Det är ingen hemlighet att arbetssökande behöver kommunikationsförmåga. Faktum är att kommunikationsförmåga konsekvent är en av de mest önskade egenskaperna som anställande chefer letar efter hos jobbkandidater. Hela anställningsprocessen kräver kommunikationsförmåga: skapa ditt CV för att klara den anställningsintervjun, faktiskt arbeta på jobbet och slutligen säga upp dig (eller få sparken).
Nu när fjärrarbete ökar; kommunikationsförmåga har blivit ännu mer avgörande för karriärframgång. Om missförstånd kan uppstå vid möten ansikte mot ansikte, vad mer när det mesta av interaktionen sker online? Här är de bästa kommunikationsförmågan du behöver för att lyckas med ditt distansjobb.
1. Anteckna
Att göra anteckningar är en viktig färdighet i den digitala världen, där vi är överbelastade med information. En artikel från Pew Research Center om de negativa effekterna av ett digitalt liv citerar en respondent som säger:
"En stor påverkan (av det digitala livet) är den totala minskningen av korttidsminnet, och... vad var frågan?" - anonym respondent, Pew Research Center
Att vara hyperuppkopplad har gjort det svårt att fortsätta med uppgiften, vilket utgör ett problem för arbetsgivare och distansarbetare. Som Verkligen säger, arbetsgivare önskar teammedlemmar som kan tolka instruktioner och effektivt förmedla detta till andra. Du kommer definitivt inte att kunna göra detta om du är som den där anonyma respondenten.
Om du ständigt kommer på att du glömmer dina uppgifter, använd anteckningsappar. Det finns många onlineverktyg du kan använda, från mycket enkla appar som Microsoft Sticky Notes till det mer komplicerade Obsidian (för sofistikerade anteckningstagare på steroider) till de populära Todoist, som upptar en sweet spot mellan de två första.
2. Lyhördhet
På den fysiska arbetsplatsen är det lätt för folk att chatta med dig i ditt skåp eller under lunchtid och få ett omedelbart svar. På den virtuella arbetsplatsen kan du enkelt ignorera eller glömma att svara på e-post, samtal eller snabbmeddelanden.
Om du inte vill att folk ska tro att du slappar på jobbet, gör ditt bästa för att vara lyhörd (såvida du inte är i en nödsituation eller är på semester). Du kan lätt förlora ditt teams eller klients förtroende om du misslyckas med att svara på de viktigaste meddelandena. Prova dessa bästa metoder för att säkerställa att du inte missar någon viktig kommunikation:
- Ställ in ett schema för att kontrollera meddelanden under dagen (en del föredrar att göra detta på eftermiddagen och reservera sina mest produktiva timmar på morgonen för djupt arbete).
- Hantera aviseringar på din smartwatch. Vissa smartklockor låter dig stänga av aviseringar tillfälligt när du behöver göra fokuserat arbete.
- Undvik dubbelbokning och missa viktiga möten med de bästa gratis onlinekalendrarna.
- Informera ditt team om dina arbetstider om du arbetar i olika tidszoner eller har olika scheman.
- Konfigurera ett återkommande autosvar för semester i Gmail.
- Svara automatiskt på textmeddelanden på Android.
- Skicka automatiska textmeddelanden på en iPhone.
Om du missar något, var snabb med att be om ursäkt och gottgöra.
3. Presentera online
Att ge en onlinepresentation skiljer sig mycket från att ge en personligen. Du behöver vanligtvis förbereda din egen tekniska utrustning, eller så måste du samordna med en annan person som är på en annan plats. Att få kontakt med en publik beror också på ögonkontakt, gester och rörelser, varav mycket går förlorat online.
Som sagt, se till att du investerar i bra utrustning och onlineverktyg, så att du låter professionell och ser bra ut på en webbkamera. Öva med din presentation – kanske till och med spela in dig själv med hjälp av Vävstol skärminspelning – tills du är säker på din ton, volym, bilder och utseende.
Eftersom din publik kommer att interagera med dina bilder för det mesta, undvik att använda tråkiga bildpresentationer. Du kan ladda ner engagerande mallar på webbplatser som 24 Slides och Powerpointify. Eller så kan du prova Canvas presentationer, som låter team samarbeta i en presentation, gör det möjligt för publiken att ställa frågor och låter flera presentatörer styra bilder.
4. Ta och ge konstruktiv feedback
Det är svårare att ta reda på vad kunder och arbetsgivare vill ha av dig utan ansikte mot ansikte. Det är också mer utmanande att rapportera om arbetets framsteg och förväntningar i en miljö på distans. Du har inte ens nonverbala ledtrådar att satsa på, och du kan inte riktigt "tolka" tonen baserat på ett e-postmeddelande.
Ställ in din arbetsprocess för att inkludera ett konstruktivt feedbacksystem som ger dem i ditt team en chans att ärligt utvärdera varandra. Du kan göra detta genom:
- Feedbackformulär: Föreslå att du använder ett feedbackformulär med redigerbara mallar från Formstack eller 123FormBuilder.
- Direktmeddelande: Ställ förtydligande frågor via din kunds/chefs föredragna snabbmeddelandekanal. Du kan fråga: "Så, baserat på ditt senaste e-postmeddelande, vill du att jag ska..." eller "Du nämnde att jag behövde...är detta korrekt?"
- E-post: Skapa och skicka en handlingsplan när du får feedback som ber dig att förbättra ditt arbete.
5. Professionellt skrivande
Mycket av digital kommunikation sker för närvarande skriftligt, särskilt för team som har vänt långa och improduktiva videomöten ryggen. Vi chattar, mejlar och skickar formella dokument, som alla kräver att vi skriver tydligt.
Skrivfärdigheter kan inte helt fånga funktionerna i personlig kommunikation, men de kan effektivt informera, övertyga, motivera eller förenkla det komplexa om det görs väl. Bra skrivande kan också skapa intima utrymmen och ge intryck av omedelbarhet (om du kommunicerar i rätt tid, alltså).
För att öka din skrivförmåga, redigera och korrekturläs alltid ditt arbete. Det är så enkelt att installera en grammatikkontroll som Grammatiskt eller Hemingway, och använd en tesaurus online för att hjälpa dig skapa felfria dokument. För att lära dig stil och röst kan du ladda ner Kindle-böcker eller gå med de bästa onlinegemenskaperna för författare.
6. Använda olika kommunikationskanaler
Med så många kommunikationsverktyg tillgängliga idag är det viktigt att veta vilka som är lämpligast att använda. Ska du skicka ett e-postmeddelande eller använda snabbmeddelanden? Är Slack eller Microsoft Teams bättre? E-post är vanligtvis bättre för att skicka detaljerad information, och vissa föredrar Slacks användarupplevelse, men dina arbetsgivare och kunder kanske tycker annorlunda.
Det bästa sättet att gå tillväga är att fråga vad de föredrar. Medan andra kanske ser Skype som gammaldags, föredrar vissa kunder det fortfarande. Kanske skulle de till och med välja telefonsamtal framför videosamtal.
Så snart du vet vilken kommunikationskanal du föredrar, prova dessa kanaler själv. Läs vanliga frågor och titta på onlinetutorials om plattformen verkar komplicerad. Med lite tålamod kommer du att kunna bemästra nya verktyg och få mer självförtroende.
Skickliga kommunikatörer gör bättre distansarbetare
Den skickliga kommunikatören i dag bör lära sig att skriva effektivt, göra anteckningar, vara lyhörd, hålla en onlinepresentation, ge och ta emot feedback och använda olika kommunikationskanaler. De bör också känna till de bästa digitala kommunikationsverktygen att använda, beroende på situationen eller arbetsgivarens preferenser.
Bemästra dessa viktiga kommunikationsfärdigheter för att vinna din arbetsgivares eller kunds förtroende och lyckas med distansarbete. Söker du jobb eller hoppas du kunna förbättra dina andra färdigheter för arbete? Du kanske vill lära dig om de färdigheter du behöver för att få ett jobb.
