Ekonomi kan vara skrämmande. Och när du tänker på kalkylblad kan två ord komma att tänka på: formler och funktioner. Men tack vare Google Sheets behöver det inte vara krångligt att spåra dina utgifter. Du behöver inte heller investera i en annan programvara.
Så, hur kan du bygga en anpassad utgiftsspårare utan inlärningskurvan som följer med att bemästra kalkylblad? Läs vidare för steg-för-steg-instruktioner.
Vilka kolumner du ska inkludera i din Google Sheets Spending Tracker
Att spåra dina utgifter kan tyckas vara mycket om du aldrig har gjort det förut, men att hålla saker enkla hjälper dig att komma igång. Börja med tre enkla kolumner – fyra, om du vill lägga till datum i dina transaktioner – och bygg ut ett mer detaljerat kalkylblad senare om det behövs.
De tre kolumnerna till att börja med är Plats, Kategori och Belopp.
- Plats– är butiken du gick till.
- Kategori– är den typ av föremål du köpt.
- Belopp– är summan du betalade i den transaktionen.
Genom att använda dessa tre kolumner kan du se hur mycket du spenderar inom en kategori, men även leta efter mönster i butikerna du besöker.
Det är frestande att göra mer djupgående och spåra enskilda föremål, men att göra det kommer att lägga mycket tid på processen och du kan tappa intresset. Om du ofta glömmer vad du köpt i en butik, lägg till en kolumn för snabba, allmänna anteckningar eller spara helt enkelt dina kvitton.
Hur man skapar en färgkodad rullgardinsmeny för dina utgiftskategorier i Google Sheets
Du kan skapa en rullgardinsmeny med datavalidering i Google Sheets. Detta är en utmärkt lösning för ditt utgiftsspår eftersom det låter dig snabbt välja en kategori med ett par klick, istället för att skriva den manuellt varje gång. Du kan göra det genom att följa dessa steg:
- Klicka på en cell under Kategori.
- Gå till Data menyn högst upp på skärmen.
- Välj Datavalidering från listan.
- I Kriterier, välj Lista av föremål.
- Ange kategorinamnen i fältet, separera dem med ett kommatecken.
- Träffa Spara.
Du kommer att se rullgardinspilen i cellen när du har sparat den. Håll cellen markerad - nu är det dags att göra det använd villkorlig formatering i Google Kalkylarkför att färgkoda dina kategorier. Att göra så:
- Gå till Formatera i toppmenyn.
- Välj Villkorlig formatering från listan – ett sidofält visas när du gör det.
- Under Formatreglerklickar du på rullgardinsmenyn nedan Formatera celler om...
- Välja Text innehåller.
- Placera ett kategorinamn i fältet som visas under.
- Under Formateringsstil, ändra bakgrundsfärg eller textfärg.
- Träffa Gjort.
- Upprepa detta med de andra kategorierna.
För att placera rullgardinsmenyn i varje cell under kategorikolumnen, kopiera cellen med formateringen. Sedan, innan du klistrar in, klicka på titelcellen medan du håller CMD eller CTRL.
Så här använder du datum- och valutaformatering i Google Sheets
Om du vill behålla en konsekvent datum- och valutaformatering under varje cell i dina Google Kalkylark gör du så här:
Datumformatering
Om du använder en datumkolumn och vill hålla saker konsekventa kan du lägga till specifik formatering till dina celler. Att göra så:
- Välj hela kolumnen med hjälp av bokstaven överst.
- Klicka på i verktygsfältet Fler format– dess symbol är 123.
- Välja Datum— bredvid är det ett exempel på hur dejten kommer att se ut.
Alternativt kan du göra detta genom att gå in på Formatera menyn överst och under siffra, välja Datum eller Anpassat datum och tid.
Valutaformatering
För att lägga till valutaformatering i beloppskolumnen, välj hela kolumnen > Fler format och klicka på dollartecknet ($) i verktygsfältet. Du kan också hitta alternativet i Formatera menyn under siffra. Här kan du välja Valuta, Avrundadvaluta, och Anpassad valuta.
Med anpassad valuta kan du växla hur decimalen och symbolen visas, ange vilken typ av dollar du arbetar med eller helt och hållet välja en annan valuta.
Så här använder du SUM-funktionen för dina totala utgifter i Google Sheets
Funktioner är lite skrämmande, men vissa är mycket lättare att använda än andra, så häng hårt om du inte är supersäker. Du kan använda SUM-funktionen i Google Kalkylark för att hjälpa dig hålla koll på dina totala utgifter – och allt som krävs är några steg.
- Välj den cell du vill behålla summan i.
- Gå till Föra in i toppmenyn.
- Välj Fungera.
- Välja BELOPP överst på listan.
- Med markören mellan hakparenteserna klickar du på bokstaven ovanför kolumnen.
- Träffa Stiga på på ditt tangentbord.
Nu kommer din summa att visas i den cellen och ändras när du lägger till eller subtraherar från kolumnen. Alternativt kan du skriva =SUM() i din cell och fylla i parenteser på samma sätt.
Så här använder du SUMIF-funktionen för kategorisummor i Google Sheets
Använda SUMIF-funktionen låter dig sätta villkor för vad du lägger till, som du kan använda för att få kategorisummor. Här är hur:
- Välj den cell du vill att totalsumman ska vara i.
- Gå till Föra in i toppmenyn.
- Välj Fungera, då Matematik, och SUMIF.
- Mellan parenteserna skriver du kategorikolumnintervallet – exempel B: B.
- Lägg till ett kommatecken och skriv kategorinamnet inom citattecken.
- Ange ett annat kommatecken och lägg till mängdkolumnintervallet.
- Tryck Stiga på på ditt tangentbord.
- Upprepa detta för varje kategori.
Nu kommer din kategorisumma att visas och ändras medan du arbetar. Alternativ till att gå igenom Föra in menyn, kan du skriva =SUMIF() i din cell och fylla i parenteser, genom att följa samma steg.
Så här använder du filter för att visa utgiftskategorier i Google Sheets
Om du vill sortera eller dölja transaktioner kan du lägga till ett filter i ditt Google-ark. För att göra detta, välj den kolumn du vill sortera och klicka på Skapa ett filter ikonen i verktygsfältet. Tre rader visas bredvid kolumnrubriken.
Klicka på de tre raderna så ser du en lista med alternativ. I kategorikolumnerna kan du använda Filtrera efter färg för att snabbt visa en kategori, eller använd checklistan längst ned för att välja och avmarkera dem. Du kan också använda Sortera A-Z i kolumnen belopp för att se din transaktion från minst till dyrast, eller Sortera Z-A för motsatsen.
Spåra dina utgifter med Google Sheets
Ekonomi och funktioner kan vara skrämmande, men Google Sheets tar bort oron från båda. Dessutom, till skillnad från en mall som du laddar ner från internet, om något går fel med ditt kalkylark, vet du exakt hur du fixar det.
Det bästa av allt är att du kan använda Google Sheets-appen på din telefon för att enkelt göra transaktioner när du är på språng. På så sätt spelar du inte ikapp i slutet av månaden.