Du bör inte underskatta pivottabeller i Excel. Det beror på att Excels pivottabeller levererar allt du behöver för dataanalys. Från att kondensera rader med data till att härleda summor och gruppera liknande kolumner, det finns lite av varje i pivottabeller.
Men dataanalys kanske inte är så enkel som den verkar. Så för att förbättra dina data kan du använda en rad avancerade Excel PivotTable-funktioner för att förbättra dina data, vilket gör ditt liv lite enklare.
Om du redan är bekant med pivottabeller och vill gå ett steg längre med några avancerade funktioner, kan du kolla in följande avancerade pivottabellfunktioner.
Förbereder din datamängd
För att förstå de avancerade funktionerna måste du först förbereda den första datamängden. För enkelhetens skull, låt oss använda följande rader och kolumner för att illustrera de avancerade pivottabellfunktionerna.
Du kan ladda ner denna data direkt från källan för att öva på funktionerna nedan.
Ladda ner:Exempel på Superstore (Fri)
Hur man gör en pivottabell i Excel?
Välj data för din Excel-pivottabell. För att infoga en pivottabell, klicka på Föra in fliken överst, följt av Pivottabell alternativ.
Välj Från tabell/sortiment alternativ.
Eftersom du valde dataintervallet innan du infogade pivoten, uppdateras dataintervallet automatiskt i pivotdialogrutan. Du kan välja destination för pivottabellen – du kan placera den på ett befintligt kalkylblad eller ett nytt ark.
När du klickar på Ok, din pivot är redo att granskas. Du kan lägga till nödvändiga rad-/kolumn-/värdevyer från fältlistan.
Alternativt kan du skapa automatiskt pivottabeller i Excel med VBA för att spara tid och ansträngning.
1. Skiva och tärna data med skivare
Slicers introducerades som en del av Microsoft Excel 2010-sviten och är tillgängliga i de högre MS Office-versionerna. Microsoft fortsätter att släppa nya Excel-funktioner för att hjälpa användare att få ut det mesta av sina vanliga datauppgifter.
Liksom vissa andra Excel-funktioner är även slicers ett utmärkt sätt att styra dina pivoter via ett externt pivotfilter.
Till skillnad från det inbyggda pivotfiltret kan du anpassa skärmaskiner och visa innehållet hela tiden. Användare tycker att skivmaskiner är ganska effektiva eftersom du kan filtrera flera objekt och visa dem så att alla kan se dem.
Lägga till skivare i en pivottabell
För att lägga till en skivare till din pivottabell, klicka på din pivottabell och navigera till Pivottabellanalys fliken, följt av Sätt i Slicer alternativ.
När du klickar på Slicer-knappen kan du välja en eller flera kolumner att använda som en slicer. Alla alternativ du väljer visas i separata filterrutor bredvid pivoten för bekvämlighet. Utsnittsobjekten filtrerar pivottabellen och visar det som är relevant.
En slicer är fördelaktig, speciellt när du vill styra flera pivottabeller samtidigt med slicer (filter) fönster.
2. Arbeta med beräknade fält
Beräknade fält är ett utmärkt sätt att lägga till beräkningar till din pivottabell, vilket är viktigt när du arbetar med flera numeriska kolumner, för att beräkna nya värden i farten.
Istället för att kämpa med pivottabellalternativen kan du skapa en ny kolumn(er) i din pivottabell. När du gör några ändringar i den inneboende informationen kommer ändringarna att återspeglas automatiskt i pivottabellen. Du måste dock uppdatera pivottabellen först.
Hur man skapar ett beräknat fält i din pivottabell
Anta att du vill beräkna den totala försäljningen för varje underkategori. Den uppenbara formeln är att härleda produkten av försäljnings- och kvantitetsfälten.
För att utföra sådana beräkningar effektivt kan du skapa ett beräknat fält i din pivottabell.
För att skapa ett beräknat fält, klicka på din pivottabell och navigera till Pivottabellanalys flik. Klicka på Fält, föremål och uppsättningar knappen från bandet.
Klicka på Beräknat fält från rullgardinsmenyn. I dialogrutan, inom namn kolumn, tilldela en kolumnrubrik. Nästa, från Fält listan, välj de kolumnnamn du vill använda i formeln.
Leta efter Försäljning alternativ. Klicka på Infoga fält knapp. Försäljningsalternativet läggs automatiskt till i Formel kolumn. På samma sätt kan du klicka Kvantitet, följt av Infoga fält knapp.
Lägg till en asterisk (*) symbol mellan de två fältnamnen i formelfältet. Klicka på Lägg till knapp.
Inom pivottabellen är den nyskapade kolumnen tillgänglig.
På samma sätt kan du skapa flera beräknade fält i dina pivottabeller för att förbättra dina beräkningar.
3. Hur man uppdaterar flera pivottabeller
När du har att göra med komplexa data finns det en stor möjlighet att du skapar flera pivottabeller samtidigt.
Beroende på din datas struktur kanske du föredrar att placera några pivoter på ett ark, medan många andra kan finnas på de andra arken i samma arbetsbok.
Det finns två sätt att uppdatera flera pivottabeller i din arbetsbok. Det första alternativet är att använda Excel VBA för att automatisera uppdateringsprocessen.
Alternativt kan du också göra detta manuellt. Klicka på valfri pivottabell och navigera till Pivottabellanalys fliken längst upp på menyfliksområdet. Klicka på Uppdatera knappens rullgardinsmeny. Välj Uppdatera alla från listan.
Du kommer att märka att alla pivottabeller i arbetsboken uppdateras så snart du klickar på den här knappen. Alla nya ändringar kommer att återspeglas i pivottabellen.
Du vill ofta gruppera specifika datapunkter så att slutanvändare kan förstå datastrukturen bättre. Som expert förstår du förmodligen data väl och hur den relaterar till bredare kategorier. Tvärtom kan slutanvändare ofta kämpa för att förstå dessa grupperingar i pivottabeller.
För att underlätta processen kan du använda Grupp funktion för att gruppera underkategorier och byta namn på gruppen för att få meningsfulla insikter.
För att skapa en grupp, tryck på ctrl nyckel och välj flera objekt från objektlistan på en gång. Högerklicka i pivottabellen och klicka på Grupp alternativ.
Excel skapar standardgrupper, som du kan redigera genom att välja flera objekt.
När grupperna är klara kan du byta namn på gruppnamnen efter dina behov.
För att ta bort grupperna högerklickar du i pivottabellen och väljer Dela upp gruppen alternativ.
Använda avancerade pivotfunktioner i Excel
Pivottabellfunktioner är inte begränsade till endast Microsoft Excel. Många programmeringsspråk erbjuder sådan funktionalitet, och Python är inget undantag från denna regel.
Du kan använda pivottabeller i Python och leka med dess unika funktioner för att manipulera och analysera dina data effektivt. Var säker, Python erbjuder många funktioner för att göra ditt arbete enklare och snabbare.
