Vi har alla varit där. Arbetar de senaste dagarna med en PowerPoint-presentation som inte borde ta dig mer än några timmar. Och varje gång du tror att du är nära att avsluta den hittar du annan information eller bilder som du måste lägga till.
Sanningen är att det inte behöver vara så tidskrävande att sätta ihop en PowerPoint-presentation. Det är därför vi har satt ihop en lista med tips för att spara tid när du arbetar med din nästa presentation.
1. Planera din presentation
Du kan börja spara tid när du arbetar med din presentation, även innan du öppnar PowerPoint. Du kan använda allt från en text-till-röst-app till ett enkelt papper för att beskriva innehållet och designen på dina bilder. Tänk på den allmänna idén som du vill förmedla och vem din publik är.
Även om du har gjort detta tidigare, kommer planering i förväg hjälpa dig att ta reda på om du ska lägga till en tidslinje, skapa ett cirkeldiagram eller lägga till en video.
2. Förvandla Word-dokument till en PowerPoint-presentation
Istället för att arbeta på att sätta ihop samma information två gånger kan du
förvandla ett Microsoft Word-dokument till en PowerPoint-presentation. Verktyget är inte perfekt eftersom du behöver formatera Word-dokumentet korrekt, men det kan spara lite tid när du redigerar din presentation.3. Använd PowerPoint-mallar
Ett av de mest effektiva sätten att spara tid när du arbetar med en PowerPoint-presentation är att använda mallar. På så sätt kommer din presentation att ha en sammanhängande design eftersom mallar innehåller typsnitt, effekter, bakgrunder, layouter och till och med innehåll. Du kan komma åt PowerPoint-mallar genom att gå till Arkiv > Ny.
Det bästa är att du kan anpassa mallarna och lagra dem för framtida användning. Du kan till och med inkludera en PowerPoint-mall i ditt personliga eller affärsvarumärke. Om du inte hittar något du gillar och du vill att din presentation ska sticka ut, kan du hitta online gratis animerade PowerPoint-presentationsmallar.
4. Använd Master Slides
Att använda mastersliden är en utmärkt metod för att säkerställa att alla bilder får en enhetlig design. Och du kan snabbt ändra den övergripande designen av din presentation genom att redigera huvudbilden. Dessutom slide master är ett utmärkt verktyg för att skapa imponerande presentationer.
Om du ofta måste använda samma kommando kan du lägga till det i PowerPoint-verktygsfältet för att komma åt det snabbare. Så här kan du göra det:
- Öppna Fil menyn och gå till alternativ.
- Klicka på i fönstret PowerPoint-alternativ Snabbåtkomstverktygsfält.
- Uppsättning Välj kommando från till Alla kommandon om du inte är säker på vilken kategori verktyget du behöver ingår i.
- Välj ditt föredragna kommando.
- Klick Lägg till> OK för att lägga till den i verktygsfältet.
6. Duplicera objekt
Det traditionella sättet att duplicera ett objekt i PowerPoint är att markera det, tryck på Ctrl + C och klistra sedan in den. Nackdelen med denna metod är att du inte har någon verklig kontroll över var PowerPoint placerar det duplicerade objektet. Så här är hur du bättre kan kontrollera duplicerade objekt.
tryck och håll Ctrl (eller CMD) och välj det objekt som du vill duplicera. Dra sedan den där kopian ska vara. Denna metod fungerar till och med med flera objekt och bilder.
7. Flytta objekt med en pixel
Hur många gånger kämpade du för att flytta ett föremål, särskilt om det var ett litet, och du hade en överkänslig mus? Om du vill flytta ett objekt lätt, markera det och tryck på en av piltangenterna. Detta kommer att flytta objektet med en pixel i den valda riktningen.
8. Lär dig att snabbt hitta objekt
Om du har lagt till många objekt till din PowerPoint-presentation kan du ha svårt att hitta ett av dem. När du överlappar, grupperar eller skickar objekt bakåt blir det bara svårare att flytta runt dem.
Om du snabbt vill hitta ett objekt, använd Flik nyckeln för att cykla igenom dem. Om objektet du vill välja ingår i en grupp, välj gruppen först och tryck Flik. På så sätt går du bara igenom objekten som ingår i den gruppen.
9. Ändra standardvyn
PowerPoints standardvy är inställd på Vanligt. Men om du är van vid att använda en annan inställning kan du ha svårt att sätta ihop din PowerPoint-presentation. Så här kan du ändra PowerPoints standardvy:
- Öppna Fil menyn och gå till alternativ.
- Från menyn till vänster klickar du Avancerad.
- I den Visa sektionen, öppna Öppna alla dokument med denna vy och välj önskat alternativ.
- Klick OK.
10. Använd kortkommandon
Det går inte att förneka att användning av kortkommandon kommer att påskynda processen, oavsett vad du gör. Även om du känner till några genvägar för de vanligaste verktygen sparar du tid, eftersom du inte behöver gå igenom PowerPoints flikar varje gång. Om du är en Windows-användare finns det gott om PowerPoint-kortkommandon värda att veta.
11. Använd PowerPoint-tillägg
Tillägg är tilläggsprogram utformade för att lägga till nya funktioner eller kommandon till dina Office-appar. Det finns massor av gratis tillägg online som kan hjälpa dig att snabbt infoga bilder, skapa QR-koder eller till göra presentationen mer interaktiv överlag.
12. Upprepa det sista kommandot
Det finns ett snabbt sätt att använda det sista kommandot om och om igen, och det bästa är att det fungerar i alla Office-appar.
För att använda det sista kommandot, tryck helt enkelt F4. Men låt inte ditt muskelminne åsidosätta din avsikt och tryck av misstag Alt + F4 eftersom du kanske måste återställa din osparade fil.
13. Återvinn en äldre presentation
Om du har ont om tid och du måste komma med en snygg PowerPoint-presentation kan du använda tidigare arbeten. Istället för att börja om från början kan du redigera en kopia av en äldre presentation.
Detta betyder dock inte att din presentation kommer att vara identisk med den gamla. Du kan ändra mallen, ställa in ett nytt färgtema och lägga till några fler animationer för ett fräscht utseende.
Slösa inte tid i PowerPoint
PowerPoint kommer med många verktyg och knep som kan hjälpa dig att spara tid medan du arbetar med dina bilder. Det finns några verktyg, som huvudbilder, tillägg eller mallar, som du bör använda redan från början.
Nu när du har avslutat din presentation med gott om tid kvar kan du använda PowerPoint-talarcoach för att arbeta med dina presentationsfärdigheter.