Fördelen med att använda mjukvara som ClickUp eller Asana är deras out-of-the-box projektbrädor som kräver minimal anpassning. Men om du är en Notion-användare, eller om du skulle vilja vara det, kan du använda den Projekt & arbetsuppgifter mall för att få planering på nolltid precis likadant.
Är du osäker på hur det fungerar? Här är en snabbstartsguide som hjälper dig att komma igång.
Uppgifter Mall i Begrepp Explained
Uppgiftsmallen i Notion är i huvudsak en att-göra-lista organiserad efter projekt. Projekt visas som grupper i databasen, och raderna eller sidorna som du ser inom en grupp är uppgifter.
Mellan uppgifts- och projektsidorna är det här du kommer att göra huvuddelen av arbetet. När du lägger till nya grupper och uppgifter kommer de att dyka upp på din projektsida, tillsammans med eventuella ändringar du gör i aktuell data och egenskaper.
Standardegenskaperna på din uppgiftssida är Arbetsnamn, Status, Tilldela, På grund av, och Projekt. Här är en snabb sammanfattning av vad var och en gör:
Arbetsnamn
Arbetsnamn hjälper dig att snabbt identifiera uppgifter, så du vill vara lite beskrivande och göra dem unika. Du kan också klicka på ett uppgiftsnamn för att visa eller lägga till relevant information. Om du inte vill att den ska öppnas i delad skärm kan du ändra sidans tittläge i layoutinställningarna för din databas bredvid Öppna sidor i. Du hittar detta genom att klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet av databasen.
Status
Status ger en snabb översikt över framsteg. Det finns flera statusalternativ, kategoriserade efter Att göra, Pågående, och Komplett. Slutföra uppgifter som t.ex Gjort och Arkiv kommer att fylla förloppsindikatorn på din projektsida.
Tilldela och förfallo
Tilldela visar vem som äger uppgiften. På grund av kommunicerar deadlines och låter dig ställ in påminnelser. Dessa är definitiva väktare om man samarbetar med andra, delegerar uppgifter eller skapar en öppen uppgiftstavla.
Projekt
Projekt är en relationsegenskap som kopplar uppgiften till sitt respektive projekt. En uppgift kan bara länka till ett projekt. Om du tycker att den här kolumnen är irrelevant eftersom du har grupperat dina projekt, klicka på dess titel och välj Göm i synen att gömma undan det. Om du tar bort det kommer kommunikationen mellan sidorna att brytas.
Visningar av Notions uppgiftsmall
Överst i din uppgiftsdatabasen, under dess titel, ser du vyerna Efter projekt, Mina, och människor. Som standard är du i projektvyn, där du organiserar dina uppgifter efter projekt.
De Mina view skapar en att-göra-lista med alla dina uppgifter och organiserar dem i en checklista. Den enda egenskapen som till synes inte återspeglar här är Status, men om du tittar ovanför kolumnen för kryssruta kommer du att märka att den delar samma symbol som statuskolumnen i den andra vyn. Och när du bockar av något här, markeras det som gjort överallt annars.
De människor view ger dig en snabb överblick över de uppgifter du och dina lagkamrater arbetar med. Det här är ett utmärkt verktyg för att checka in med varandra och se till att någons arbetsbelastning inte är för stor.
Ett annat sätt att sortera uppgifter är genom att använda filter. Du hittar dessa under dina vyalternativ högst upp i din databas och använder dem för att sortera efter egendom. Till exempel att se allt med en Ej påbörjad status eller endast uppgifter som tilldelats specifika personer.
Projektmall i Begrepp Explained
Projektmallen är där du hittar en snabb översikt över alla dina projekt. Den använder en mer visuell styrelselayout där du kan dra och släppa objekt mellan statusar.
Vid första anblicken kan du se några av specifikationerna och framstegen för dina aktiva projekt tack vare deras egenskaper. Om du fyller i dessa kommer de att visas på tavlan.
Om du inte ser en egendom du behöver, klicka på tavlan för att öppna dess sida, och du hittar dess egenskaper under rubriken. Här kan du ändra dess status, lägga till personer i projektet, visa förloppsindikatorn och lägga till eller redigera tidslinjen.
På projektsidan ser du också dess grupp av uppgifter, där du kan lägga till annan information och data som är relevanta för projektet.
Så här anpassar du mallen för uppgifter och projekt
Naturligtvis skulle du vilja anpassa mallen och göra den till din egen. Så här kan du göra det.
Lägga till egenskaper på aktivitetssidan
För att lägga till egenskaper på din uppgiftssida, klicka på lägg till-symbolen uppe till höger i gruppen. Om du gör det kommer du upp en lista som du kan välja mellan, och därifrån klickar du på den du vill lägga till. När den finns i din databas klickar du på dess titel för att ge den det namn du vill ha.
Ändra status på uppgiftssidan
För att redigera eller lägga till fler alternativ i din statuskolumn, klicka på uppgiftsstatus för att dra upp menyn och välja Redigera egenskap på botten. I den Redigera egenskap menyn kommer du att se tre kategorier av statuser – Att göra, Pågår och Slutfört. Du kan antingen klicka på de aktuella alternativen för att redigera namnet och färgen eller välja lägg till symbolen bredvid kategorititeln för att lägga till något nytt.
Lägga till egenskaper på projektsidan
Det snabbaste sättet att lägga till egenskaper på din projektsida är genom att klicka på en av brädorna. Överst på sidan ser du alternativet # fastigheter till. Klicka på det och alternativet Lägg till en egenskap Kommer komma. När du har lagt till en fastighet i ett projekt kommer du att se den i alla dina andra projekt också.
Ändra status på projektsidan
Tekniskt sett gömmer sig egenskapskolumnen på din projektsida, så det kan vara oklart hur man redigerar dessa. Men när du väl vet var du ska leta är det enkelt.
Klicka på de tre prickarna uppe till höger i din databas, välj Egenskaper, och välj Status. Du kommer nu att vara i Redigera egenskap menyn, där du kan klicka på aktuella alternativ för att redigera dem och klicka på lägg till-symbolen för att skapa nya.
Få dina uppgifter och projekt organiserade med Notion
Även om det kan verka komplicerat till en början, när du bryter ner Notions Projekt & arbetsuppgifter mallen i mindre delar och arbeta med den, du vet exakt vad du gör på nolltid. Det bästa stället att börja är att få kläm på mallen som den är och lägga till extrafunktioner senare.