Att vara en virtuell assistent kan vara överväldigande, speciellt när du har en annan eller liknande uppsättning uppgifter för flera klienter. Och eftersom du arbetar på distans är det nödvändigt att automatisera de flesta av dina aktiviteter med hjälp av mjukvaruverktyg för ökad produktivitet.
Den här artikeln belyser 10 häftverktyg och appar som varje virtuell assistent bör ha i sin arsenal. Dessa verktyg kommer att effektivisera ditt arbetsflöde och berika din upplevelse som en spirande eller avancerad virtuell assistent. Men innan vi avslöjar dem, låt oss kort gå igenom konceptet virtuell assistans.
1. Slak
Att upprätthålla effektiv kommunikation med dina kunder är viktigt som en virtuell assistent, och Slack gör ett bra jobb med det. Det är en av bästa plattformarna för snabbmeddelanden för fjärrstyrda team som låter dig kommunicera i realtid med kunder och teammedlemmar när du arbetar med ett projekt.
Du kan skilja mellan projekt som använder "kanaler" och göra dem tillgängliga för endast behöriga personer. Dessutom har Slack en samtalsfunktion i appen och roliga anpassade emojis för mer avslappnade konversationer. Du kan också dela olika filer med en eller flera personer, inklusive ljudinspelningar och bilder.
Ladda ner: Slapp för Windows | | Mac | iOS | Android (Gratis köp i appen finns)
2. Google Workspace
Google Workspace, även känd som G-Suite, är en samling olika programvaruverktyg med olika funktioner och funktionssätt. Du behöver dock bara cirka åtta av dessa verktyg som virtuell assistent. De inkluderar:
- Google Dokument: Du kan använda detta för att skapa, redigera och formatera textdokument.
- Google mejl: Detta verktyg är utmärkt för meddelanden och e-postmarknadsföring.
- Google Presentationer: Detta gratisverktyg tillgodoser alla dina presentationsbehov.
- Ark: Du kan använda det här verktyget för datainmatning och budgetering.
- Google Meet: Perfekt för videokonferenser och för att hålla kontakten med din kundkrets.
- Google Formulär: Du kan använda detta för att genomföra undersökningar och få svar i realtid.
- Google Drive: Detta är en av de billigaste molnlagringsleverantörerna för personliga och arbetsrelaterade filer.
- Google Kalender: Hjälper dig att planera och hålla koll på projekt.
3. Calendly
Calendly är ett schemaläggningsverktyg för att hantera händelser. Det räcker dock inte som en oberoende kalender. Du måste integrera en kalenderapplikation som Google Kalender eller iCloud-kalender i appen för att automatisera och effektivisera dina möten. Den har också olika färdiga tidsluckor: 15, 30 och 60 minuter.
Du kan schemalägga ett möte med olika datum och tider, och dina gäster kan ange sin tillgänglighet i kalendern. Ändå kan gäster fortfarande välja en exakt tillgänglig tid oavsett tidsluckor, men inom det datumintervall du anger.
Ladda ner: Calendly för iOS | Android (Gratis köp i appen finns)
4. Canva
I de flesta fall skulle en del av ditt administrativa ansvar som virtuell assistent inkludera grafisk design. Därför skulle det vara bäst att ha ett designverktyg. Canva är din favoritapp för allt design och infografik. Du kan använda den för att designa banners för sociala medier, flygblad, karusellinlägg, kort, etc.
Viktigast av allt, du kan leka med gratis Canva-teckensnitt, mallar, bilder och element för att skapa fantastiska mönster.
Ladda ner: Canva för Windows | Mac | iOS | Android (Gratis köp i appen finns)
5. Hootsuite
Hootsuite är en community cum hanteringsapp för sociala medier som gör att du kan övervaka och navigera på olika sociala medieplattformar från en plats istället för att öppna flera flikar. Den är kompatibel med Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn och så vidare.
Du kan skapa, redigera, formatera och schemalägga innehåll för varje plattform, kontrollera insikter och effektivt hantera dina kunders målgrupp. Även om gratisversionen är bra, ger proversionen dig tillgång till mer omfattande funktioner, speciellt om du har en krävande kundbas.
6. Asana
Asana låter dig samarbeta och hantera projekt sömlöst. Om du arbetar med ett team kan du lägga till medlemmar på din arbetsplats på Asana, där du kan övervaka deras arbetsflöde. Du kan också integrera Google Kalender och Google Drive i det här verktyget så att du kan ställa in påminnelser för uppgifter och händelser.
Dessutom låter Asana dig skilja mellan projekt eller specifik information med hjälp av färgkoder och lägga till bilagor vid behov. Du kan till exempel använda rött för att indikera högprioriterade projekt, gult för pågående projekt, blått för de som granskas och grönt för avslutade projekt.
Ladda ner: Asana för iOS | Android | Mac (Gratis köp i appen finns)
7. TimeDoctor
Tidshantering är en toppfärdighet som varje virtuell assistent borde ha. Ändå behöver du fortfarande ett verktyg som hjälper dig att hålla fokus, särskilt om din lön är timlön. TimeDoctor låter dig spåra ditt arbete och din fritid och se dina dagliga prestationer. Den skapar rapporter över den tid som spenderats på varje projekt och uppgift.
TimeDoctor hjälper dig också att hantera distraktioner. Den övervakar hur länge du använder webben och appar när du arbetar. Och när du överskrider den angivna tiden, meddelar den dig med pop. Den varnar dig också när din dator förblir inaktiv längre än din vanliga arbetstid. Trots det kan du manuellt redigera tiden när det behövs.
Ladda ner: TimeDoctor för Google Play | Mac | Windows | Linux (Gratis köp i appen finns)
8. MailChimp
MailChimp låter dig hantera och kommunicera med dina kunders publik och kunder. När dina kunder lanserar en ny produkt eller tjänst kan du använda MailChimp för att introducera dessa produkter för sin kundkrets eller målgrupp med hjälp av nyhetsbrev eller annonskampanjer.
Verktyget låter dig segmentera dina nyhetsbrev, skicka massmeddelanden och analysera resultatet för varje annonskampanj. Du kan också integrera andra verktyg – som Shopify och Stripe – i plattformen.
Ladda ner: MailChimp för iOS | Android (Gratis köp i appen finns)
9. Ontraport
Ontraport är en annan marknadsförings- och CRM-plattform som hjälper dig att samordna dina kunders affärsaktiviteter från ett system. Med andra ord kan du använda Ontraport för att introducera produkter till en kunds målgrupp och hantera kundinteraktioner samtidigt.
Du kan importera och exportera kontakter, skapa försäljningstrattar och automatisera marknadsföringskampanjer för affärsoptimering. Dessutom är gränssnittet inte intuitivt för nybörjare. Ändå kan du komma runt det med lite övning. Den finns även som en webbaserad plattform och mobilapplikation.
10. Grammatiskt
Som virtuell assistent måste du alltid vara på topp i ditt innehållsspel, och att använda det här verktyget hjälper dig att uppnå det. Grammarly är en bred webbbaserad redigeringsplattform som granskar textinnehåll med avseende på grammatiska fel, utförlighet, stavningar, skiljetecken, plagiat och kvalitetsleverans.
Plattformen använder artificiell intelligens för att säkerställa att ditt innehåll är nästan felfritt och begripligt. Du kan kontrollera om ditt innehåll är engagerande och vilken kategori människor det passar bäst. Den kostnadsfria versionen är dock begränsad, och du måste registrera dig för den betalda versionen för att utnyttja alla spännande funktioner.
Du kan också spara dina dokument och återgå till dem vid behov.
Ladda ner: Grammatisk för iOS | Mac | Windows (Gratis köp i appen finns)
Stick ut i din karriär som virtuell assistent
Virtuell assistans är en snabbväxande bransch; därför kan vi förvänta oss en bra mättnadsnivå inom en snar framtid. Att förvärva grundläggande virtuella assistentkunskaper är absolut nödvändigt för att förbli relevant i branschen. Men genom att kombinera dessa verktyg som vi har listat med din kompetensuppsättning kommer du att hjälpa dig att sticka ut i din karriär.
Slutligen, om du är ny i branschen måste du först lära dig hur du blir en virtuell assistent innan du börjar leta efter verktyg. Att konsumera grundläggande information om karriärvägen hjälper dig att inte missbruka dessa verktyg i det långa loppet.
