3 effektiva sätt att använda ChatGPT i Excel

Excel är ett otroligt användbart verktyg för att arbeta med stora mängder data. Men att hitta och implementera rätt formler kan ibland vara en komplex och frustrerande upplevelse. Lyckligtvis kan ChatGPT vara en utmärkt resurs för att övervinna dessa utmaningar.

Med hjälp av denna AI-språkmodell kan du söka hjälp med Excel-relaterade problem, skapa formler och få realtidssvar för att hjälpa dig att få ut det mesta av Excel. I den här artikeln kommer vi att utforska några effektiva sätt att använda ChatGPT i Excel och upptäcka hur det kan förbättra din dataanalysupplevelse.

1. Använd ChatGPT för att skapa och implementera formler

Att skapa eller hitta rätt Excel-formler kan vara skrämmande och tidskrävande. Dessutom, om formeln innehåller ett fel, kan den ge felaktiga resultat, vilket kan vara ännu mer komplicerat att åtgärda.

För att undvika allt detta krångel kan du be ChatGPT att skapa formler åt dig, baserat på de specifika detaljerna om vad du vill att din formel ska göra. Du kan be chatboten att föreslå formler baserat på de uppgifter som finns till hands, eller så kan du söka vägledning om en formel du redan har.

För att komma igång, lista ner dina grundläggande krav för formeln. Detta kan inkludera ett exempel på ditt kalkylblad och en beskrivning av den uppgift du vill slutföra. När det är gjort kan du be ChatGPT att skapa formeln. Detta kan inkludera att använda en formel/funktionsbyggare eller manuellt lägga till formeln i kalkylarket.

Här är ett exempel: Vi hade ett kalkylblad som innehåller data om försäljningen av olika produkter i olika städer, och vi ville beräkna den totala försäljningen för varje produkt. Vi angav alla nödvändiga detaljer i ChatGPT och bad den att beräkna försäljningen av produkt A.

Så här svarade det:

Vi följde de exakta stegen i vårt Excel-kalkylblad och formeln beräknade den totala försäljningen korrekt.

När du ber ChatGPT att skapa formler åt dig finns det några saker att tänka på:

• Ju mer information du ger, desto bättre. Se till att dina instruktioner är tydliga och specifika. Om kalkylarket inte är för långt kan du kopiera dess innehåll och ge det till chatboten för ett mer exakt svar. Vi har också pratat om hur man skriver effektiva ChatGPT-meddelanden för de bästa svaren i vår tidigare guide, som du kan hänvisa till för detta ändamål.
• Dubbelkolla formateringen och syntaxen för formlerna som skapats av ChatGPT. Om något av dessa är felaktigt kommer Excel att returnera ett fel.
• Dubbelkolla alltid resultaten för att säkerställa noggrannhet. Även om ChatGPT kan skapa formler åt dig, har det också vissa begränsningar. Det är bäst att testa formeln på ett litet dataprov för att säkerställa att den ger korrekta resultat.

Genom att ha dessa punkter i åtanke kan du använda chatboten mer effektivt och med större självförtroende för att övervinna alla farhågor du kan ha om att arbeta med kalkylblad.

2. Använd ChatGPT för att skapa makron

Makron är en uppsättning instruktioner som talar om för Excel att utföra vissa uppgifter i en viss ordning. Detta innebär att makron låter dig spela in en specifik uppsättning åtgärder och sedan utföra den senare med ett enda klick, utan att behöva skriva koden manuellt varje gång.

Men att skapa makron i Excel kan vara lite skrämmande, speciellt om du inte är bekant med programmering eller VBA. Lyckligtvis kan ChatGPT hjälpa dig med denna process genom att ge användbar vägledning och råd.

Låt oss ta en titt på ett exempel. Vi har ett kalkylblad med försäljningsdata med följande kolumner:

• Anställd Namn
• Område
• Fjärdedel
• Total rea

Vi vill skapa ett filter som visar den totala försäljningen under första kvartalet för region Nord. Vi beskrev detta för ChatGPT och skapade ett makro för detta, som visas nedan:

När du har det önskade makrot, låt oss implementera och köra det:

1. tryck på Alt + F11 tangenterna på ditt tangentbord för att öppna Visual Basic Editor.
2. I följande fönster, navigera till Föra in > Modul.
3. Här anger du koden som du kopierade från ChatGPT tidigare.
4. Stäng dialogrutan och klicka på Fil > Spara som.
5. Expandera rullgardinsmenyn Spara som typ och välj Excel-makroaktiverad arbetsbok.
6. Klick Spara för att spara makrofilen.
7. Gå nu tillbaka till ditt kalkylblad och gå över till Utvecklare flik.
8. Klicka på Makron och välj FilterData från listan.
9. Slutligen, slå Springa.

Detta makro kommer nu att filtrera dina data så att endast försäljningen för den inriktade regionen visas.

3. Använd ChatGPT för att automatisera att skicka e-postmeddelanden

När du leder ett stort team kan automatisering av uppgifter som att skicka e-post vara en livräddare. Excel tillhandahåller olika metoder för att automatisera att skicka e-postmeddelanden, vilket är särskilt användbart när du regelbundet skickar e-post till en grupp människor med liknande uppgifter. Dessutom kan inkorporering av ChatGPT ytterligare effektivisera e-postautomatiseringsprocessen för maximal effektivitet.

Det enklaste sättet att göra det är genom att be ChatGPT att skapa ett relevant VBA-makro. Denna metod är ganska lik de steg vi redan har beskrivit ovan. Låt oss ta en snabb titt på ett exempel.

Anta att vi har en lista över e-postadresserna till den högsta ledningen i vårt företag och att vi måste skicka intäktsrapporten för det första kvartalet via e-post. Så här kommer vi att be ChatGPT att skapa ett VBA-makro.

När vi har makrot kommer vi att spara modulen och köra den genom att följa stegen som beskrivs ovan. Så enkelt som det! Förutom dessa tre metoder som vi har listat för att använda ChatGPT i Excel, kan du också använda chatbot för att analysera och visualisera data i Excel med hjälp av verktyg som diagram och dataanalys Verktygspaket. Du kan be ChatGPT att förklara hur du använder dessa verktyg effektivt.

Dessutom kan du använda ChatGPT för att felsöka problem i Excel genom att ge den information om felet du stöter på. Medan det finns ett antal saker ChatGPT inte kan göra i Excel ändå är det ett utmärkt verktyg som kan hjälpa dig att bli ett kalkylbladsproffs.

ChatGPT till räddningen

ChatGPT är en värdefull resurs för att få ut det mesta av Excel. Du kan använda den för att skapa nya formler, få hjälp med eventuella kalkylbladsfel och till och med lära dig nya färdigheter genom att be den förklara hur vissa funktioner fungerar. Om det används på rätt sätt kan det hjälpa dig att maximera din Excel-produktivitet och komma över eventuella kalkylbladsrädslor som du kan ha.