Läsare som du hjälper till att stödja MUO. När du gör ett köp med hjälp av länkar på vår webbplats kan vi tjäna en affiliate-provision.
Föreställ dig att du måste skicka ett viktigt e-postmeddelande till en överordnad, en kund eller till och med en vän. Du skriver in det perfekta brevet och trycker på skicka, och tror att du kommer att få ett svar innan deadline. Vad skulle du göra om e-postmeddelandet inte levererades några minuter före din deadline?
Situationen ovan beskriver kaoset av avvisade e-postmeddelanden. Den här artikeln kommer att titta på vad en e-postavvisning är, vilka typer av e-postavvisningar, orsakerna och hur man hanterar dem.
Vad är ett avvisat e-postmeddelande?
När du Skicka ett email som inte levererar, det kallas en e-poststuds. Vanligtvis finns det ett e-postmeddelande för att meddela dig. I de flesta fall informerar de dig också om orsaken till e-postavvisningen.
Det finns två typer av e-poststuds – mjuk studs och hård studs. Låt oss undersöka vad de betyder.
Mjuk studs
Mjuka avvisningar är e-postmeddelanden som inte levereras på grund av tillfälliga orsaker. Orsaker till mjuka studsar är fyllda brevlådor, inaktiva brevlådor, servrar som genomgår driftstopp och e-postmeddelanden som är för stora.
Dessa typer av studsar är mindre allvarliga jämfört med hårda studsar. Ofta kräver de ingen åtgärd från dig för att lösas. De löser sig automatiskt när problemet som orsakar det har lösts.
Hård Bounce
När ett e-postmeddelande inte levereras permanent klassificeras det som en hård studs. Orsaker till hårda avvisningar inkluderar en felstavad e-postadress, ett obefintligt e-post-ID och en kraschad server. Se det som en "platt nej" eller "direkt avslag" typ av situation; din e-post gick inte igenom, och det kommer den aldrig att göra.
Möjliga orsaker till att e-postmeddelanden kan studsa
Det första steget för att ta itu med ett avvisat e-postmeddelande är att veta vad som orsakade det. Här är några möjliga orsaker till att ett e-postmeddelande kan studsa:
1. Felstavade eller obefintliga e-postadresser
Vissa avvisade e-postmeddelanden är märkta som "icke-existerande e-postadress"; detta tyder på att e-postadressen inte finns. Ofta kan detta vara kopplat till ett stavfel i e-post-ID, eller så kan e-postmeddelandet ha raderats om det tillhör en anställd som sagt upp sig från en organisation.
Det är också möjligt att e-postadressen är falsk, eller ett slumpmässigt genererat e-postmeddelande som skapats av människor för att rensa bort sin ursprungliga e-post. I dessa fall kommer du inte att kunna skicka ett e-postmeddelande till adressen.
2. Serverproblem
Vissa avvisade e-postmeddelanden kan vara märkta som "olevererbara"; detta kan spåras till e-postservern för den mottagande e-postadressen. Vanligtvis är servern överbelastad eller otillgänglig på grund av underhåll. Om du får det här meddelandet upprepade gånger kan e-postservern ha stängts av.
3. Full brevlåda
E-post fungerar med lagring; på samma sätt som du inte kan ladda ner nya applikationer från din appbutik när du har lite lagringsutrymme på samma sätt som din mottagare inte kommer att få dina e-postmeddelanden med en fylld brevlåda.
Detta är inte ett stort problem om mottagaren aktivt använder sin post eftersom de så småningom kommer att rensa upp sin postlåda för att göra plats för nya.
4. E-poststorlek
En annan anledning till att din e-post kan studsa är att dess storlek är för stor. Detta är vanligt när ett e-postmeddelande har bilagor. Gmail skickar till exempel inte e-postmeddelanden med bilagor som är större än 25 MB. De flesta populära e-postleverantörerna har också liknande gränser.
5. Spärrat konto
Om mottagaren har blockerat dig från att kontakta dem kommer alla dina e-postmeddelanden till den e-postadressen att studsa tillbaka och du kommer att få ett meddelande om detta. Det kan de också ha kraftiga spamfilter som blockerar e-postmeddelanden som kan verka misstänkta.
6. Semester/Autosvar
När människor åker på semester gillar de att komma bort från allt och allt, och ger bara en liten andel av människorna tillgång. Vanligtvis har de en separat linje eller e-post som de kan kontaktas med, medan de vanliga kontaktkanalerna är i semesterläge.
Om de förblir i det läget kommer dina meddelanden till den e-postadressen att studsa upprepade gånger.
Hur man löser ett e-postmeddelande som studsade
Det kan vara frustrerande att höra att din e-post studsade, särskilt när innehållet är tidskänsligt eller viktigt. Lyckligtvis behöver du inte lägga armarna i kors och se när detta händer. Här är fyra sätt att lösa och eventuellt förhindra avvisade e-postmeddelanden:
1. Dubbel/kontrollera e-post-ID: n
En av de vanligaste orsakerna till att e-post studsar är ett felstavat eller obefintligt e-post-ID. Det är bra att dubbelkolla mottagarens e-post-ID innan du trycker på skicka. När du är säker på att du har rätt adress, eliminerar den automatiskt detta som orsaken till ett e-postmeddelande.
Det skadar inte heller att bekräfta att du har rätt adress från ägaren när du får den.
2. Uppdatera information
Ha för vana att uppdatera dina kontaktuppgifter. Individers situation förändras ofta och dina kontakter kan förlora åtkomst till sina e-postadresser eller byta dem. Kontakta dina kontakter regelbundet för att säkerställa att informationen du har med dig är uppdaterad. Detta kommer att minska antalet e-postavvisningar du stöter på.
3. Följ utskicksreglerna
Tidigare nämnde vi att vissa e-postmeddelanden inte levereras eftersom deras storlekar är otroligt stora. Gmail begränsar storleken på dina bilagor till 25 Mb, och andra e-postleverantörer har liknande gränser. Vänligen bekanta dig med de olika reglerna som styr din e-postserver.
Observera också att det finns flera metoder tillgängliga för dig e-posta stora bilagor sömlöst.
4. Formatera dina e-postmeddelanden
Den här hoppar över tanken på praktiskt taget alla av oss, men det är viktigt att din e-post inte skrivs som skräppost. Alla e-postservrar har spamfilter som förhindrar att deras användare bombarderas med innehåll som inte berör dem.
Du kan använda onlineresurser som tester.com och isnotspam.com för att granska din e-post efter spaminnehåll.
5. Skicka e-postmeddelandet senare
I fallet med en avbrottstid för mottagarservern bör du vänta ett tag med att skicka e-postmeddelandet igen, och om servern är säkerhetskopierad kommer du att få din e-post levererad. Om detta sträcker sig längre kan du behöva kontakta mottagarens e-postleverantörs kontaktsupport för att informera dem om din situation.
Din e-poststuds är inte slutet på världen
Även om e-poststudsar inte alltid är en orsak till larm, kan de fortfarande vara ganska irriterande när du skickar ut ett viktigt e-postmeddelande och det inte levereras. Det kan till och med få dig att oroa dig för huruvida mottagaren överhuvudtaget tagit emot ditt meddelande eller inte - men oroa dig inte.
Du kan lösa situationen utan att orsaka för mycket ångest med de korrigeringar som anges i den här artikeln. Det finns också andra saker du kan göra för att spåra e-postmeddelanden.