Microsoft Forms har ett klibbigt användargränssnitt och en elegant upplevelse. Det finns en liten chans att du dumpar den när du väl provar den för första gången. Även om användargränssnittet är omfattande, behöver du fortfarande några proffstips för att använda Microsoft Forms mer produktivt.
Här är utmärkta sätt att utnyttja Microsoft Forms för dina undersökningar och affärsbehov.
1. Dela ditt formulär
Att dela formuläret är det yttersta målet med din undersökning. Det här är lätt:
- Klick Samla in svar längst upp till höger i ditt formulär.
- Välj din mottagargruppsinställning genom att välja Vem som helst kan svara, Endast personer i min organisation kan svara, eller Specifika personer i min organisation kan svara.
- Klicka på Förkorta URL kryssruta för en kortare webbadress (valfritt). Klicka sedan på Kopiera för att börja dela din undersökning med dina måldeltagare.
Dela med specifika personer med hjälp av anpassade inbjudningar
När du delar ditt formulär kan du säkerhetskopiera det med ett anpassat inbjudningsmeddelande för att göra det mer professionellt:
- Klicka på Samla in svar fliken uppe till höger i formuläret.
- Välj din mottagarepreferens.
- Ange mottagarens e-postadress, namn eller grupp i kontaktfältet. Du kan ange många mottagare.
- Fyll i textfältet med ditt anpassade meddelande.
- Klicka slutligen Skicka. Dina deltagare kommer nu att få ett anpassat meddelande som leder dem till formulärsidan.
2. Visa svar i Excel i realtid
När du sorterar Microsoft Forms-svar måste du vanligtvis ladda ner en Excel-kopia av dina data. Den nedladdade informationen uppdateras inte med nya bidrag. Därför kan du behöva upprepa nedladdningen med intervaller för att uppdatera befintliga data på din lokala enhet.
För att förhindra dessa nedladdningar med flera intervall kan du vänta tills dina respondenter har slutfört undersökningen innan du exporterar sina svar till Excel.
Men ibland vill du se hur människor svarar i realtid – speciellt om undersökningen är omfattande. Det är lätt; ett Microsoft 365 Business-konto låter dig se Microsoft Forms-svar i Excel i realtid. Du kan uppnå detta direkt med hjälp av de inbyggda formulären för Excel eller via Power Automate.
3. Förhindra dubbletter av formulärsvar
Microsoft Forms tillåter någon att svara flera gånger som standard. Du kan ställa in formuläret så att det bara tillåter ett svar per person.
När du förbjuda personer att skicka in flera gångermåste de logga in på sitt Microsoft-konto för att svara på din enkät. Således kommer formuläret att förhindra att samma konto kommer åt undersökningen två gånger.
4. Bädda in Microsoft Forms iFrame på din webbplats
Om du vill att folk ska logga in på din webbplats för att fylla i en undersökning kan du infoga formuläret som en ram på din webbplats istället. Allt du behöver göra är att kopiera en iFrame-kopia av ditt förberedda formulär och klistra in det i din webbplats HTML. Att göra så:
- Gå till ditt formulär och klicka Samla in svar längst upp till höger.
- Klicka på kodikonen nere till höger i det öppnade sidofältet.
- Kopiera inbäddningskoden genom att klicka Kopiera.
- Klistra in den kopierade koden i din webbplats HTML-fil.
5. Använd en QR-kod för att dela formulär
Du kan också ladda ner och skicka en QR-kod av ditt formulär till dina respondenter. Detta är ett alternativt sätt att dela din enkätadress med en fokusgrupp. Så här laddar du ner din QR-kod från Microsoft-formuläret:
- Gå till Samla in svar tabat längst upp till höger.
- Klicka på QR-kodikonen längst ned i sidofältet (till vänster om kodikonen).
- Klick Ladda ner för att spara QR-kodbilden på din lokala enhet.
- Du kan nu dela den nedladdade QR-bilden med din målgrupp.
6. Ställ in formulärets ifyllningslängd
Du kanske inte kör ett frågesport, men du vill ändå att dina respondenter ska fylla i ditt formulär inom en viss tid. Till exempel vill du att arbetssökande ska svara på ett ansökningsformulär före ett visst datum. Du kan binda deras svar till en deadline.
Du kan göra detta genom att justera formulärinställningarna:
- Klicka på de tre horisontella menypunkterna uppe till höger.
- Gå till inställningar.
- Klick Start datum. Klicka sedan Avsluta data för att avsluta undersökningens varaktighet.
- Du kan också tajma formuläret genom att klicka Ställ in tidslängd; detta startar en timer när någon börjar fylla i formuläret.
Om du har tidsbestämt undersökningen kommer dina respondenter att få en uppmaning som informerar dem om att det är en tidsinställd undersökning innan de börjar.
7. Skapa och anpassa frågesporter i Microsoft Forms
Precis som Google Forms kan du också skapa frågesporter i Microsoft Forms. Tack och lov är frågesporter lika lätta att göra som vanliga formulär. Så här skapar du en frågesport i Microsoft Forms:
- Klick Nytt frågesport från din Microsoft Forms instrumentpanel.
- Fyll i rubrikfältet med ditt quiznamn. Ange sedan den valfria beskrivningen under detta fält om du har en.
- Klick Lägg till ny.
- Du kommer att se de tillgängliga frågesportsalternativen i fältet som visas. Du kan till exempel välja Val för frågor med flera alternativ.
- Klick Lägg till ny för att lägga till en ny fråga.
Ställ in quizresultatsynlighet
Du kanske också vill förhindra deltagare från att se testresultaten efter inlämning:
- Klicka på de tre horisontella menyraderna uppe till höger.
- Gå till inställningar.
- Stäng av Visa resultat automatiskt.
8. Ladda upp och anpassa formulärtemat
Förutom dess användargränssnitt kan du med Microsoft Forms bestämma vilket användargränssnitt dina respondenter ser när de öppnar din undersökning. Detta är ett utmärkt sätt att visa din professionalism. Medan Microsoft Forms tillhandahåller inbyggda teman, kan du också designa och ladda upp ett anpassat tema.
- Klicka på formuläret Tema längst upp till höger.
- Välj bland de angivna teman.
- För att ladda upp ett anpassat tema istället, klicka på krysstecknet (+) längst ned till höger i temafältet.
- Klicka på bildikonen i följande meny.
- Ladda sedan upp ett tema från Bing eller OneDrive. Eller så kan du klicka Ladda upp för att välja ett tema från din lokala enhet.
9. Tillåt andra att använda din formulärmall
Om du har skapat ett härligt tema med inkluderande och relevanta enkätfrågor kan du tillåta andra att använda det. När du tillåter andra att använda din mall delar du dess dubblett istället. Därför kan dina respondenter använda den som en mall för sin undersökning.
Gå in i ditt formulär och följ dessa steg:
- Klicka på de tre horisontella menypunkterna uppe till höger.
- Klick Samarbeta eller duplicera.
- Klicka på under avsnittet Dela som mall Skaffa en länk att duplicera.
- Kopiera den genererade länken och dela den med dina deltagare. Även om de fortfarande kommer att kunna fylla i och skicka formuläret, kan de också duplicera det och använda det som en mall för sina undersökningar om de har ett Microsoft 365-konto.
10. Anpassa ett avskedsmeddelande
Du kan också uppskatta att dina deltagare tar sig tid att svara på din enkät. Det här meddelandet visas när de skickar in ditt formulär.
Ett sådant budskap kan räcka långt i att bygga en relation med deltagarna. Du kan till exempel använda den här möjligheten för att påminna dina respondenter om att du kommer att svara på deras input vid en viss tidpunkt. Så här anpassar du ett avskedsmeddelande:
- Klicka på de tre horisontella menypunkterna uppe till höger i formuläret.
- Gå till inställningar.
- Klicka på Anpassa tackmeddelandet kryssruta.
- Fyll sedan i fältet med ditt meddelande.
Folk kommer nu att få ditt meddelande efter att ha skickat formuläret.
11. Få ett e-postmeddelande för varje svar
Du kan få ett e-postmeddelande varje gång någon svarar på din enkät. Även om detta kanske inte är en önskad praxis i omfattande undersökningar, hjälper det dig att spåra svar – särskilt om du har färre deltagare. Att göra så:
- Klicka på de tre horisontella menyraderna längst upp. Gå sedan till inställningar.
- Klicka på Få e-postmeddelanden för varje svar kryssruta.
12. Gör en kopia av de tidigare formulären
Medan du redigerar ett tidigare formulär och använder det för en annan undersökning gör ditt jobb snabbare, men det slutar med att du skriver över dess innehåll. Duplicera formuläret du vill bygga på och redigera dess andra istället:
- Gå till din Microsoft Forms-instrumentpanel.
- När du har hittat det tidigare formuläret du vill bygga på klickar du på de tre horisontella prickarna längst ner till höger på dess banner.
- Välj Kopiera att duplicera det. Du kan nu redigera extra.
Dela dina undersökningar professionellt
Onlineundersökningsverktyg som Microsoft och Google Forms gör livet enkelt. Men även om du kan utnyttja deras enkelhet för lokaliserade och omfattande undersökningar, förenklas de ytterligare genom att känna dig runt deras professionella användningsfall.
Även om du har lärt dig om tips och tricks för att använda Microsoft Forms i den här artikeln, kanske du också vill se lite professionell användning av Google Forms.
