I de flesta arbetsmiljöer är dina arbetsflödesprocesser vanligtvis redan på plats för dig att följa. Som frilansare är detta dock något som du måste utveckla och implementera själv. Detta kan vara skrämmande till en början - men efter lite experimenterande kan flexibiliteten att välja din egen arbetsflödesdokumentation vara stärkande.
Varför bry sig om att dokumentera din arbetsflödesprocess?
Vänta – om ingen tvingar dig att dokumentera ditt arbetsflöde, varför bry dig? Är det inte vad "att vara din egen chef" handlar om?
Det är sant: som frilansare kan du bestämma dig för att inte dokumentera mycket av någonting om du inte vill. Men att dokumentera din arbetsflödesprocess kan hjälpa dig att budgetera tid, upprätthålla bättre relationer med kunder och fakturera för ditt arbete.
Du kan försöka göra utan att dokumentera ett tag. Men allt eftersom din frilanskarriär fortsätter kommer du förmodligen att dokumentera mer och mer. Detta kan vara en lång och smärtsam process. Att ta lite tid att lägga fram din dokumentation är definitivt det enklare och mjukare sättet.
Föreställ dig din arbetsflödesprocess
Att dokumentera din arbetsflödesprocess kan verka ganska abstrakt och rörigt om du inte är van vid det. Dessutom kan det se ganska olika ut beroende på vilken typ av arbete du utför. Du kan överväga att följa den här artikeln med ett projekt som du redan har slutfört. Det kan hjälpa dig att förstå hur ett projekt går sönder.
1. Dela upp din uppgift
Det första steget är att dela upp din uppgift i delar. Som författare eller redaktör kan detta vara konturerna av en bok eller artikel. Om du är en konstnär kan dessa vara olika plan eller komponenter i det slutliga verket. Vad du än gör bör uppgiften vanligtvis delas upp i kvantifierbara steg som går ihop för att skapa det slutliga projektet.
Att dela upp din uppgift i delar är viktigt av flera anledningar. Först kommer det att utgöra de grundläggande rörliga delarna av din arbetsflödesdokumentation. Dessutom kan det hjälpa dig psykologiskt. Även om du inte är så stor på att dokumentera, kan att dela upp en uppgift i delar hjälpa ett stort projekt att kännas mer hanterbart.
2. Skapa en checklista och ett visuellt flödesschema
När du har delat upp din uppgift, förvandla var och en av delarna till ett objekt på en checklista. Precis som att bryta ner din uppgift i första hand har att skapa en checklista två syften: den hjälper dig att övervaka dina egna framsteg och den hjälper dig att kommunicera dina framsteg till kunderna. Du kan också tycka att det är användbart att förvandla din checklista till ett visuellt flödesschema.
Detta är särskilt praktiskt om ditt projekt har flera steg. Om du till exempel redigerar en bok kan varje kapitel behöva beskrivas, utarbetas, citeras och redigeras. Att specificera något så här på en papperschecklista skulle vara rörigt, särskilt om du arbetar med flera uppgifter samtidigt, eller om uppgifterna kan flytta fram och tillbaka genom stegen.
Vilken lösning du använder för den här typen av inställningar kan bero på hur autonom du är. Om du arbetar mer eller mindre i ett vakuum (som vissa frilansare gör), kan ditt visuella flödesschema vara klisterlappar på en whiteboard. Om du arbetar nära din kund eller med andra entreprenörer, kanske du använd en delbar arbetsflödesplattform som Trello.
3. Definiera mål och mål
Det här steget kan verka lite onödigt. Varför behöver du mål och mål om du redan har en checklista?
Även med en checklista kan du inte göra hela projektet på en gång. Du måste fortfarande bestämma hur mycket av ditt projekt du vill få gjort på en dag eller en vecka, eller bara mellan incheckningar med dina kunder.
För att återgå till bokexemplet, vill du beskriva alla kapitlen innan något av kapitlen utarbetas? Vill du börja skriva ett kapitel när föregående kapitel ännu inte har redigerats? Det är frågor som bara du kan svara på. Men att svara på dem i förväg kan hjälpa dig att hålla ordning.
Återigen, att ha tydliga mål och mål kan hålla dig på toppen av ditt projekt men kan också hjälpa dig kommunicera med din kund angående hur projektet fortskrider – och hur du förväntar dig att det ska komma längs.
4. Budget och spårtid
När du har bestämt dina mål och mål är det dags att börja budgetera din tid.
Hur mycket tid har du på dig att slutföra hela projektet? Hur mycket tid har du att ägna åt detta projekt inom den tidsramen? Hur mycket av den tiden kommer att behöva avsättas för varje mål? Har du all tid i världen, eller behöver du det prioritera och kanske gå utan några extra att hålla deadlines?
Om du får betalt per timme kommer du naturligtvis att spåra din tid. Kom bara ihåg att notera hur mycket av den tiden som gick till varje steg i projektet. På så sätt får du en bättre uppfattning om hur mycket tid du kommer att behöva, både framåt i det här projektet och när du budgeterar tid för framtida projekt.
Om du får betalt per projekt eller leverans, som vissa frilansare gör, kan det vara frestande att inte spåra tid alls. Men återigen, att förstå hur du använder din tid kan hjälpa dig att bli en bättre och effektivare frilansare. Så överväg att spåra och budgetera din tid – även när ingen gör dig.
Granska, övervaka och optimera
Ta dig tid att reflektera över dokumentationen för din arbetsflödesprocess genom hela enskilda projekt och efter varje projekt. Fanns det saker som du kom på att du gick sönder ytterligare när du gick? Tog vissa uppgifter dig mer eller mindre tid än du förväntade dig? Var dina mål för stora för att vara realistiska eller för små för att vara till hjälp?
Att utföra den här typen av arbete under ett projekt kan hjälpa dig att arbeta så effektivt som möjligt under resten av projektet. Att utföra denna typ av arbete mellan projekt kan hjälpa dig att ge mer exakta offerter till framtida kunder, tillsammans med att budgetera din egen tid på hanterbara och effektiva sätt.
Du är värd jobbet
De flesta klienter efterfrågar inte uttryckligen arbetsflödesdokumentation. Det kan vara lätt att få "frilansare tunnelseende", vilket är tvånget att inte göra något utöver vad kunden uttryckligen kräver. Men att göra lite extra arbete för att finjustera ditt schema kan hjälpa dig att bli en mer effektiv frilansare. Och det är bra för alla.
