Microsoft Outlook är allas favorit e-postklient. Det är lätt att använda, med massor av produktivitetshöjande funktioner som regelbundet används i en företagsmiljö. Du utför ofta åtgärder upprepade gånger under dagen i Outlook.
Som tur är har Microsoft inkluderat en smart produktivitetshöjande funktion som heter Quick Steps för att hjälpa till att automatisera en rad steg. Läs vidare när vi berättar vad Quick Steps är och hur du kan få ut det mesta av det för att bli mer produktiv i Outlook.
Vad är snabba steg i Microsoft Outlook?
Quick Steps är en lättanvänd produktivitetsfunktion tillgänglig i Outlook 2013 och framåt. Det gör det möjligt att automatisera en serie av flera repetitiva åtgärder snabbt. Att automatisera dessa uppgifter har den extra fördelen att det gör det lättare att hantera många brevlådor samtidigt, samtidigt som du sparar värdefulla mängder tid dagligen.
Du kan använda snabba steg för olika scenarier. Ett vardagsfall kan vara att automatiskt flytta ett e-postmeddelande till en specifik mapp samtidigt
vidarebefordra ett mejl till en kollega och flagga det som avgörande med bara ett enda klick.Som standard ger Microsoft Outlook dig några vanliga snabba åtgärder. Du kan använda dem som de är eller anpassa standardsnabbstegen efter dina behov. Om det inte räcker kan du skapa ett anpassat snabbsteg för att förbättra ditt rutinmässiga arbetsflöde.
Använda standardsnabbsteg i Microsoft Outlook
På Microsoft Outlook kan du enkelt använda standardsnabbstegen i farten. Det finns fyra fördefinierade snabba steg i Outlook (som en del av Office 365): Flytta till, Till Manager, Team E-post, och Svara & ta bort.
Du måste konfigurera dessa med korrekta mottagares e-postadresser och föredragna mappar innan du kan använda dem för första gången. Att använda Flytta till Snabbsteg, följ stegen nedan:
- Från Hem fliken, klicka på Flytta till från Snabba steg sektion.
- I den Förstagångsinstallation dialogrutan, välj den mapp som du vill flytta e-postmeddelanden till och byt namn på snabbsteget om det behövs.
- Klicka på Spara, och du är redo att flytta e-post snabbt.
- Välj e-postmeddelandet du vill flytta till en annan mapp och klicka på det sparade snabbsteget från Hem flik. Outlook kommer att flytta e-postmeddelandet direkt till den konfigurerade mappen.
Du kan konfigurera de andra standardsnabbstegen på liknande sätt. Du kanske också är intresserad av att lära dig hur du arkiverar dina e-postmeddelanden i Microsoft Outlook på din dator.
Hur man skapar ett anpassat snabbsteg i Microsoft Outlook
Om du upptäcker att standardsnabbstegen inte kan passa ditt arbetsflöde kan du enkelt skapa ett anpassat snabbsteg. Det kan bara vara en enkel åtgärd, som att ta bort eller vidarebefordra ett e-postmeddelande, eller en serie åtgärder, som att vidarebefordra ett e-postmeddelande till en kollega och sedan flytta det till en dedikerad mapp.
När du väl har konfigurerat dem kan du automatisera dessa stränga uppgifter med bara ett enda klick. För det här exemplet kommer vi att skapa ett anpassat Quick Step i Microsoft Outlook som:
- Flyttar ett e-postmeddelande till en annan mapp
- Markerar e-postmeddelandet som oläst
- Vidarebefordrar mejlet till en kollega
- Flaggar e-postmeddelandet som viktigt
Så här ställer vi in det:
- Välj Skapa ny alternativ från Snabba steg flikgrupp under Hem.
- Ge ditt Quick Step ett namn under namn fältet (vi ska namnge det Demo).
- Från rullgardinsmenyn under Handlingar avsnitt, välj först Flytta till mapp och kommer att välja målmapp.
- Klicka på Lägg till åtgärd knappen och välj markera som oläst.
- Klicka igen Lägg till åtgärd för att ställa in vidarebefordran av e-post och välj Fram.
- I den Till… fältet, ange den e-postadress som du vill vidarebefordra e-postmeddelandet till eller välj en från din adressbok.
- Slutligen klickar vi vidare Lägg till åtgärd för att inkludera flaggstatus.
- Alternativt kan du också ställa in en Snabbtangent från rullgardinsmenyn.
- När du är redo klickar du på Avsluta.
- Du kan använda ditt anpassade Quick Step från Snabba steg eller den konfigurerade genvägstangenten.
Microsoft Outlook är lika produktivt som någonsin
Snabba steg i Microsoft Outlook är ett bevis på Outlooks rykte som en professionell e-postklient som gör rutinarbete enkelt. Om du någonsin funderar på att byta från Microsoft Outlook kan du bli positivt överraskad av funktionerna i andra e-postklienter.
