonferensprogram som Zoom för att hålla virtuella möten eller incheckningar. Vilka kommunikationskanaler du än väljer, se till att alla känner till sitt syfte och använder dem på rätt sätt.
2. Välj Produktivitet framför Digital Presenteeism
Att övervinna digital presenteeism är avgörande för att säkerställa att ditt distribuerade team fungerar som bäst. Genom att arbeta med ett distansteam kan du undvika att replikera den traditionella kontorsmodellen av "presenteeism" - där du mäter produktiviteten genom hur mycket tid som spenderas framför en dator snarare än faktiska arbetsresultat.
Istället för att förvänta dig att ditt team ska sitta klistrat vid sina skärmar hela dagen, kan du fokusera på att ställa in en SMART plan för att hjälpa dem att nå sina mål och givande resultat snarare än tid online.
Detta ger dem friheten att arbeta under sina mest produktiva timmar och säkerställer att du får ut det mesta av deras tid. Det flyttar också fokus från en "alltid-på"-kultur som skadar produktiviteten till en som hyllar produktion genom att uppmuntra flexibla arbetstider och bättre fokus.
Effektiv kommunikation gör att ditt team blir mer produktivt. Om det är ditt mål är det vettigt att lägga mindre tid på att svara på meddelanden och mer tid på faktiska uppgifter. Ett av de bästa sätten att genomdriva en kultur som hyllar produktion och inte timmar som spenderas anslutna till arbetsenheter är att använda verktyg som uppmuntrar asynkron kommunikation.
Även om snabbmeddelanden har sin plats under vissa omständigheter, kan de ständiga pingarna, aviseringarna och meddelandena vara distraherande och göra det utmanande för ditt team att stänga av. Asynkron kommunikation är praktiskt för team som arbetar i olika tidszoner, eftersom det gör att de kan svara när de är tillgängliga istället för att förvänta sig att alla ska vara tillgängliga samtidigt.
Du kan använda asynkrona kommunikationsverktyg som Qatalog, Twist eller Yac för att få all information de behöver för att göra sitt bästa arbete och samtidigt hålla avbrott till ett minimum.
4. Var beredd på att hantera tekniska problem
Ibland kan tekniken vara ett tveeggat svärd. Även om datorer och virtuella teamverktyg kan hjälpa dig att hålla kontakten, är ingenting idiotsäkert.
Det kommer att finnas tillfällen då dina teammedlemmar kommer att möta tekniska problem som hindrar dem från att göra sitt jobb. Och med tanke på att alla arbetar från olika platser, kanske du inte alltid kan lita på ditt interna IT-team för att felsöka allas problem omgående.
För att förhindra betydande störningar i ditt teams arbetsflöde är det viktigt att alla är beredda att hantera gemensamma tekniska distansarbetsproblem. Detta inkluderar att veta hur man fixa vanliga nätverksfel och ta itu med cybersäkerhetshot. Du kan lägga till några felsökningshandledningar till din interna wiki, så att teammedlemmar vet vad de ska göra vid tekniska problem.
5. Skapa en effektiv dokumentationsstrategi
Ett av de bästa sätten att se till att ditt team presterar bäst är att ha en omfattande dokumentationsstrategi på plats. Dokumentation är viktigt i alla organisationer, men det är särskilt användbart för fjärrstyrda team där information kan försvinna i oändliga meddelanden och e-postmeddelanden.
Oavsett om det är en projektinstruktion, en handledning eller anteckningar från möten, se till att ditt team har en gemensam plattform där de snabbt kan dela, lagra och komma åt relevant information. Ett välorganiserat dokumentationssystem hjälper till att hålla alla på samma sida och gör det lättare för teammedlemmar att hitta det de behöver när de behöver det.
Du kan använda mjukvarulösningar som Tettra för att skapa din arbetsplats interna wiki och använd den som ditt centrala nav för all relevant information. Det här verktyget låter dig organisera information i kategorier och ge tillstånd till specifika gruppmedlemmar att redigera specifika dokument.
6. Ge och ta emot feedback
Det finns alltid utrymme för förbättringar, även i de bästa lagen. Som teamledare på distans är det ditt ansvar att se till att alla arbetar effektivt och får den feedback de behöver för att förbättra och klättra på företagsstegen. Du kan göra detta genom att införa regelbundna incheckningar på videosamtal eller låta handledare skicka ut skriftliga feedbackformulär.
Chansen är stor att dina medarbetare också har värdefull feedback för dig och företaget. Men de flesta av dem kanske inte känner sig bekväma med att prata i ett videosamtal eller skriva ett e-postmeddelande. Du kan använda ett verktyg som Officevibe för teamledning och se till att allas röst hörs.
Det här verktyget erbjuder anonyma feedbackalternativ, så även de mest introverta teammedlemmarna kan dela sina ärliga tankar utan rädsla. Detta ger dig en tydlig inblick i vad ditt team behöver och låter dig vidta nödvändiga åtgärder för att få dem att prestera på sitt bästa.
7. Uppmuntra sociala interaktioner
Att arbeta hemifrån kan ibland kännas ensamt och påverka engagemang och moral. Utan något fysiskt kontor där du ibland kan stöta på en kollega och ha en snabb chatt, är det viktigt att hitta virtuella lösningar för att främja en känsla av kamratskap bland dina teammedlemmar.
Du kan skapa en virtuell vattenkylare där teammedlemmar kan delta i tillfälliga samtal. Det här kan vara en gruppchatt där människor kan dela roliga historier, diskutera hobbyer eller annat som inte har med arbetet att göra. Du kan också planera virtuella kaffepauser för att hålla dina människor engagerade och motiverad. Det här kan vara ett privat videosamtal där alla kan umgås, skratta och spela spel.
Bygg en positiv distansarbetskultur
Att skapa en positiv arbetskultur är avgörande för att alla distansteam ska nå sin fulla potential. För att uppnå detta mål måste du ständigt utvärdera och förbättra ditt arbetssätt på distans.
Genom att införliva tipsen som nämns ovan och hitta kreativa sätt att hjälpa ditt fjärrteam att känna sig ansluten och motiverad, kan du skapa en effektiv arbetskultur som tar fram det bästa i ditt avlägset team och säkerställer en framgångsrik framtid för ditt organisation.